La nota de gastos: una gestión de gastos simplificada gracias a Expensya

La gestión de las notas de gastos en las empresas suele ser un proceso complejo, ya que existen diferentes procedimientos para tratarlas, algunas empresas utilizan herramientas ineficaces y sobre todo por la cantidad de gastos que hay que tratar. Una mala gestión de gastos puede complicar aún más el proceso, sobre todo si no se conocen bien las normas de gastos de la empresa o los principios fiscales de la misma. Descubre aquí toda la información esencial sobre las notas de gastos.

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Las preguntas más frecuentes sobre las notas de gastos 

¿Qué es una nota de gastos?
Una nota de gastos recoge todos los pagos realizados por un trabajador durante el ejercicio de su actividad profesional. Todos los empleados tienen derecho a solicitar a la empresa un reembolso de esos costes. Las notas de gastos pueden rellenarse en papel o en formato digital y deben cumplir una serie de condiciones para su reembolso:
  • El importe del gasto debe respetar la política de gastos de la empresa.
  • El gasto debe haberse realizado con fines profesionales y de acuerdo con la empresa.
  • El gasto debe ir acompañado de su correspondiente justificante.
¿Qué es un justificante de nota de gastos?
Un justificante, fundamental en el proceso de reembolso de las notas de gastos, es un documento que prueba la naturaleza del gasto profesional de un trabajador. Ese documento podrá ser un tique de caja, una factura o un recibo, y deberá incluir todos los datos útiles que permitan reembolsar el gasto asumido:
  • La fecha
  • El nombre del proveedor 
  • El NIF del expedidor
  • La descripción del gasto 
  • El IVA (cuando el gasto esté sujeto a IVA) 
La empresa debe comprobar que todas las notas de gastos van acompañadas de un justificante para evitar futuros problemas en caso de control fiscal.

Si las notas de gastos se realizan en formato electrónico, los justificantes de gastos se digitalizan y se almacenan en la nube, conservando la misma validez que en archivo físico, gracias a la homologación de la Agencia Tributaria.
¿Qué debe incluir una nota de gastos?
Una nota de gastos debe ser completa y detallada, cumpliendo con todos los criterios formales. Los datos podrán variar en función del tipo de gasto asumido por el trabajador:
  • El nombre del trabajador
  • El tipo de gasto
  • La descripción de los gastos asumidos
  • La fecha
  • El importe sin IVA y con IVA
  • El importe del IVA
¿Qué tipos de gastos se incluyen en las notas de gastos?
El trabajador puede declarar diferentes tipos de gastos profesionales que la empresa debe reembolsar, siempre teniendo en cuenta los importes que establece la Administración Tributaria. Los gastos que pueden incluirse en una nota de gastos para su reembolso son los siguientes:
  • Los gastos de restauración: estos gastos son aquellos relacionados directamente con las comidas (cenas, invitaciones a clientes, etc.).
  • Los gastos de locomoción: los gastos de transporte cuando se viaja en tren, autobús, avión o coche pueden ser objeto de reembolso. Cuando el trabajador utiliza su vehículo personal con fines profesionales, la empresa le reembolsará los gastos de gasolina y kilometraje dependiendo de la política de gastos de la misma.
  • Los gastos de alojamiento: estos costes se refieren a todos los gastos relacionados con el alojamiento de los empleados durante un viaje profesional.
  • Otros gastos: estos designan todos los gastos necesarios para llevar a cabo una actividad profesional fuera del lugar de trabajo habitual (equipos, costes del teletrabajo, etc.).
nota de gastos gracias a Expensya
¿Qué tipos de compensaciones de gastos existen?
La empresa puede reembolsar los gastos asumidos por sus trabajadores durante un viaje de negocios de dos formas distintas:
  • Pago de dietas: la cantidad a reembolsar se establece de antemano según los importes determinados por la Administración Tributaria.
  • Reembolso de los gastos reales: La empresa reembolsará todos los costes asumidos por los trabajadores que se presenten a través de las notas de gastos y los justificantes correspondientes.
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