Vous effectuez régulièrement des déplacements professionnels avec votre véhicule personnel ? Oubliez le calcul des frais kilométriques et les barèmes compliqués : avec Expensya tout est automatique, et vos indemnités kilométriques sont gérées simplement !
Connues sous l’acronyme « IK », ils désignent l’ensemble des sommes versées à un salarié suite à l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Le principe est simple : l’entreprise est dans l’obligation de rembourser tous les frais engagés par le propriétaire du véhicule sous forme d’indemnités kilométriques forfaitaires ou au réel.
Certains frais de déplacement ne sont pas couverts par les indemnités. Ces frais ne concernent pas l’achat ou le fonctionnement du véhicule et peuvent tout à fait faire l’objet d’une note de frais transmises dans le cadre d’un déplacement professionnel :
Le remboursement des frais kilométriques peut être versé à toute personne travaillant dans l’entreprise : dirigeants et salariés, effectuant des déplacements professionnels avec leur véhicule personnel, et ce peu importe leur statut et ancienneté au sein de l’entreprise. Les personnes externes à l’entreprise ne peuvent bénéficier des indemnités kilométriques.
Ainsi, pour que l’indemnité kilométrique soit appliquée, deux conditions doivent être respectées :
Le barème de calcul des frais kilométriques pour l’année 2023 permet aux collaborateurs utilisant leurs véhicules personnels dans le cadre d’une activité professionnelle de calculer leurs frais kilométriques.
L’employeur est dans l’obligation de verser des allocations forfaitaires pour indemniser les collaborateurs. Ces allocations peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.
Sans plus tarder, découvrez notre calculateur gratuit selon le barème URSSAF 2023 spécialement conçu pour vous aider à calculer rapidement le montant de votre compensation. Il ne vous reste plus qu’à calculer gratuitement le montant de vos frais kilométriques 2023 !
Important : le calcul des indemnités kilométriques dépend du type de véhicule, de sa puissance fiscale ainsi que des kilomètres parcourus.
Pour calculer plus simplement le montant de vos frais réels, Expensya met à votre disposition un calculateur gratuit en fonction du barème URSSAF 2023.
L’indemnité des frais kilométriques est calculée au moyen d’un barème publié par l’administration fiscale et mise à jour chaque année. Compte tenu de la hausse des prix des carburants, le gouvernement français a revalorisé à hauteur de 10% le barème des frais kilométriques. Ce barème permet à toute personne effectuant un déplacement professionnel de calculer les sommes à déclarer et dépend de trois principaux facteurs :
Bon à savoir : les déclarations des frais kilométriques doivent impérativement faire l’objet de justificatifs contenant toutes les informations relatives aux déplacements : date, destination, trajet, motif du déplacement et kilométrage parcouru. À défaut, les frais kilométriques seront soumis à cotisations, conformément à l’administration fiscale.
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu'à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
|
3 CV et moins |
d x 0,502 |
(d x 0,3) + 1007 |
d x 0,35 |
|
4 CV |
d x 0,575 |
(d x 0,323) + 1262 |
d x 0,387 |
|
5 CV |
d x 0,603 |
(d x 0,339) + 1320 |
d x 0,405 |
|
6 CV |
d x 0,631 |
(d x 0,355) + 1382 |
d x 0,425 |
|
7 CV et plus |
d x 0,661 |
(d x 0,374) + 1435 |
d x 0,446 |
Les montants sont majorés de 20% par rapport à ceux appliqués aux véhicules thermiques afin de donner aux collaborateurs une raison de plus pour passer à un véhicule branché
| Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu'à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
|
3 CV et moins |
d x 0,602 |
(d x 0,360) + 1208 |
d x 0,420 |
|
4 CV |
d x 0,690 |
(d x 0,388) + 1514 |
d x 0,464 |
|
5 CV |
d x 0,724 |
(d x 0,407) + 1584 |
d x 0,486 |
|
6 CV |
d x 0,757 |
(d x 0,426) + 1658 |
d x 0,510 |
|
7 CV et plus |
d x 0,793 |
(d x 0,449) + 1722 |
d x 0,535 |
Chaque jour, Alex conduit sa propre voiture pour se rendre à son lieu de travail, couvrant une distance annuelle de 3000 km pour les trajets domicile-travail. En plus de cela, il utilise également sa voiture personnelle pour se déplacer chez ses clients dans le cadre de son travail, parcourant 2000 km par an. Étant donné que sa voiture a une puissance administrative de 5 CV, ses frais kilométriques ont été calculés en utilisant le barème fiscal de 2023. Le montant total s'élève à 3015 €, résultant de l'addition de (3000 + 2000) x 0,603.
Il est intéressant de savoir que le remboursement des frais kilométriques ne s’applique pas seulement aux voitures personnelles. Plusieurs autres types de transport sont à considérer :
Le forfait mobilités durables (FMD) a remplacé officiellement le mécanisme de l’indemnité kilométrique vélo (IKV) le 11 mai 2020. Si le collaborateur se rend au travail à vélo, ce dernier a droit à une indemnité vélo. En 2021, elle était de 0.24€/km et a atteint les 0.27€/km en 2023.
Depuis janvier 2022, les engins de déplacement électrique en possession individuelle seront pris en compte dans le FMD au même titre que le vélo classique ou électrique, et le covoiturage. Cela inclut les trottinettes électriques, les gyropodes, les monoroues et les skates électriques. Le FMD peut servir pour :
Au cas où aucune dépense n’a été réalisée au cours de l’année, les collaborateurs peuvent toujours bénéficier de l’équivalent d’une indemnité kilométrique forfaitaire.
Le barème kilométrique peut être également utilisé pour évaluer les frais de trajet en covoiturage. Les revenus du covoiturage sont exonérés d'impôt tant qu'ils n'excèdent pas le coût total du trajet. Ces coûts peuvent être évalués à l'aide d'un barème en ajoutant le prix des péages éventuels.
Le gouvernement a annoncé qu'il accorderait une prime de 100 euros aux conducteurs automobiles qui transportent régulièrement des covoitureurs sur le chemin de travail à partir su mois de Janvier 2023.
Pour encore plus de simplicité dans le calcul de vos frais kilométriques, Expensya réinvente la gestion des frais kilométriques en mettant à votre disposition des fonctionnalités innovantes :
Gestion des frais kilométriques selon le nouveau barème de 2023.
Calcul automatique des distances des trajets.
Déclaration des kilomètres parcourus hors Expensya.
Duplication des frais kilométriques récurrents.
Gestion et mise à jour automatique des barèmes des frais kilométriques.
Gestion de plusieurs véhicules avec la possibilité d’attacher la carte grise de chaque véhicule ajouté.
Gérer et affecter des véhicules professionnels aux collaborateurs.
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