Reisekostenabrechnung ohne Zettelwirtschaft!
Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist in Unternehmen oft komplex: schwerfällige Prozesse, ineffiziente oder nicht existente Tools und täglich neue Ausgaben, die verwaltet werden wollen! Unzulängliche Excel-Listen, fehlende Informationen und wahre Belegberge sind nur einige Hindernisse in der Spesenabrechnung. Erfahren Sie wie's anders geht!

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Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung
- Ausgaben müssen den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entsprechen
- Ausgaben müssen im Interesse des Unternehmens und für berufliche Zwecke getätigt werden
- Eine Ausgabe muss durch einen Beleg bestätigt werden
- Datum
- Name des Lieferanten :in
- Beschreibung der Ausgabe
- Angabe des Mehrwertsteuersatzes, sowie des Betrages (sofern für die Ausgabe eine entsprechende Steuer anfällt)
Bei einer digitalisierten Reisekostenabrechnung werden Papierbelege überflüssig. Durch den Scan und die GoBD-konformer Speicherung in der Cloud gilt die digitale Form des Belegs als ausreichender Nachweis.
- Name des Mitarbeitenden
- Art der Ausgabe
- Beschreibung der entstandenen Kosten
- Datum
- Betrag ohne MwSt. und mit MwSt.
- Betrag der MwSt.
- Verpflegungskosten: Diese Kosten beziehen sich hauptsächlich auf Ausgaben und den Mehraufwand im Zusammenhang mit Mahlzeiten und der Verpflegung (Abendessen, Kundenbewirtungen usw.)
- Transportkosten: Egal ob Flugzeug, Bahn, Bus oder Auto, die Transportkosten sind oft Gegenstand von Erstattungen. Wenn Mitarbeitende den eigenen Wagen für berufliche Zwecke verwenden, werden die Kosten auf Basis der geltenden Pauschalsätze erstattet.
- Übernachtungskosten: Diese Kosten sind Ausgaben, die Mitarbeitenden im Zusammenhang mit der Unterbringung bei Geschäftsreise und beruflich bedingten Auswärtsaufenthalten entstanden sind
- Sonstige Reisekosten: Diese Kosten bezeichnen alle sonstigen erforderlichen Ausgaben für die Durchführung eines beruflichen Auftrags
- Die pauschale Erstattung: Der zu erstattende Betrag errechnet sich anhand der vom Steuergesetz festgelegten Pauschalsätze. Bei dieser Erstattungsart werden pauschale Beräge unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben ausgezahlt
- Erstattung der tatsächlichen Ausgaben: Der Arbeitgeber erstattet alle getätigten Ausgaben der Mitarbeitenden in tatsächlicher Höhe. Die Mitarbeitenden müssen der Reisekostenabrechnung zwingend einen Beleg beilegen, damit das Unternehmen die Rückerstattung vornehmen kann
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Die Lösung von Expensya verwaltet Validierungs-Workflows, automatische Ausgabenrichtlinien, Mehrwertsteuerrückerstattung, die Verwaltung des Verpflegungsmehraufwands oder auch die Integration in Ihre Buchhaltungssysteme. Dank Expensya können Sie sich von Zettelwirtschaft und Papierbelegen verabschieden! Mit der beweiskräftigen digitalen Archivierung können Sie Rechnungen digital und gesetzeskonform speichern.
Die Reisekostenabrechnung wird so Eingabe-frei, papierlos und zu 100 % mobil!
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