Gastos de kilometraje: gestión automatizada con Expensya

La compensación por kilometraje designa todos los importes que se pagan a un empleado cuando utiliza su propio vehículo para realizar un desplazamiento profesional.

El principio es muy sencillo: la empresa está obligada a reembolsar todos los gastos asumidos por el propietario del vehículo mediante una compensación por kilometraje que podrá calcularse aplicando un importe máximo establecido de antemano o en función de los gastos reales.

Tanto los directivos como los empleados, sea cual sea su posición y su antigüedad en la organización: cualquier persona que trabaje en la empresa puede disfrutar del reembolso de los gastos de kilometraje cuando utilice su vehículo para un desplazamiento profesional. Las personas ajenas a la empresa no pueden recibir indemnizaciones por kilometraje.

Por lo tanto, para que la compensación por kilometraje pueda aplicarse, deben cumplirse dos condiciones:

• El beneficiario debe realizar una actividad profesional en la empresa.
• El vehículo utilizado para el desplazamiento debe ser personal (coche, moto, scooter o ciclomotor).

La indemnización por kilometraje cubre todos los gastos relacionados con el uso de un vehículo personal durante un viaje profesional, es decir:

• Los gastos de combustible (gasolina, diésel...).
• Los gastos de mantenimiento (reparación, limpieza, revisión...).
• La prima anual del seguro del vehículo.
• La compra de neumáticos.

Importante: los gastos de estacionamiento (aparcamientos, parquímetros) y peaje no están incluidos en la compensación por kilometraje. Para poder ser reembolsados, esos gastos deben recogerse en una nota de gastos independiente, realizada durante un desplazamiento profesional.

El reembolso de los gastos de kilometraje únicamente cubre los desplazamientos realizados por motivos profesionales y con salida desde la empresa.

En general, los trayectos entre el domicilio y el lugar de trabajo no dan lugar a ningún reembolso. Sin embargo, en algunos casos, la empresa puede cubrir total o parcialmente los gastos de combustible asumidos por los empleados que utilizan su vehículo particular para acudir a su lugar de trabajo. Esa posibilidad es opcional y excepcional.

La compensación de los gastos de kilometraje se calcula a partir de lo establecido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en su apartado “Asignaciones para gastos de locomoción”. Para calcular las sumas que deberá declarar, las empresas se basan en esa cantidad que establece la ley, pero también en lo establecido en su política de gastos. Normalmente, son tres los factores clave de este tipo de gastos por kilometraje:

• El tipo de vehículo (coche, moto, scooter).
• El número de kilómetros recorridos por el vehículo en el desarrollo de una actividad profesional.
• La potencia fiscal del vehículo.

Importante: es obligatorio acompañar las declaraciones de gastos de kilometraje de justificantes que incluyan toda la información relativa a los desplazamientos, como la fecha, el destino, el trayecto, el motivo del viaje y los kilómetros recorridos. En caso de que no sea así, las compensaciones estarán sujetas a cotización según lo establecido por la Administración Tributaria.

Cuando la empresa reembolsa a un empleado los gastos relacionados con el uso de su vehículo particular para fines profesionales, las cantidades reembolsadas están exentas de cotización a la Seguridad Social, siempre que se respete el importe máximo indicado por la Agencia Tributaria.

¡La eterna pregunta! Cualquier persona que presente la declaración de la renta tiene la posibilidad de deducir sus gastos de locomoción de dos formas distintas:

• educción de los gastos reales: consiste en declarar todos los gastos realmente asumidos, siempre y cuando se hayan conservado todos los justificantes.
• Deducción fija del 10 %: esta deducción se aplica a la base neta imponible y se aplica automáticamente cuando la empresa no opta por los gastos reales.

Es importante escoger una de estas dos posibilidades, la deducción del 10 % o la deducción de los gastos reales, así que elige la mejor solución para la empresa.