La nota de gastos: una gestión de gastos simplificada gracias a Expensya
La gestión de las notas de gastos en las empresas suele ser un proceso complejo, ya que existen diferentes procedimientos para tratarlas, algunas empresas utilizan herramientas ineficaces y sobre todo por la cantidad de gastos que hay que tratar. Una mala gestión de gastos puede complicar aún más el proceso, sobre todo si no se conocen bien las normas de gastos de la empresa o los principios fiscales de la misma. Descubre aquí toda la información esencial sobre las notas de gastos.

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Las preguntas más frecuentes sobre las notas de gastos
- El importe del gasto debe respetar la política de gastos de la empresa.
- El gasto debe haberse realizado con fines profesionales y de acuerdo con la empresa.
- El gasto debe ir acompañado de su correspondiente justificante.
- La fecha
- El nombre del proveedor
- El NIF del expedidor
- La descripción del gasto
- El IVA (cuando el gasto esté sujeto a IVA)
Si las notas de gastos se realizan en formato electrónico, los justificantes de gastos se digitalizan y se almacenan en la nube, conservando la misma validez que en archivo físico, gracias a la homologación de la Agencia Tributaria.
- El nombre del trabajador
- El tipo de gasto
- La descripción de los gastos asumidos
- La fecha
- El importe sin IVA y con IVA
- El importe del IVA
- Los gastos de restauración: estos gastos son aquellos relacionados directamente con las comidas (cenas, invitaciones a clientes, etc.).
- Los gastos de locomoción: los gastos de transporte cuando se viaja en tren, autobús, avión o coche pueden ser objeto de reembolso. Cuando el trabajador utiliza su vehículo personal con fines profesionales, la empresa le reembolsará los gastos de gasolina y kilometraje dependiendo de la política de gastos de la misma.
- Los gastos de alojamiento: estos costes se refieren a todos los gastos relacionados con el alojamiento de los empleados durante un viaje profesional.
- Otros gastos: estos designan todos los gastos necesarios para llevar a cabo una actividad profesional fuera del lugar de trabajo habitual (equipos, costes del teletrabajo, etc.).
- Pago de dietas: la cantidad a reembolsar se establece de antemano según los importes determinados por la Administración Tributaria.
- Reembolso de los gastos reales: La empresa reembolsará todos los costes asumidos por los trabajadores que se presenten a través de las notas de gastos y los justificantes correspondientes.
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La solución también gestiona los flujos de validación, la automatización de las políticas de gastos, la recuperación del IVA, la gestión de las dietas o la integración de la aplicación con los distintos sistemas de contabilidad de la empresa. Con Expensya, ya no es necesario guardar las facturas en papel, ya que la digitalización certificada de documentos permite transformar una factura en papel en una factura electrónica con el mismo valor legal gracias a la homologación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. La nota de gastos implica 0 entrada de datos y 0 papel ¡Y es 100 % móvil!
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