Fahrtkosten: Automatisierte Verwaltung mit Expensya

Die Kilometerpauschale gehört zu den erstattungsfähigen Reisekosten. Sie entschädigt Mitarbeitende für den Mehraufwand, der ihnen durch die Nutzung ihres Privatfahrzeugs im Rahmen einer Dienstreise entstanden ist. Die Kilometerpauschale greift immer dann, wenn Mitarbeitende private Fahrzeuge für dienstlich veranlasste Fahrten außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte verwendet haben.

Das Prinzip ist einfach: Die Fahrtkosten werden vom Unternehmen entweder mit der Kilometerpauschale vergütet oder anhand der tatsächlichen Kosten erstattet. Falls Ihr Unternehmen dies nicht anwendet, können Sie die Fahrtkosten in der Steuererklärung geltend machen.

Die Fahrtkostenerstattung steht jedem Mitarbeitenden des Unternehmens zu; egal ob es sich um Führungskräfte oder Mitarbeitende handelt. Jeder und jede Angestellte, die mit ihrem Privatfahrzeug Dienstreisen unternehmen, haben Anspruch auf eine Erstattung dieser Kosten. Grundsätzlich müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein, damit die Kilometerpauschale angewendet werden kann:

• Begünstigte/r übt eine professionelle Tätigkeit im Unternehmen aus,
• Bei dem auf der Dienstreise verwendeten Fahrzeug handelt es sich um das eigene Fahrzeug, z.B. PKW, Motorrad, Motorroller oder Moped.

Die Kilometerpauschale wurde eingeführt, um den Mitarbeitenden das Leben leichter zu machen. Mit dieser Pauschale erhalten sie die Kosten für die geschäftliche Nutzung eines Privatfahrzeugs einfacher zurück. Kosten, die mit der Kilometerpauschale abdeckt werden, sind unter anderem die folgenden:

• Kraftstoffkosten (Benzin, Diesel…)
• Instandhaltungskosten (Reparatur, Reinigung, Inspektion…)
• Jährliche Versicherungsbeiträge für das Fahrzeug
• Ausgaben für den Kauf neuer Reifen

Wissenswert: Fallen Parkgebühren, beispielsweise fürs Parkhaus, oder Mautgebühren auf einer Dienstreise an, sind diese nicht von der Kilometerpauschale abgedeckt. Damit Sie diese Ausgaben erstattet bekommen, müssen Sie sie nach Abschluss der Dienstreise in einer separaten Reisekostenabrechnung eingereicht werden.

Mit der Kilometerpauschale werden Fahrtkosten erstattet, die im Rahmen von beruflich bedingten Fahrten angefallen sind. Zudem führt Sie diese Dienstreise zu einer Auswärtstätigkeit, weg von ihrer üblichen täglichen Arbeitsstätte. Die Strecken zwischen Wohn- und Arbeitsort sind nicht mit der Kilometerpauschale abgedeckt und werden normalerweise nicht vom Unternehmen erstattet.

Laut Steuerbehörden kann der Arbeitgeber auf einer freiwilligen Basis, die Kraftstoffkosten von Arbeitnehmern fürs Pendeln (Fahrt vom Wohnort zum Arbeitsort) mit privaten Fahrzeugen teilweise oder vollständig übernehmen. Diese Möglichkeit ist freiwillig und bildet eine Ausnahme.

Für die Berechnung der Fahrtkosten und die zu erstattenden Beträge können Mitarbeitende die gesetzlich festgelegten Pauschbeträge verwenden. Die geltenden Kilometerpauschalen werden von den Steuerbehörden veröffentlicht und jährlich aktualisiert, um sich an höhere Mehraufwände der Arbeitnehmer anzupassen. Mithilfe dieser Pauschalen kann jeder und jede die erstattungsfähigen Fahrtkosten einer Dienstreise berechnen. Die Höhe der zu erstattenden Kilometerpauschale hängt von zwei Faktoren ab:

• Der Fahrzeugart z.B. Fahrzeug, Motorrad oder Motorroller
• Die mit dem Fahrzeug zurückgelegten Kilometer im Rahmen der beruflich bedingten Fahrt

Wissenswert: Damit Ihnen die Fahrtkosten erstattet werden, müssen sie die Abrechnung durch Belege stützen. Diese Belege sollten alle Informationen der Fahrt enthalten: Datum, Zielort, Strecke, Grund für die Fahrt und zurückgelegte Kilometer. Korrekte Belege sind wichtig, da andernfalls Probleme mit den Steuerbehörden und entsprechende Abgaben auftreten können.

Wenn der Arbeitgeber die Erstattung der Ausgaben im Zusammenhang mit der professionellen Nutzung des Privatfahrzeugs eines Mitarbeitenden vornimmt, sind diese Erstattungen sozialabgabenfrei – im Rahmen des von der Steuerbehörde festgelegten Satzes für Kilometerpauschalen.

Das ewige Dilemma mit der Steuererklärung! Hier bieten sich zwei Möglichkeiten die Reisekosten auf unterschiedliche Arten abzuziehen:

• Abzug der tatsächlichen Kosten: Dieser Abzug betrifft die Deklaration aller tatsächlich aufgewendeten Kosten, sofern alle Belege vorhanden sind.
• Pauschalabzug mit der Kilometerpauschale: Dieser Abzug wird pauschal angewendet und erfolgt, wenn der Arbeitgeber sich nicht für den Abzug der tatsächlich anfallenden Kosten entschließt.

Es ist wichtig, für jeden Einzelfall das Pro und Contra der pauschalen Methode und dem Ansetzen der tatsächlich anfallenden Kosten abzuwägen. Nach eingehender Überlegung sollten Sie sich dann für die beste Lösung entschließen!