Indemnités Kilométriques

Frais kilométriques : remboursement des indemnités kilométriques par l'employeur

Vous effectuez régulièrement des déplacements professionnels avec votre véhicule personnel ? Oubliez le calcul des frais kilométriques et les barèmes compliqués : avec Expensya tout est automatique, et vos indemnités kilométriques sont gérées simplement !

Les frais kilométriques
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Qu'est-ce que les indemnités kilométriques

Connues sous l’acronyme « IK », ils désignent l’ensemble des sommes versées à un salarié suite à l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Le principe est simple : l’entreprise est dans l’obligation de rembourser tous les frais engagés par le propriétaire du véhicule sous forme d’indemnités kilométriques forfaitaires ou au réel.

Quels frais ne sont pas couverts par le remboursement des frais kilométriques 

Certains frais de déplacement ne sont pas couverts par les indemnités. Ces frais ne concernent pas l’achat ou le fonctionnement du véhicule et peuvent tout à fait faire l’objet d’une note de frais transmises dans le cadre d’un déplacement professionnel :
  • Ticket du parking
  • Péage d’autoroute
  • Habillage de la voiture pour des raisons commerciales
  • Installation de GPS
  • Kit mains libres

Comment bénéficier du remboursement des frais kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques peut être versé à toute personne travaillant dans l’entreprise : dirigeants et salariés, effectuant des déplacements professionnels avec leur véhicule personnel, et ce peu importe leur statut et ancienneté au sein de l’entreprise. Les personnes externes à l’entreprise ne peuvent bénéficier des indemnités kilométriques.
Ainsi, pour que l’indemnité kilométrique soit appliquée, deux conditions doivent être respectées :

  • Le bénéficiaire doit effectuer une activité professionnelle au sein de l’entreprise.
  • Le véhicule utilisé lors du déplacement professionnel doit être personnel (voiture, moto, scooter ou vélomoteur).
Remboursement des frais kilométriques

Calcul frais kilométriques : barème kilométrique 2023

Le barème de calcul des frais kilométriques pour l’année 2023 permet aux collaborateurs utilisant leurs véhicules personnels dans le cadre d’une activité professionnelle de calculer leurs frais kilométriques. 

L’employeur est dans l’obligation de verser des allocations forfaitaires pour indemniser les collaborateurs. Ces allocations peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques. 

Sans plus tarder, découvrez notre calculateur gratuit selon le barème URSSAF 2023 spécialement conçu pour vous aider à calculer rapidement le montant de votre compensation. Il ne vous reste plus qu’à calculer gratuitement le montant de vos frais kilométriques 2023 !  

Important : le calcul des indemnités kilométriques dépend du type de véhicule, de sa puissance fiscale ainsi que des kilomètres parcourus.

Calculez gratuitement vos indemnités kilométriques en 3 clics !

Pour calculer plus simplement le montant de vos frais réels, Expensya met à votre disposition un calculateur gratuit en fonction du barème URSSAF 2023.

Différence de calcul des indemnités kilométriques en fonction du type de véhicule

L’indemnité des frais kilométriques est calculée au moyen d’un barème publié par l’administration fiscale et mise à jour chaque année. Compte tenu de la hausse des prix des carburants, le gouvernement français a revalorisé à hauteur de 10% le barème des frais kilométriques. Ce barème permet à toute personne effectuant un déplacement professionnel de calculer les sommes à déclarer et dépend de trois principaux facteurs :

  • Le type de véhicule (voiture, moto, scooter).
  • Le nombre de kilomètres parcourus par le véhicule dans un cadre professionnel
  • La puissance fiscale du véhicule.

Bon à savoir : les déclarations des frais kilométriques doivent impérativement faire l’objet de justificatifs contenant toutes les informations relatives aux déplacements : date, destination, trajet, motif du déplacement et kilométrage parcouru. À défaut, les frais kilométriques seront soumis à cotisations, conformément à l’administration fiscale.

Calcul des indemnités kilométriques pour les véhicules thermiques 2023

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5 000 km

Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km

Distance (d) au-delà de 20 000 km

3 CV et moins

d x 0,502

(d x 0,3) + 1007

d x 0,35

4 CV

d x 0,575

(d x 0,323) + 1262

d x 0,387

5 CV

d x 0,603

(d x 0,339) + 1320

d x 0,405

6 CV

d x 0,631

(d x 0,355) + 1382

d x 0,425

7 CV et plus

d x 0,661

(d x 0,374) + 1435

d x 0,446

Calcul des frais kilométriques pour les véhicules électriques 2023

Les montants sont majorés de 20% par rapport à ceux appliqués aux véhicules thermiques afin de donner aux collaborateurs une raison de plus pour passer à un véhicule branché

Puissance administrative
(en CV)

Distance jusqu’à
5 000 km

Distance de 5 001 à 20 000 km

Distance supérieure
à 20 000 km

3 CV et moins

d x 0,602

(x 0,360) + 1208

d x 0,420

4 CV

d x 0,690

(d x 0,388) + 1514

d x 0,464

5 CV

d x 0,724

(x 0,407) + 1584

d x 0,486

6 CV

d x 0,757

(d x 0,426) + 1658

d x 0,510

7 CV et plus

d x 0,793

(d x 0,449) + 1722

d x 0,535

Exemple de calcul des frais kilométriques selon le barème 2023

Chaque jour, Alex conduit sa propre voiture pour se rendre à son lieu de travail, couvrant une distance annuelle de 3000 km pour les trajets domicile-travail. En plus de cela, il utilise également sa voiture personnelle pour se déplacer chez ses clients dans le cadre de son travail, parcourant 2000 km par an. Étant donné que sa voiture a une puissance administrative de 5 CV, ses frais kilométriques ont été calculés en utilisant le barème fiscal de 2023. Le montant total s'élève à 3015 €, résultant de l'addition de (3000 + 2000) x 0,603.

Remboursement des frais kilométriques hors voiture

Il est intéressant de savoir que le remboursement des frais kilométriques ne s’applique pas seulement aux voitures personnelles. Plusieurs autres types de transport sont à considérer :

Remboursement des frais kilométriques vélo 2023

Le forfait mobilités durables (FMD) a remplacé officiellement le mécanisme de l’indemnité kilométrique vélo (IKV) le 11 mai 2020. Si le collaborateur se rend au travail à vélo, ce dernier a droit à une indemnité vélo. En 2021, elle était de 0.24€/km et a atteint les 0.27€/km en 2023. 

Le remboursement des frais kilométriques EDPM  

Depuis janvier 2022, les engins de déplacement électrique en possession individuelle seront pris en compte dans le FMD au même titre que le vélo classique ou électrique, et le covoiturage. Cela inclut les trottinettes électriques, les gyropodes, les monoroues et les skates électriques. Le FMD peut servir pour :

  • L’achat du EDPM
  • L’achat des équipements de sécurité comme les casques et les accessoires d’éclairage
  • Les frais d’assurance : de 50 à 150€ en moyenne par an
  • Les frais d’entretien et de réparation

Au cas où aucune dépense n’a été réalisée au cours de l’année, les collaborateurs peuvent toujours bénéficier de l’équivalent d’une indemnité kilométrique forfaitaire.

Les indemnités kilométriques pour le covoiturage 

Le barème kilométrique peut être également utilisé pour évaluer les frais de trajet en covoiturage. Les revenus du covoiturage sont exonérés d'impôt tant qu'ils n'excèdent pas le coût total du trajet. Ces coûts peuvent être évalués à l'aide d'un barème en ajoutant le prix des péages éventuels.

Le gouvernement a annoncé qu'il accorderait une prime de 100 euros aux conducteurs automobiles qui transportent régulièrement des covoitureurs sur le chemin de travail à partir su mois de Janvier 2023

Gérez vos remboursements de frais kilométriques avec Expensya

Pour encore plus de simplicité dans le calcul de vos frais kilométriques, Expensya réinvente la gestion des frais kilométriques en mettant à votre disposition des fonctionnalités innovantes : 

  • Gestion des frais kilométriques selon le nouveau barème de 2023. 
  • Calcul automatique des distances des trajets. 
  • Déclaration des kilomètres parcourus hors Expensya. 
  • Duplication des frais kilométriques récurrents. 
  • Gestion et mise à jour automatique des barèmes des frais kilométriques. 
  • Gestion de plusieurs véhicules avec la possibilité d’attacher la carte grise de chaque véhicule ajouté. 
  • Gérer et affecter des véhicules professionnels aux collaborateurs. 

Vous êtes souvent amené à effectuer des déplacements professionnels avec votre véhicule personnel ? Dites adieu au calcul des frais de déplacement et les barèmes compliqués : avec Expensya tout le process est simplifié, et vos frais kilométriques sont gérés en toute simplicité. Et si vous automatisiez la gestion de vos indemnités kilométriques ? 

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