Les avantages des cartes de paiement d’entreprise ou professionnelle
Nous entendons par dépenses professionnelles toute dépense, achat et règlement financier assurant le fonctionnement de l’entreprise. Les dépenses engagées par les collaborateurs subviennent à des besoins liés à leurs activités professionnelles : billets d’avion, frais kilométriques, repas, titre de transport, etc. Nous vivons dans une ère où la rapidité et la sécurité est de mise, la gestion des dépenses professionnelles étant une tâche chronophage et souvent perçue comme une corvée pour les gestionnaires, une solution de paiement sécurisé et innovante est plus qu’envisageable : la carte de paiement professionnelle !
Qu’est-ce qu’une carte de paiement d’entreprise ?
La carte de paiement d’entreprise est un mode de paiement (carte de crédit) qui permet aux entreprises de repenser leur gestion des dépenses professionnelles de leurs collaborateurs tout en gardant un contrôle total sur les budgets.
Le collaborateur qui possède une carte de paiement professionnelle est titulaire de la carte. Elle leur permet d’effectuer les achats nécessaires à l’accomplissement de leurs fonctions. Une carte d’entreprise permet d’effectuer des paiements en toute sécurité, elle est paramétrable selon les besoins de chaque détenteur et utilisable en toute sécurité. De plus en plus d’entreprises ont recours aux cartes de paiement car elles permettent de sécuriser les dépenses de l’entreprise, avoir une vue en temps réel des dépenses engagées par les collaborateurs tout en augmentant le ROI sur le long terme : 3 en 1 !
Quels sont les avantages de la carte de paiement d’entreprise ?
Faire le choix d’obtenir une carte de paiement professionnelle est salutaire : physiques ou virtuelles, elles vous donnent le contrôle sur les dépenses professionnelles de vos collaborateurs tout en leur laissant la liberté d’engager des dépenses selon leurs besoins. Vous songez aux utilisations frauduleuses et aux abus ? Qui dit contrôle dit possibilité de fixer les budgets, suivre les dépenses et couper le cours des transactions si besoin en temps réel !
Évitez à vos collaborateurs d’engager des dépenses sur leurs budgets personnels
Dans beaucoup d’entreprises, il est encore d’usage que les collaborateurs payent avec leur carte personnelle des dépenses engagées pour le compte de l’entreprise notamment dans le cadre de déplacement d’affaires. Ils doivent ensuite déclarer ces sommes en notes de frais, accompagnées des justificatifs de paiement pour recevoir un remboursement quelques jours, voire quelques semaines plus tard.
Utiliser un moyen de paiement comme la carte de paiement professionnelle vous accorde la possibilité de verser à vos collaborateurs les sommes nécessaires en toute précision selon votre planification budgétaire. En cas de situation imprévue où votre collaborateur aura besoin de plus de ressources financières, vous pouvez tout à fait attribuer des budgets sur leurs cartes de paiement. De cette manière, vous évitez à vos employés d’engager des dépenses sur leurs propres budgets. Ils pourront désormais se concentrer entièrement sur le bon déroulement de leurs missions au lieu de se soucier des frais à engager.
Faites gagner du temps à vos collaborateurs, sur tous les niveaux
Les cartes de paiement professionnelles font gagner du temps à vos collaborateurs sur tous les niveaux hiérarchiques. Du collaborateur qui effectue les paiements jusqu’au service comptable qui vérifie les dépenses et les remboursements sans oublier les managers qui vérifient que les sommes dépensées respectent les conditions de la politique de dépense, tous les collaborateurs gagnent en productivité grâce aux cartes de paiement.
Le collaborateur concerné par la dépense n’a plus à passer des heures à créer des notes de frais sur Excel ni à attacher les justificatifs de dépenses et les transmettre aux comptables. De surcroît, tous les paiements effectués sont directement enregistrés sur le compte de l’entreprises ainsi que la plateforme tierce de gestion de notes de frais. Cette interface dématérialisée établie automatiquement des rapports détaillés de tous les paiements par carte effectués et archive les justificatifs sous version numérique.
Installez un meilleur suivi des dépenses professionnelles
Lorsque le porteur de la carte de paiement professionnelle utilise sa carte lors d’un déplacement professionnel pour effectuer ses dépenses, ses données sont directement remontées à ses supérieurs et aux comptables via une plateforme digitale. Régler vos achats par carte d’entreprise facilite donc grandement le processus de suivi des dépenses. Les managers peuvent facilement consulter les dépenses en temps réel et vérifier que les salariés en question respectent les règles de dépenses mises en place.
Sécurisez vos dépenses professionnelles avec les cartes de paiement d’entreprise
En cas de vol ou de perte, la carte en question peut être instantanément bloquée. Au lieu de contester des transactions et faire opposition auprès de votre banque, vous auriez la liberté de bloquer votre carte instantanément et en générer une autre rapidement. L’un des avantages les plus importants d’une carte de paiement est qu’elle est unique. C’est-à-dire qu’au lieu de disposer d’une carte bancaire classique utilisable par tous les collaborateurs, chacun aura sa propre carte de paiement d’entreprise personnalisable selon ses besoins. En cas de perte ou de vol, le reste des employés ne manqueront pas de ressources et pourront poursuivre leurs activités normalement.
Un autre avantage non négligeable est que toutes vos informations sensibles sont protégées grâce à une plateforme digitale sécurisée : vos données peuvent aussi être cryptées pour permettre un plus haut niveau de sécurité.
Facilitez le paiement en ligne et le paiement à l’international
En France et à l’étranger, les collaborateurs n’ont plus de risques de perte et ne seront plus amenés à se déplacer en emmenant des sommes importantes en liquide. Pour leurs déplacements à l’étranger et selon le pays de destination et ses spécificités réglementaires, la carte de paiement professionnelle sera votre meilleur allié. En effet, vous pouvez à tout moment gérer les paramètres d’utilisation des cartes, les plafonds de paiement ainsi que les budgets alloués, encore un avantage à prendre en compte !
Optez pour des cartes de paiement Expensya pour gérer vos dépenses en entreprise
Une chose est sûre : Utiliser une carte de paiement professionnelle facilite aussi bien le quotidien des collaborateurs que celui des managers. Si vous n’avez pas encore franchi le pas, nous vous invitons à consulter l’offre paiement d’Expensya.
En plus de tous les avantages susmentionnés, votre carte de paiement Expensya est une carte Mastercard connectée à une plateforme de gestion des notes de frais avec la meilleure technologie OCR sur le marché. Une technologie qui capture et extrait toutes les données pertinentes de vos factures digitalisées et donc, si la saisie manuelle vous agace, une simple photo ou un transfert de mail suffira à enregistrer vos dépenses dans la plateforme. Quoi de plus simple ?!
Retrouvez une démonstration interactive pour la création d’une carte de paiement Expensya via ce lien : La démo interactive d’Expensya
