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×Die Reisekostenabrechnung steht an, aber Verpflegungspauschalen sind ein Buch mit sieben Siegeln? Mit Expensya berechnen und verwalten Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand mühelos.
Mithilfe der Verpflegungspauschale können sich Arbeitnehmer:innen in Deutschland den Verpflegungsmehraufwand zurückerstatten lassen, der ihnen im Rahmen einer Dienstreise entstanden ist. Da sich die Modalitäten rund um die Verpflegungspauschale jährlich ändern, sollte man sich stets über die aktuell gültigen Pauschalen informieren.
Eine Pauschale ist ein feststehender und in der Regel unveränderlicher Geldbetrag, der ausbezahlt wird, um unterschiedlichste Leistungen abzugelten. Gleiches gilt für die Verpflegungspauschale, hier handelt es sich um einen pauschalen Betrag der unabhängig von der tatsächlichen Höhe der angefallenen Kosten ausgezahlt wird. Bei Abrechnungen des Verpflegungsmehraufwands werden daher normalerweise keine Einzelnachweise benötigt.
Welche Verpflegungspauschale im Einzelfall gilt, hängt von zwei Faktoren ab. Zum einen von der Dauer der Auswärtstätigkeit und zum anderen davon, ob Sie im Inland oder im Ausland unterwegs waren. Diese Faktoren bestimmen welche Verpflegungspauschale Sie zur Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes heranziehen dürfen.
Merke: Bei Verpflegungspauschalen müssen länderspezifische Pauschbeträge angesetzt werden, je nachdem wie lange Sie wann, in welchem Land beruflich gereist sind.
Wenn Sie auf Dienstreise sind, dürfen Sie natürlich auch zum Essen gehen. Der Mehraufwand, der Ihnen hierbei entsteht, wird in Deutschland mit der Verpflegungspauschale vergütet. Die Ausgaben für Nahrungsmittel und die Verpflegung auf Dienstreisen nennt man auch Verpflegungsmehraufwand.
Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Arbeitnehmer:innen auf geschäftlich bedingten Auswärtstätigkeiten grundsätzlich ein Mehraufwand für die Verpflegung entsteht. Um diesen Mehraufwand für die Geschäftsreise möglichst einfach abrechnen zu können und Ihnen das Leben zu erleichtern, hat der Gesetzgeber die Verpflegungspauschale (auch Reisekostenpauschale, Perdiem und Tageskostenpauschale genannt) eingeführt. Deren Beträge sind gesetzlich festgelegt und orientieren sich nicht an den tatsächlich angefallenen Kosten.
Der Verpflegungsmehraufwand wird mit Verpflegungspauschalen berechnet. Letztere hängen vom Reiseziel und der Reisedauer ab. Wenn Sie also Ihren Verpflegungsmehraufwand bestimmen möchten, müssen Sie zwei Punkte beachten: zum einen den Ort der Dienstreise und zum anderen die Dauer der geschäftlich bedingten Abwesenheit.
Aber fassen wir doch noch einmal zusammen, welche Pauschalbeträge für das Jahr 2021 in Deutschland gelten. Bei Geschäftsreisen in Deutschland können Sie für Ihren Verpflegungsmehraufwand folgende Pauschbeträge ansetzen:
Bei der Verpflegungspauschale greifen jedoch auch Spesenkürzungen. Diese finden immer dann statt, wenn der Arbeitgeber:in Ihnen Mahlzeiten zur Verfügung stellt und/oder bezahlt hat. Oder Sie die Mahlzeit von einem Dritten im Auftrag des Unternehmens erhalten haben. Dabei ist es irrelevant, ob Sie diese Mahlzeiten dann auch tatsächlich in Anspruch genommen haben. Die Kürzungen der Verpflegungspauschale (bezogen auf die Ganztagespauschale), die laut Gesetzgeber bei bereitgestellten Mahlzeiten greifen sind:
Damit Sie sich nicht länger den Kopf mit aktuellen Verpflegungspauschalen zerbrechen müssen, stellt Ihnen Expensya einen kostenlosen Rechner für Ihre Per Diems zur Verfügung.
Die Höhe der Per Diems ist gesetzlich geregelt. Unternehmen können sich dazu entscheiden Ihren Arbeitnehmer:innen die Aufwendungen für Essen und Trinken mit einer Verpflegungspauschale steuerfrei zu erstatten. Sie können sich auch dazu entscheiden, den Mitarbeitenden die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung zu erstatten. Diese Form der Erstattung ist jedoch lohnsteuerpflichtig. Wenn Sie vom Arbeitgeber:in keine Verpflegungspauschalen erhalten, dann können diese als Werbungskosten in der Einkommenssteuer geltend gemacht werden. Im Hinblick auf die Zufriedenheit der Belegschaft sollte jedoch eine Form der Kostenerstattung stattfinden.
Bei der Berechnung der Verpflegungspauschale und des Verpflegungsmehraufwands muss man den gesetzlichen Vorgaben folgen. Einige Beispiele zu gesetzlichen Vorgaben sind die Kürzungen von Pauschalen oder die Dreimonatsfrist bei Reisekostenpauschalen. Die gesetzlichen Anforderungen zur Reisekostenabrechnung haben wir Ihnen hier zusammengefasst.
Gerade wenn Mitarbeitende im Ausland auf Geschäftsreise unterwegs waren oder Arbeitgeber:innen bereits für Mahlzeiten aufgekommen sind, kann die Berechnung der Reisekostenpauschale schnell kompliziert werden. Eine automatisierte Berechnung, die die entsprechenden Pauschalbeträge direkt erkennt und erfasst, hört sich da doch gut an!
Mit Expensya wird die Berechnung der Verpflegungspauschale und ganz grundsätzlich die Verwaltung von Geschäftsausgaben zum Kinderspiel! Dank der automatisierten Komplettlösung von Expensya können Sie Ihre geschäftlichen Ausgaben einfach erfassen, bearbeiten, exportieren, validieren und analysieren. Mit dem Schnell-Scan erfassen Sie Ausgaben direkt von unterwegs aus, noch während Sie auf der Dienstreise sind, schicken Sie Ihre Abrechnung an Vorgesetzte weiter. Nach der Dienstreise können Sie sich alle Ausgaben Ihrer Teams in einem persönlichen Dashboard anzeigen lassen und nach Periode, Kostenart oder Kostenstellen analysieren lassen.
Expensya arbeitet unter anderem mit Machine Learning und kann mit jeder erfassten Ausgabe dazu lernen. Mit der digitalisierten Lösung zur Geschäftsausgabenverwaltung sind die Verpflegungspauschalen immer aktuell und werden entsprechend den geltenden Jahressätzen angewendet. Profitieren Sie von einer Software, die Ihnen Automatisierung und Digitalisierung aller Prozessschritte bietet.
Mit Expensya wird die Verwaltung und Berechnung von Verpflegungspauschalen zur Nebensache. Mit stets aktuellen Pauschalsätzen erfassen Sie Ihre Tagespauschale korrekt, egal in welcher Stadt oder in welchem Land Sie unterwegs waren.
Entscheiden Sie sich für das automatisierte Ausgabenmanagement und verlieren Sie keine Zeit mehr mit der Berechnung von Verpflegungspauschalen!
