Prise en charge des frais professionnels par l’employeur en 2023

Qu’est-ce qu’un frais professionnel ?

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le collaborateur pour accomplir une mission dans le cadre de sa profession. À ne pas confondre avec les frais d’entreprise qui concernent essentiellement les dépenses relevant de l’activité de l’entreprise, et qui ne sont en aucun cas liés à l’exercice de la profession d’un collaborateur. Ces frais, souvent avancés par le collaborateur sont remboursés par l’entreprise sous présentation d’un justificatif de dépenses.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document papier qui regroupe l’ensemble des dépenses engagées d’un collaborateur pour le compte de son entreprise. La note de frais est la preuve que le paiement a été effectué et permet au salarié de se faire rembourser les frais engagés. Avec la digitalisation des entreprises, les notes de frais sont aujourd’hui numérisées, et grâce à des logiciels dédiés, il est possible de créer deux types de notes de frais :

• La note de frais classique : le salarié doit tout simplement renseigner le type de la dépense ainsi que les montants.
• La note de frais kilométrique : dans ce cas, le collaborateur doit indiquer les étapes de son itinéraire dans une application dédiée et les frais de déplacement seront automatiquement calculés.

Lire aussi | 10 règles d’or à suivre pour gérer ses notes de frais en 2023

Frais professionnels : que dit la loi ?

Pour qu’une dépense soit considérée en tant que frais professionnels, cette dernière doit répondre à 3 principaux critères :

• La dépense doit être engagée dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié.
• La dépense doit être datée et attachée à une période imposable.
• La dépense doit être accompagnée d’un justificatif, pièce maîtresse dans la procédure de remboursement.

Quels sont les frais pris en charge par l’entreprise ?

L’employeur est dans l’obligation de rembourser le montant total des notes de frais de ses collaborateurs et est tenu de respecter les barèmes imposés par l’Urssaf. Dans ce contexte, plusieurs types de frais sont remboursables par l’entreprise :

• Les frais de repas
• Les frais de transport
• Les frais d’hébergement et de logement (mobilité)
• Autres frais : les coûts de télétravail, fournitures de bureaux, documentation, etc…

Prise en charge des frais de repas par l’employeur

la nature de ces dépenses désigne principalement les repas et les restaurants.

Il est possible d’exonérer de cotisations le remboursement des frais de repas pour un salarié dans les situations suivantes : lorsqu’il est en déplacement professionnel ou sur un chantier, ou lorsqu’il est contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail. Les frais professionnels associés aux repas peuvent être indemnisés sous forme d’allocations forfaitaires ou en prenant en compte les dépenses réellement engagées par l’employé.

Les frais de transport

Frais de transport public : quelle obligation pour l’entreprise ?

Lorsque les salariés souscrivent des titres d’abonnement pour utiliser les transports publics pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail, l’employeur est tenu de prendre en charge la moitié du coût total. Cela s’applique même si plusieurs abonnements sont nécessaires pour effectuer le trajet complet, par exemple pour un trajet combinant train et bus. Les services publics de location de vélos sont également inclus dans cette obligation.

Utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles : quelle prise en charge ?

Si un salarié doit utiliser son propre véhicule pour des raisons professionnelles, l’employeur peut verser une indemnité forfaitaire kilométrique qui est exemptée de cotisations et contributions sociales, sous réserve que les limites fixées par les barèmes kilométriques annuels publiés par l’administration fiscale ne soient pas dépassées. Ces barèmes varient en fonction de la puissance du véhicule (de 3 CV et moins à 7 CV et plus) et du nombre de kilomètres parcourus.

Si le salarié utilise un véhicule électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20%.

Frais de parking : que doit rembourser l’employeur ?

Il est possible d’exclure les frais de stationnement des salariés de la base de calcul des cotisations si ces derniers utilisent leur véhicule personnel pour se rendre au travail en raison de contraintes liées à leur emploi du temps ou à la localisation de leur domicile, telles que la scolarité de leurs enfants, plutôt que pour des raisons personnelles. Pour cela, les salariés doivent présenter des justificatifs appropriés et utiliser le tarif le plus économique disponible, comme un abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel.

Lire aussi | Indemnité de grand déplacement  

Frais d’hébergement et de logement (mobilité professionnelle)

Les frais de mobilité professionnelle font référence aux dépenses engagées par un salarié lorsqu’il doit changer de lieu de travail ou de résidence pour des raisons professionnelles.

l’Urssaf a établi des critères afin de gérer les cas où un remboursement est autorisé. La distance entre l’ancien domicile de l’employé et son nouveau lieu de travail doit être d’au moins 50 kilomètres, ce qui implique un temps de trajet aller-retour d’au moins 1h30. Toutefois, la condition de distance peut être levée si le temps de trajet aller est d’au moins 1h30.

Frais de télétravail pris en charge par l’employeur

Les dépenses engagées par le collaborateur dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels : coûts des équipement, charges d’électricité, eau, frais d’internet, etc…

L’indemnité forfaitaire octroyée par l’employeur sera exonérée de charges sociales et fiscales dans la limite de 10,40 € par jour de télétravail par semaine. Si une indemnité forfaitaire est prévue par jour de travail à distance, elle sera de 2,60 € par jour, dans la limite de 57,20 € par mois.

Important : toutes les dépenses engagées ne sont pas forcément des frais professionnels remboursables par l’employeur.

Lire aussi | Tout savoir sur les frais de déplacements professionnels

Frais professionnels : quelles sont les modalités de remboursement ?

L’entreprise dispose de deux modalités de remboursement :

• Le remboursement au réel
• Remboursement au forfait

Remboursement au réel

L’employeur rembourse les frais qui sont réellement engagés par le collaborateur. Pour cette raison, les salariés se doivent de soumettre leurs notes de frais munis de justificatifs (facture, ticket de caisse…) pour procéder au remboursement. Chaque demande de remboursement doit être conforme à la politique de dépense de l’entreprise. De manière générale, ce mode de remboursement est le plus utilisé.

Remboursement au forfait

L’employeur fournit aux collaborateurs un montant fixé par l’Urssaf qui doit couvrir les dépenses à engager. Dans ce cas, les salariés n’ont pas à justifier leurs dépenses et tous les frais qui dépasseront le forfait ne feront l’objet d’aucun remboursement. Ce mode de remboursement est une solution simple pour l’entreprise comme pour le salarié : aucun justificatif n’est obligatoire et aucune procédure interne n’est nécessaire pour se faire rembourser.

Comment mettre fin à la gestion fastidieuse ?

Contrôler, valider et rembourser les notes de frais des collaborateurs peut être une tâche fastidieuse et chronophage pour l’entreprise. Aujourd’hui, digitaliser les notes de frais devient une nécessité. La solution ? Avoir recours à un logiciel de gestion des notes de frais pour dématérialiser tout le processus, l’automatiser et accélérer le traitement.

C’est dans ce contexte que notre solution intelligente Expensya, grâce à l’automatisation et aux dernières avancées technologiques telles que le Machine Learning, l’intelligence artificielle ou le Cloud, permet de faciliter le quotidien de milliers de collaborateurs dans leur gestion des frais professionnels. Expensya vous offre la possibilité de paramétrer la solution en fonction de vos besoins spécifiques et de votre activité tout en garantissant une gestion des notes de frais simplifiée et optimisée.