Reisekostenabrechnung ohne Zettelwirtschaft

Die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist in Unternehmen oft komplex: schwerfällige Prozesse, ineffiziente oder nicht existente Tools und täglich neue Ausgaben, die verwaltet werden wollen! Eine unzulängliche Verwaltung erschwert diesen Prozess zusätzlich. Fehlende Informationen und wahre Belegberge sind ein weiteres Hindernis. Erfahren Sie Wesentliches zur Reisekostenabrechnung!

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Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung 

In einer Reisekostenabrechnung werden alle Ausgaben gesammelt, die einem Mitarbeitenden im Rahmen seiner Berufstätigkeit entstanden sind. Mitarbeitende können von ihrem Arbeitgeber die Erstattung ihrer Geschäftsausgaben einfordern. Eine Reisekostenabrechnung kann als Papierdokument oder in digitaler Form vorliegen. Zur Kostenerstattung muss die Abrechnung  bestimmte Kriterien erfüllen:
  • Ausgaben müssen den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entsprechen
  • Ausgaben müssen im Interesse des Unternehmens und für berufliche Zwecke getätigt werden
  • Eine Ausgabe muss durch einen Beleg bestätigt werden
Der Beleg ist ein zentrales Element im Prozess der Erstattung von Reisekostenabrechnungen. Bei diesem handelt es sich um ein Dokument, das die Ausgabenart und die Höhe gezahlter Beträge bestätigt. Belege können als Kassenbon, Rechnung oder Quittung vorliegen. Damit eine Kostenerstattung für getätigte Ausgaben erfolgen kann, muss ein Beleg alle vorgeschriebenen Angaben enthalten:
  • Datum
  • Name des Lieferanten 
  • Beschreibung der Ausgabe 
  • Angabe des Mehrwertsteuersatzes, sowie des Betrages (sofern für die Ausgabe eine entsprechende Steuer anfällt) 
Das Unternehmen hat die Verpflichtung zu überprüfen, ob alle Ausgaben mit demBeleg nachgewiesen werden können. So können im Falle einer Kontrolle oder eines Audits Steuernachzahlungen und Nachzahlungen bei Sozialabgaben vermieden werden.

Bei einer digitalisierten Reisekostenabrechnung werden Papierbelege überflüssig. Durch den Scan und die GoBD-konformer Speicherung in der Cloud gilt die digitale Form des Belegs als ausreichender Nachweis.
Die Reisekostenabrechnung muss präzise erfasst und sollte möglichst standardisiert ablaufen. Unterschiedliche Ausgabenarten können jeweils ganz unterschiedliche Angaben in der Erfassung erfordern. In einer Reisekostenabrechnung müssen folgende Angaben aufgeführt werden:
  • Name des Mitarbeitenden
  • Art der Ausgabe
  • Beschreibung der entstandenen Kosten
  • Datum
  • Betrag ohne MwSt. und mit MwSt.
  • Betrag der MwSt.
Der Mitarbeitende hat die Möglichkeit verschiedene Geschäftsausgaben zu deklarieren. Diese muss bzw. kann der Arbeitgeber unter Beachtung der geltenden Erstattungspauschalen erstatten. Demzufolge können verschiedene Ausgabenarten  in die Reisekostenabrechnungen aufgenommen werden:
  • Verpflegungskosten: Diese Kosten beziehen sich hauptsächlich auf Ausgaben und den Mehraufwand im Zusammenhang mit Mahlzeiten und der Verpflegung (Abendessen, Kundenbewirtungen usw.)
  • Transportkosten: Egal ob Flugzeug, Bahn, Bus oder Auto, die Transportkosten sind oft Gegenstand von Erstattungen. Wenn der Mitarbeitende seinen eigenen Wagen für berufliche Zwecke verwendet, werden die Kosten auf Basis der geltenden Pauschalsätze erstattet.
  • Übernachtungskosten: Diese Kosten sind Ausgaben, die Mitarbeitenden im Zusammenhang mit der Unterbringung bei Geschäftsreise und beruflich bedingten Auswärtsaufenthalten entstanden sind
  • Sonstige Reisekosten: Diese Kosten bezeichnen alle sonstigen erforderlichen Ausgaben für die Durchführung eines beruflichen Auftrags
_Reisekostenabrechnung dank Expensya
Nachdem eine vollständige und korrekte Reisekostenabrechnung eingereicht und genehmigt wurde, geht es zur Kostenerstattung. Unternehmen haben zwei Möglichkeiten zur Reisekostenerstattung:
  • Die pauschale Erstattung: Der zu erstattende Betrag errechnet sich anhand der vom Steuergesetz festgelegten Pauschalsätze. Bei dieser Erstattungsart werden pauschale Beräge unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben ausgezahlt
  • Erstattung der tatsächlichen Ausgaben: Der Arbeitgeber erstattet alle getätigten Ausgaben der Mitarbeitenden in tatsächlicher Höhe. Die Mitarbeitenden müssen der Reisekostenabrechnung zwingend einen Beleg beilegen, damit das Unternehmen die Rückerstattung vornehmen kann
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