Notes de frais: justificatif perdu ?

Le justificatif est une pièce maîtresse dans le processus de gestion des notes de frais. Il faut le garder précieusement: un justificatif perdu, on n’en veut surtout pas!

C’est la garantie de remboursement des frais engagés par le collaborateur. C’est également une pièce d’une grande importance pour l’entreprise qui rembourse des frais professionnels. En effet, les notes de frais sont exonérées de charges sociales. Pour cette raison, les autorités en place exercent un contrôle assez strict.

Il arrive parfois que l’employé en mission perde un de ces précieux justificatifs : étant pressé, il part du restaurant sans le récupérer, ou il peut l’égarer parmi une pile de reçus cumulés tout le long de son déplacement professionnel. Cette perte peut coûter cher, et pour l’employé qui va avancer une demande de remboursement, et pour son entreprise qui ne saura comment procéder au remboursement dans ce cas.

Les enjeux liés à une telle perte sont assez lourds pour l’entreprise. Rembourser des dépenses professionnelles sans avoir de justificatif peut être perçu par l’administration fiscale comme un acte frauduleux qui peut vous coûter cher.

Dans le même temps, ne pas rembourser un salarié qui a engagé des frais pour le compte de l’entreprise est délicat. Il convient donc d’établir des règles strictes et claires face à ce type de cas.

Justificatif perdu?

Dans le cas où le collaborateur se retrouve sans facture pour justifier sa note de frais, la dépense engagée pour le compte de son entreprise sera considérée comme une dépense personnelle et ne lui sera pas remboursée.

Toutefois, il existe des moyens pour remédier à ce problème et trouver une alternative qui peut aboutir au remboursement du salarié.

Reproduire le justificatif perdu

L’employé peut solliciter le fournisseur pour lui fournir un second justificatif. Cette alternative n’est possible que lorsque le fournisseur est accessible. L’employé peut soit se déplacer, soit le contacter et lui expliquer la situation.

Fournir un relevé bancaire

Le salarié peut fournir un relevé de son compte bancaire ou de sa carte personnelle afin de prouver que la dépense ait eu lieu en précisant:

• la dépense
• son montant
• la date à laquelle elle a été engagée

Bien que légalement à risque, si elle est rare et pour de faibles montants, cette solution peut être tolérée.

Signer une déclaration sur l’honneur

Un oubli peut arriver à tout le monde, même aux plus attentifs. Dans ce cas, le salarié qui a perdu son justificatif peut rédiger une déclaration sur l’honneur, et la signer.

La déclaration sur l’honneur lors d’une perte de justificatif de note de frais doit comporter les éléments suivants:

• L’identité du salarié
• Ses coordonnées
• Le contexte, afin d’expliquer les faits
• Les frais avancés
• Tous les détails de la dépense (date, marchand, etc…).
• La signature du salarié

Dans certains cas, les entreprises exigent aussi le relevé de compte bancaire ou de la carte personnelle du collaborateur pour s’assurer du montant des frais avancés. Il faut être attentif en rédigeant la déclaration sur l’honneur, la moindre erreur est passible de redressement et pourra être retenue contre la personne.

Les deux derniers points restent toutefois des situations exceptionnelles dans lesquelles l’entreprise peut rembourser son salarié sans que ce dernier ne fournisse le justificatif original de sa dépense.

Ceci est en général acceptable si le montant en question ne dépasse pas 35€. Le contrôleur peut être tolérant si le montant reste raisonnable et que la situation n’est pas récurrente.

Adopter un régime forfaitaire 

L’entreprise peut entreprendre une modalité de remboursement forfaitaire. En effet, comme pour les frais kilométriques, l’URSSAF fixe un barème en début d’années concernant les frais professionnels : par exemple un salarié, en déplacement professionnel, peut se faire rembourser le montant de 18,50€ pour un repas au restaurant sans justificatif. 

Cela dit, le jour où l’employé engage des coûts dépassant ce montant, il est tenu de fournir un justificatif, retour au point de départ.  

De ce fait, mieux vaut prévenir que guérir. Avec l’avancé des technologies, vous pouvez anticiper ce problème récurrent en adoptant des logiciels de gestion de notes de frais. Des solutions intelligentes comme Expensya vous permettent d’oublier ce calvaire de justificatifs perdus.

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