Qu'est ce que les indemnités kilométriques

Connue sous l’acronyme « IK », désigne l’ensemble des sommes versées à un salarié suite à l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Le principe est simple : l’entreprise est dans l’obligation de rembourser tous les frais engagés par le propriétaire du véhicule sous forme d’indemnité kilométrique forfaitaire ou au réel.

Comment bénéficier des indemnités kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques peut être versé à toute personne travaillant dans l’entreprise : dirigeants et salariés, effectuant des déplacements professionnels avec leur véhicule personnel, et ce peu importe leur statut et ancienneté au sein de l’entreprise. Les personnes externes à l’entreprise ne peuvent bénéficier des indemnités kilométriques.

Le barème kilométrique 2022

Publié en Février 2022, le barème de calcul des frais kilométriques pour l’année 2022 permet aux collaborateurs utilisant leurs véhicules personnels dans le cadre d’une activité professionnelle de calculer leurs indemnités kilométriques.

L’employeur est dans l’obligation de verser des allocations forfaitaires pour indemniser les collaborateurs. Ces allocations peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.

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Important : le calcul des indemnités kilométriques dépend du type de véhicule, de sa puissance fiscale ainsi que des kilomètres parcourus.

Différence de calcul des indemnités kilométriques en fonction du type de véhicule

L’indemnité des frais kilométriques est calculée au moyen d’un barème publié par l’administration fiscale et mise à jour chaque année. Compte tenu de la hausse des prix des carburants, le gouvernement français a revalorisé à hauteur de 10% le barème des indemnités kilométriques. Ce barème permet à toute personne effectuant un déplacement professionnel de calculer les sommes à déclarer et dépend de trois principaux facteurs :

• Le type de véhicule (voiture, moto, scooter).
• Le nombre de kilomètres parcourus par le véhicule dans un cadre professionnel.
• La puissance fiscale du véhicule.

Bon à savoir : les déclarations des frais kilométriques doivent impérativement faire l’objet de justificatifs contenant toutes les informations relatives aux déplacements : date, destination, trajet, motif du déplacement et kilométrage parcouru. À défaut, les indemnités kilométriques seront soumises à cotisations, conformément à l’administration fiscale.

Véhicule thermique

Pour l’année 2022, les montants sont majorés de 20% par rapport à ceux appliqués aux véhicules thermiques afin de donner aux collaborateurs une raison de plus pour passer à un véhicule branché

Remboursement des frais kilométriques hors voiture

Il est intéressant de savoir que le remboursement des frais kilométriques ne s’applique pas seulement aux voitures personnelles. Plusieurs autres types de transport sont à considérer :

Les indemnités kilométriques vélo

Le forfait mobilités durables (FMD) a remplacé officiellement le mécanisme de l’indemnité kilométrique vélo (IKV) le 11 mai 2020. Si le collaborateur se rend au travail à vélo, ce dernier à droit à une indemnité vélo. En 2021, elle était de 0.24€/km mais depuis le 1^er Janvier 2022, elle atteint les 0.25€/km !

Les indemnités kilométriques EDPM 

A compter du 1^er janvier 2022, les engins de déplacement électrique en possession individuelle seront pris en compte dans le FMD au même titre que le vélo classique ou électrique, et le covoiturage. Cela inclut les trottinettes électriques, les gyropodes, les monoroues et les skates électriques. Le FMD peut servir pour :

• L’achat du EDPM
• L’achat des équipements de sécurité comme les casques et les accessoires d’éclairage
• Les frais d’assurance : de 50 à 150€ en moyenne par an
• Les frais d’entretien et de réparation

Au cas où aucune dépense n’a été réalisée au cours de l’année, les collaborateurs peuvent toujours bénéficier de l’équivalent d’une indemnité kilométrique forfaitaire.

Les indemnités kilométriques pour le covoiturage

Le barème kilométrique peut également être utilisé pour évaluer les frais de trajet en covoiturage. Les revenus du covoiturage sont exonérés d'impôt tant qu'ils n'excèdent pas le coût total du trajet. Ces coûts peuvent être évalués à l'aide d'un barème en ajoutant le prix des péages éventuels.

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Pour encore plus de simplicité dans le calcul de vos frais kilométriques, Expensya réinvite la gestion des frais kilométriques en mettant à votre disposition des fonctionnalités innovantes :

• Gestion des frais kilométriques selon le nouveau barème de 2022.
• Calcul automatique des distances des trajets.
• Déclaration des kilomètres parcourus hors Expensya.
• Duplication des frais kilométriques récurrents.
• Gestion et mise à jour automatique des barèmes des indemnités kilométriques.
• Gestion de plusieurs véhicules avec la possibilité d’attacher la carte grise de chaque véhicule ajouté.
• Gérer et affecter des véhicules professionnels aux collaborateurs.

Vous êtes souvent amené à effectuer des déplacements professionnels avec votre véhicule personnel ? Dites adieu au calcul des frais kilométriques et les barèmes compliqués : avec Expensya tout le process est simplifié, et vos indemnités kilométriques sont gérées en toute simplicité. Et si vous automatisiez la gestion de vos frais kilométriques ?