“In manchen Fällen belaufen sich die Reisekostenabrechnungen unserer Beschäftigten auf mehrere tausend Euro, entsprechend aufwändig und lang war deren Überprüfung. Heute ist alles einfacher. Wir stellen eine beträchtliche Zeitersparnis bei der Überprüfung der Reisekostenabrechnungen fest.”
Automatisierte Ausgabenrichtlinien
Automatisierte Anwendung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens
Flüssiger Genehmigungsprozess
Vereinfachung aller Schritte der Ausgabengenehmigung
Echtzeit-Auswertung der Daten
Anzeige und Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen in Echtzeit
Automatisierter Genehmigungs-Workflow
Ein vereinfachter und automatisierter Genehmigungs-Workflow, der Ihnen gleichzeitig eine bessere Übersicht über Ausgaben und beantragte Vorschüsse ermöglicht.
Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Gesamtausgaben und Vorschussanträge, indem Sie in Übereinstimmung mit den festgelegten Budgets mehrere Genehmigungsebenen einrichten.
Individualisierbare Konformitätsprüfungen
Wenn Ihr Unternehmen Ausgabenrichtlinien eingerichtet hat, kann deren Anwendung durch die Konfiguration von Ausgabenregeln automatisiert werden. Individuell für Ihr Unternehmen sind Erstattungsobergrenzen und Warnmeldungen bei Abweichungen von den geltenden Richtlinien konfigurierbar.
Vereinfachte Verwaltung von Tagespauschalen
Auch die Dokumente, die mit der Planung einer Geschäftsreise einhergehen, sind Bestandteil des Genehmigungs-Workflows. Die Kontrolle des Verpflegungsmehraufwands findet durch die Einrichtung der gesetzlichen Regeln mühelos statt.
Kalender- und projektbezogene Genehmigung
Mitarbeitende, die an mehreren Projekten beteiligt sind, können jede Ausgabe einem Projekt zuordnen. Ihre Reisekostenabrechnungen werden dann aufgeteilt und an die Genehmiger der einzelnen Projekte verteilt.
Genehmiger können die ihnen vorgelegten Spesenabrechnungen ebenfalls in Kalenderansicht aufrufen, um Anomalien leichter zu erkennen und die Überprüfung und Validierung der angefallenen Ausgaben zu erleichtern.
Erkennung von Duplikaten
Jeder macht mal Fehler. Umso besser, wenn ein intelligentes Prüfsystem dem Abhilfe schafft. Mit Expensya können Sie Übermittlungsfehler, Fehler in der Buchhaltung und mögliche Betrugsversuche effizient vermeiden. Unser System erkennt doppelt erfasste Ausgaben und warnt sie entsprechend, auch wenn diese zwischen mehreren Mitarbeitenden vorliegen.
Alexia ZervosOffice Manager - Delville Management
“Das Tool kommt ohne Bedienungsanleitung aus. Die Administration der Lösung ist einfach, was die Verwaltung und Nutzung des Tools sehr erleichtert.”
Hervé PeyronnetVerwaltungs- und Finanzleiter - Marle Gruppe
“Es ist einfach fantastisch, alle Daten zu Geschäftsausgaben verfügbar und zentralisiert auf einem einzigen Tool zu haben.”
Damien LopezProjektbeauftragter – Coopaname