Reisekostenabrechnung ohne Zettelwirtschaft!

Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist in Unternehmen oft komplex: schwerfällige Prozesse, ineffiziente oder nicht existente Tools und täglich neue Ausgaben, die verwaltet werden wollen! Unzulängliche Excel-Listen, fehlende Informationen und wahre Belegberge sind nur einige Hindernisse in der Spesenabrechnung. Erfahren Sie wie's anders geht!

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Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung 

Was versteht man unter einer Reisekostenabrechnung?
In einer Reisekostenabrechnung (auch Spesenabrechnung genannt) werden alle Ausgaben gesammelt, die Mitarbeitenden im Rahmen ihrer Berufstätigkeit entstanden sind. Mitarbeitende können von ihrem Unternehmen die Erstattung der Geschäftsausgaben einfordern. Eine Reisekostenabrechnung kann als Papierdokument oder in digitaler Form vorliegen. Zur Kostenerstattung muss die Abrechnung bestimmte Kriterien erfüllen:
  • Ausgaben müssen den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entsprechen
  • Ausgaben müssen im Interesse des Unternehmens und für berufliche Zwecke getätigt werden
  • Eine Ausgabe muss durch einen Beleg bestätigt werden
Was versteht man unter einem Beleg für die Spesenabrechnung?
Der Beleg ist ein zentrales Element im Erstattungsprozess von Reisekostenabrechnungen. Bei diesem handelt es sich um ein Dokument, das die Ausgabenart und die Höhe gezahlter Beträge bestätigt. Belege können als Kassenbon, Rechnung oder Quittung vorliegen. Damit eine Kostenerstattung für getätigte Ausgaben erfolgen kann, muss ein Beleg alle vorgeschriebenen Angaben enthalten:
  • Datum
  • Name des Lieferanten :in
  • Beschreibung der Ausgabe 
  • Angabe des Mehrwertsteuersatzes, sowie des Betrages (sofern für die Ausgabe eine entsprechende Steuer anfällt) 
Das Unternehmen hat die Verpflichtung zu überprüfen, ob alle Ausgaben mit demBeleg nachgewiesen werden können. So können im Falle einer Kontrolle oder eines Audits Steuernachzahlungen und Nachzahlungen bei Sozialabgaben vermieden werden.

Bei einer digitalisierten Reisekostenabrechnung werden Papierbelege überflüssig. Durch den Scan und die GoBD-konformer Speicherung in der Cloud gilt die digitale Form des Belegs als ausreichender Nachweis.
Was muss eine Spesenabrechnung enthalten?
Die Reisekostenabrechnung muss präzise erfasst und sollte möglichst standardisiert ablaufen. Unterschiedliche Ausgabenarten können jeweils ganz unterschiedliche Angaben in der Erfassung erfordern. In einer Spesenabrechnung müssen folgende Angaben aufgeführt werden:
  • Name des Mitarbeitenden
  • Art der Ausgabe
  • Beschreibung der entstandenen Kosten
  • Datum
  • Betrag ohne MwSt. und mit MwSt.
  • Betrag der MwSt.
Welche Ausgabenarten werden in die Reisekostenabrechnung aufgenommen?
Der oder die Mitarbeitende hat die Möglichkeit verschiedene Geschäftsausgaben zu deklarieren. Diese muss bzw. kann der Arbeitgeber:in unter Beachtung der geltenden Erstattungspauschalen erstatten. Demzufolge können verschiedene Ausgabenarten  in die Reisekostenabrechnungen aufgenommen werden:
  • Verpflegungskosten: Diese Kosten beziehen sich hauptsächlich auf Ausgaben und den Mehraufwand im Zusammenhang mit Mahlzeiten und der Verpflegung (Abendessen, Kundenbewirtungen usw.)
  • Transportkosten: Egal ob Flugzeug, Bahn, Bus oder Auto, die Transportkosten sind oft Gegenstand von Erstattungen. Wenn Mitarbeitende den eigenen Wagen für berufliche Zwecke verwenden, werden die Kosten auf Basis der geltenden Pauschalsätze erstattet.
  • Übernachtungskosten: Diese Kosten sind Ausgaben, die Mitarbeitenden im Zusammenhang mit der Unterbringung bei Geschäftsreise und beruflich bedingten Auswärtsaufenthalten entstanden sind
  • Sonstige Reisekosten: Diese Kosten bezeichnen alle sonstigen erforderlichen Ausgaben für die Durchführung eines beruflichen Auftrags
_Reisekostenabrechnung dank Expensya
Wie werden Reisekosten erstattet?
Nachdem eine vollständige und korrekte Spesenabrechnung eingereicht und genehmigt wurde, geht es zur Kostenerstattung. Unternehmen haben zwei Möglichkeiten zur Reisekostenerstattung:
  • Die pauschale Erstattung: Der zu erstattende Betrag errechnet sich anhand der vom Steuergesetz festgelegten Pauschalsätze. Bei dieser Erstattungsart werden pauschale Beräge unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben ausgezahlt
  • Erstattung der tatsächlichen Ausgaben: Der Arbeitgeber erstattet alle getätigten Ausgaben der Mitarbeitenden in tatsächlicher Höhe. Die Mitarbeitenden müssen der Reisekostenabrechnung zwingend einen Beleg beilegen, damit das Unternehmen die Rückerstattung vornehmen kann
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