Notes de frais : les erreurs qui peuvent vous coûter cher
Une entreprise est dans l’obligation de rembourser ses employés qui engagent des dépenses à des fins professionnelles. Ces dépenses doivent être inhérentes à l’activité professionnelle et correspondre à des dépenses réelles et justifiées.
Échappant aux cotisations sociales, les notes de frais sont surveillées de près par les autorités. Cependant, la gestion souvent complexe des notes de frais au sein des entreprises fait que ces documents sont exposés à diverses erreurs.
Toute note de frais doit être justifiée, c’est une des conditions principales de remboursement des dépenses engagées par l’employé. En l’absence de justificatifs (titre de transport, détail du repas, facture d’hôtel…), il faut savoir que le contrôle Urssaf peut engager une procédure qui peut coûter très cher à l’entreprise. C’est pourquoi, l’entreprise est contrainte de veiller à l’exactitude de ces documents pour ne pas s’exposer aux risques relatifs aux fraudes des dépenses. Il est donc nécessaire pour une entreprise de mettre en place un contrôle rigoureux des notes de frais (Notes de frais : les règles à suivre !), pour se prémunir du risque légal.
Quelles sont les principales erreurs en matière de notes de frais ?
Les erreurs sur les indemnités kilométriques
dans le cas où l’employé utilise son véhicule personnel pendant une mission professionnelle, il est remboursé par son entreprise, et très souvent sur la base d’un forfait. L’Urssaf publie chaque année le barème des frais kilométriques en vigueur pour l’année en cours, mais ce barème et les règles liées aux frais kilométriques sont souvent compliquées à faire respecter. Parmi les erreurs les plus fréquentes : une erreur sur le nombre de kilomètres parcourus, ou des déplacements non professionnels passés en frais kilométriques ;
Repas d’affaire
la 1ère règle à respecter pour les repas d’affaire et de détailler le motif, et principalement dans le cadre d’une invitation. L’employé peut omettre de préciser le motif d’un repas d’affaire ou même les personnes invitées. C’est une erreur qui peut coûter cher à votre entreprise, car les factures de restauration qui dépassent un certain seuil sont très souvent contrôlées. Attention également à respecter les plafonds imposés par la loi pour le prix d’un repas individuel, et le nombre d’invitations autorisées par période ;
Oublier la facture
parfois, vos équipes oublient de récupérer les factures. Un exemple fréquent est celui de la note des taxis, qui ne fournissent pas la facture de manière systématique. Vos employés se retrouvent sans justificatifs mais demandent quand même le remboursement. Soyez vigilants, et veiller à empêcher l’amplification de ce phénomène. Il en va de même pour vos employés qui disposent d’une carte d’entreprise : le paiement par carte ne leur permet aucunement de se délester des factures de taxi ;
Déclarer une double dépense
les doublons sont extrêmement répandus chez les entreprises, et il est souvent difficile de contrôler ce point. Une vérification manuelle est fastidieuse et coûteuse, et il est préférable de passer par une comparaison des lignes de dépenses sur des critères comme le montant, le marchand et la date. Sur des solutions comme Expensya, ce contrôle est automatisé grâce à la fonctionnalité dédiée à la détection des doublons ;
Dépasser la limite de dépense
il arrive parfois, que l’employé en mission engage des frais importants en oubliant de se conformer aux limites des dépenses raisonnables. Pour éviter ce type d’erreur, il y des actions en amont à mettre en place (une politique de dépenses claire et facilement consultable) et un contrôle en aval. Là aussi, l’automatisation est possible avec des solutions comme Expensya.
Dans certains cas, ces erreurs peuvent entraîner de graves problèmes pour les petites et moyennes entreprises. Si les autorités fiscales contrôlent l’entreprise et trouvent des erreurs, les conséquences peuvent être désastreuses et cela peut coûter cher à l’entreprise !
Une mauvaise stratégie de gestion des dépenses présente un certain nombre de dangers : l’administration fiscale peut prélever un redressement sur vos impôts.
Il est possible d’envisager le remboursement d’énormes sommes d’argent si l’entreprise ne fournit pas de justificatifs pour les dépenses ou si les frais dépassent les limites autorisées.
Si une entreprise fournit plus de cinq repas à ses clients et les rembourse à ses employés, l’URSSAF considère qu’il s’agit d’un avantage en nature non imposable et non d’une dépense professionnelle, ce qui rend la facture plus coûteuse. Pour déjouer les prévisions de votre service financier, il faut dépenser beaucoup d’argent.
Votre équipe RH perd du temps à traiter des notes de frais inexactes. Chaque erreur fait perdre un temps précieux que vous pourriez consacrer à des tâches plus importantes. Vous risquez également de perdre du temps à traiter les remboursements de vos employés lorsqu’ils perdent leurs notes de frais.
De plus, personne n’est à l’abri de la perte de son justificatif. Un employé qui perd son justificatif doit soit le chercher longtemps, soit produire une déclaration sur l’honneur comme preuve, soit payer la dépense de sa poche, Ce qui constitue une expérience désagréable pour l’employé.
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Comment éviter ces erreurs : conseils pour mieux contrôler vos notes de frais ?
Opter pour la dématérialisation des notes de frais
Vous pouvez dématérialiser les justificatifs des notes de frais en utilisant le une solution dédiée. Vos collaborateurs n’ont plus n’ont qu’à scanner leurs reçus et les dépenses remontent comme par magie sur la plateforme. En simplifiant le processus et en faisant en sorte que les salariés soient autonomes vis-à-vis de leurs frais professionnels, vous assurerez une conformité réglementaire optimale (grâce à un archivage à valeur probante), ce qui vous fera gagner du temps en tant que responsable RH ou comptable.
Proposer à vos collaborateurs des cartes de paiement
Les cartes de paiement d’entreprise sont une bonne méthode pour donner aux collaborateurs l’indépendance d’engager des dépenses tout en maintenant des procédures de contrôle pour prévenir les éventuels dépassements. Les employés qui engagent des dépenses au nom de l’entreprise reçoivent des cartes de paiement physiques ou virtuelles.
En utilisant une carte de paiement professionnelle, vous pouvez allouer à vos collaborateurs des budgets précis, déterminés en amont en fonction de votre planification budgétaire, et leur épargner ces désagréments.
Automatiser le processus d’approbation
Créez un processus de validation automatisé, soumis aux plafonds, budgets et autres limitations que vous et le personnel financier avez établis. Comme les employés sont remboursés plus rapidement grâce à l’automatisation, vous gagnez encore plus de temps sur la gestion des notes de frais.
Créer des rapports pour analyser les dépenses de vos collaborateurs
Vous pouvez toujours garder un œil sur vos budgets et les optimiser si nécessaire en produisant des rapports sur les dépenses des employés.
Vous l’avez compris, l’erreur liée aux notes de frais est fréquente et difficile à éviter avec une gestion classique des notes de frais (gestion papier ou Excel). Toutefois, l’entreprise doit faire attention aux sanctions qu’elle encourt, étant donné que le remboursement des frais est supervisé par l’administration fiscale.
Comme évoqué dans les paragraphes précédents, le moyen le plus efficace pour contrecarrer ces erreurs notamment à travers l’automatisation de ce processus, est une solution de gestion des notes de frais, Cloud et Mobile. La gestion des notes de frais dans le Cloud permet de limiter ces erreurs et d’instaurer un meilleur contrôle. Expensya, est la solution Web et Mobile qui permet de simplifier ce processus du paiement jusqu’à la comptabilité.
