Note de frais kilométriques : barème, calcul et remboursement
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document permettant de justifier le remboursement par l’employeur des frais dépensés par les employés au cours de leurs fonctions. Les notes de frais peuvent concerner différents types de dépenses : repas, billets de train, etc.
Le montant des notes de frais d’un salarié ne peut pas être déduit de son salaire. Par ailleurs, ce montant ne sera pas imposable. Pour qu’une note de frais soit validée, il faut qu’elle ait un caractère professionnel (dans l’intérêt de l’entreprise), qu’elle soit proportionnée et justifiée.
Il est de la responsabilité de l’employeur de veiller à ce que les employés justifient bien leurs frais et que ceux-ci aient été fait dans l’intérêt de l’entreprise et dans un contexte professionnel.
Les employés peuvent être amenés à utiliser leur véhicule personnel durant leurs heures de travail. Des dépenses liées aux déplacements effectués dans ce cadre sont alors supportées par eux. Ces dépenses, appelées frais kilométriques, peuvent être soumises à un remboursement de la part de l’employeur. Dans ce contexte, les employés sont donc tenus de rédiger des notes de frais kilométriques.
Cet article décrit plus en détail ce qu’est une note de frais kilométriques, comment bien la renseigner et la façon dont un logiciel de gestion des dépenses tel qu’Expensya peut simplifier cette tâche.
Qu’est-ce qu’une note de frais kilométriques ?
Les frais kilométriques sont des coûts supportés par les salariés durant leurs déplacements professionnels en utilisant leur véhicule personnel. Ils peuvent être soumis à une compensation, selon le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale. Ces déplacements peuvent être de nature domicile-travail ou pour une autre raison professionnelle.
Une note de frais kilométriques est un document permettant de justifier de dépenses engendrées par les employés lors de l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles, dans le but de recevoir un remboursement par la suite. Il est obligatoire pour les employés de fournir ces notes de frais pour obtenir remboursement sur leurs frais de déplacements. Elles peuvent être remplies selon un modèle de note de frais existant, ou alors au sein d’un logiciel de gestion des dépenses professionnelles, ce qui facilite fortement ce processus.
Comment bien rédiger une note de frais kilométriques ? Quelles sont les informations à renseigner ?
Une note de frais kilométriques ne requiert pas d’informations spécifiques légalement, il est toutefois malgré tout important de renseigner différents critères pour qu’elles soient traitées efficacement par l’employeur.
Généralement, les notes de frais kilométriques contiennent les informations suivantes :
- l’identité du salarié (nom, prénom, adresse, etc.) ;
- l’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.) ;
- la date du déplacement professionnel ;
- le montant de la dépense ;
- les moyens de paiement ;
- le motif du déplacement ;
- des informations sur le déplacement (lieu de départ et d’arrivée, kilométrage, etc.) ;
- la signature de l’employeur et du salarié.
Il est ainsi important que les employés gardent leurs justificatifs de paiement pour être capable de bien compléter la note de frais kilométriques et recevoir un remboursement rapidement et efficacement. C’est aussi vrai car ils devront joindre ce reçu avec leur note de frais pour justifier totalement de leurs dépenses.
Comment se calcule la note de frais kilométriques ?
Le remboursement de la note de frais kilométriques s’effectue selon un barème défini par l’administration fiscale et mis à jour chaque début d’année. Le montant sera déterminé par différents facteurs, dont deux principaux : la distance parcourue ainsi que la puissance du véhicule utilisé.
Le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20% pour les véhicules électriques.
Le barème 2023 est établi selon le tableau suivant :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Grâce à ce tableau, il est possible pour les employés de calculer le montant probable de remboursement de leurs frais kilométriques qu’ils recevront par la suite.
Comment bien gérer ses notes de frais kilométriques avec Expensya ?
Les notes de frais kilométriques, comme tout document justifiant de dépenses professionnelles, entrainent un temps conséquent de traitement, pour les employés mais aussi pour les employeurs. C’est pourquoi, une solution de gestion des dépenses comme Expensya peut être très utile et efficace. En effet, grâce à son système OCR+ de reconnaissance automatisée et son interface facile d’utilisation, Expensya réduit les coûts, les erreurs et le temps passé sur des tâches administratives, en toute transparence. Plus besoin de remplir des fichiers Excel compliqués et sans fin, entrez dans l’ère du Smart Spend pour la rédaction de vos notes de frais ! Tout est centralisé au même endroit, facilement consultable et en conformité avec les lois françaises.
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