La carte affaires pour simplifier la gestion des frais professionnels en entreprise
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, les collaborateurs utilisaient leurs cartes bancaires personnelles pour réaliser des dépenses dans le cadre de leur travail. Mais cette tendance n’était pas pratique pour les employés et les entreprises : manque de visibilité sur les dépenses et procédures de remboursement assez délicates et lentes.
Il existe désormais une pratique assez courante et efficace : la solution de paiement moderne connue sous les appellations « carte affaires » ou « carte business ».
Qu’est-ce que c’est ? Quels sont les avantages de son utilisation ? C’est ce que notre équipe rédaction va vous dévoiler à travers cet article !
Qu’est-ce qu’une carte affaires ?
De plus en plus adoptée par les entreprises, la carte affaires, appelée également carte business, est un moyen de paiement moderne qui permet d’optimiser la gestion des frais professionnels et de simplifier la comptabilité des entreprises.
Essentiellement utilisée par les collaborateurs et dirigeants, la carte affaires favorise l’optimisation et le contrôle des dépenses effectuées dans le cadre d’un voyage professionnel au nom de l’entreprise.
Liée directement au compte de l’entreprise, la carte affaire professionnelle a pour but de régler de manière automatique tous les frais de l’entreprise. Mais comment fonctionne-t-elle ?
Fonctionnement de la carte affaires
Particulièrement conçue pour les entreprises qui possèdent des collaborateurs qui effectuent un grand nombre de déplacements professionnels, la carte affaires repose sur un mode de fonctionnement simple et efficace.
Ainsi, les employés qui disposent de la carte affaire entreprise s’en servent essentiellement pour effectuer des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle.
La carte business est généralement gérée par les directeurs administratifs et financiers (DAF) et/ou par les dirigeants de l’entreprise. Ces derniers établissent les contrats de cartes affaires avec leurs partenaires bancaires. En effet, liée au compte de l’entreprise, la carte business possède un plafond de consommation fixé par l’employeur.
De cette manière, les employés n’ont à se soucier de rien et peuvent réaliser et régler de façon efficace toutes leurs dépenses professionnelles.
Grâce à la carte affaire, vos voyages d’affaires deviennent alors plus faciles à gérer et à planifier. Régler les notes de restaurants, les réservations d’hôtel ou encore les déplacements devient plus simple !
C’est le moyen de paiement le plus pratique pour les entreprises et leurs employés.
Par conséquent, la carte affaires présente de nombreux avantages pour les entreprises qui l’adoptent. Mais lesquels ?
Les avantages de gérer ses frais professionnels avec la carte affaires
The business card provides various advantages for businesses and employees .
Les avantages de la carte affaire pour l’entreprise
En adoptant la carte affaires, l’entreprise dispose d’un meilleur suivi et contrôle des coûts de déplacements de ses collaborateurs. De plus, l’employeur sera tenu informé en temps réel des dépenses engagées via ce moyen de paiement moderne. De cette manière, une meilleure maîtrise des opérations effectuées par les collaborateurs sera notée.
En adoptant une solution de paiement moderne, l’entreprise peut ainsi mettre en place une politique de voyages et de dépenses basée sur des « passages obligés » chez des fournisseurs attitrés.
Grâce à la carte affaires, vous pourrez donc :
- Simplifier le suivi des dépenses et leur rapprochement comptable
- Sécuriser les transactions de vos collaborateurs
- Automatiser au maximum le processus de gestion des notes de frais
- Consacrer un minimum de temps à la gestion des frais professionnels
- Réaliser des économies
En d’autres termes : les services apportés par la carte business sont intégrés au système d’information de votre entreprise. Les procédures de dépenses classiques sont alors automatisées et simplifiées !
Très innovante et bénéficiant des dispositifs de sécurité les plus modernes, la carte affaires reste donc un moyen de paiement révolutionnaire pour les entreprises.
Lire aussi | Les avantages de payer ses frais professionnels par carte d’entreprise
Les avantages de la carte affaire professionnelle pour le collaborateur
Pour les salariés titulaires de la carte business, ils pourront ainsi profiter du système de paiement mondial lors de leurs déplacements professionnels et pourront voyager en toute sécurité grâce aux nombreuses assurances qui leur seront proposées par les banques partenaires. A titre d’exemple, American Express assure avec la carte business Platinum, un remboursement sous 48h des achats effectués frauduleusement ou encore une garantie véhicules de location qui offre une protection complète en cas de vol ou de dommages.
Bon à savoir : quel que soit l’opérateur de la carte business (Visa, MasterCard ou American Express), celui-ci collabore en partenariat avec la banque détentrice du compte de l’entreprise pour émettre la carte, la configurer et également pour la synthèse des données. En effet, un relevé mensuel des dépenses est envoyé au détenteur de la carte, au directeur administratif et financier de l’entreprise ainsi qu’au dirigeant. De cette façon, il sera possible de connaître le montant des dépenses et d’effectuer un suivi régulier des frais professionnels.
« Il est possible de verrouiller l’utilisation de la carte affaires et de ne la faire accepter que chez certains fournisseurs » – François Rassart, directeur Europe des solutions de paiement commerciales chez MasterCard.
Qui dit frais de déplacements professionnels dit gestion de notes de frais. Se munir d’une solution digitalisée devient alors indispensable pour optimiser ce processus et assurer un meilleur suivi de l’ensemble des dépenses professionnelles de vos employés
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