Quel type de carte entreprise choisir pour gérer les frais de déplacement ?
La gestion des frais de déplacements est un enjeu de taille pour bon nombre d’entreprises et c’est souvent la partie paiement qui pose problème. Le collaborateur est obligé de régler les frais sur son budget personnel, de demander une avance pour couvrir ses dépenses ou d’emprunter la carte de l’entreprise. Le processus vire souvent au cauchemar, sans oublier qu’il faut impérativement justifier les dépenses engagées. Une carte entreprise, couplée à une solution de gestion des notes de frais, s’avère être le moyen le plus privilégié pour gérer les frais liés aux déplacements professionnels.
La carte entreprise : une alternative innovante pour régler les frais professionnels
Nous assistons à l’émergence de plusieurs alternatives de paiement aussi innovantes les unes que les autres, portées par l’essor des acteurs de l’économie collaborative. Capitalisant sur les besoins massivement exprimés par les voyageurs et les responsables, les cartes de paiement Business, Corporate, virtuelles ou logées ont très vite conquis les utilisateurs et connaissent aujourd’hui un fort développement.
Que ce soit pour les frais de dirigeants ou pour les dépenses quotidiennes des salariés, ces moyens de paiement servent à simplifier le déplacement professionnel, qui était jusque-là réglé par carte personnelle du collaborateur la plupart du temps.
Aujourd’hui, ces modes de paiement aux avantages multiples, simplifient d’une façon considérable la vie des services financier et comptable et libèrent ainsi tous les intervenants. La carte bancaire, synonyme de liberté et de simplicité d’usage, s’interface avec les systèmes d’informations de l’entreprise, simplifie la gestion des dépenses professionnelles et permet d’avoir un contrôle plus strict des frais engagés.
Les types de cartes de paiement des frais professionnels
Pour une gestion optimisée des dépenses professionnelles et des notes de frais, l’utilisation d’une carte entreprise est recommandée. Il existe pléthore de cartes dédiées aux professionnels qui, couplées à une solution intelligente pour la gestion des notes de frais, facilitent les transactions et offrent de nombreux avantages.
La carte corporate
La carte corporate est une carte bancaire habituelle et individuelle principalement utilisée par les PME et les grands comptes, dont les collaborateurs effectuent régulièrement des déplacements professionnels. Cette solution optimise la gestion et le contrôle des frais professionnels.
La carte Business
Plutôt destinée à une cible plus réduite des petites et moyennes entreprises, la carte business est une carte bancaire habituelle et individuelle, idéale pour régler des dépenses professionnelles non fréquentes au sein des TPE.
La carte virtuelle
La carte virtuelle est une carte dématérialisée qui permet de régler toutes les dépenses lors d’un déplacement qui permet d’exercer un contrôle accru – montant et marchands définis en amont – et qui fonctionne via un numéro de carte généré pour effectuer un seul paiement. Cette carte débite directement le compte de l’entreprise, et ne requiert aucune avance de frais de la part du collaborateur.
La carte logée
La carte logée, est également un moyen de paiement dématérialisé au même titre que la carte virtuelle, au fonctionnement on ne peut plus différent. Cette carte est logée chez un prestataire externe comme une agence de voyage ou un SBT, conçue pour toutes les dépenses de réservation des voyages d’affaires, ce qui supprime les avances de frais et centralise la facturation des prestations.
Pourquoi opter pour les cartes de paiement professionnelle ?
Les cartes de paiement professionnelles offrent les moyens d’automatiser toutes les étapes de la gestion des notes de frais et représentent la meilleure option pour améliorer et rationaliser les coûts de votre entreprise. Conçues pour les professionnels qui engagent des dépenses telles que les frais de déplacement, de restauration et repas, d’hébergement ou des frais de carburant, ces cartes leur permettent d’avoir plus d’autonomie et d’éviter d’avancer des frais sur leur budget personnel. Cependant, il est nécessaire de justifier toutes les dépenses engagées dans le cadre de l’exercice de ses fonctions et de conserver les justificatifs de paiement.
La solution Expensya avec l’aide de ses partenaires dans le domaine du paiement offre une gestion nouvelle génération des déplacements professionnels. En effet, il est possible de générer des cartes virtuelles et physiques pour régler l’ensemble des frais professionnels de votre entreprise. De cette manière, les collaborateurs n’auront plus à avancer des frais ni à attendre le remboursement. Ces cartes de paiement permettent aux salariés et aux dirigeants de régler instantanément leurs dépenses lors des déplacements. Cette méthode garantit une automatisation de la gestion des frais du paiement jusqu’à la comptabilité et offre un accès en temps réel aux dépenses des collaborateurs pour optimiser ce processus.
Avec les cartes de paiement Expensya, entrez dans l’ère du Smart Spend: Les cartes vous font gagner du temps sur vos processus comptables tout en contrôlant votre budget en temps réeel: Définissez des budgets pour vos équipes, choisissez les plafonds, les jours et heures d’utilisation et les catégories de dépenses autorisées. Les cartes sont connectées à votre application Expensya, plus de mauvaises surprises! Tout est suivi en temps réel. Votre temps est précieux, nous l’optimisons.
