10 règles à suivre pour gérer ses notes de frais en 2023
La gestion des notes de frais représente un enjeu majeur pour votre entreprise, plus particulièrement lorsque les effectifs de vos collaborateurs augmentent, ainsi que les déplacements professionnels. Tout peut rapidement virer au cauchemar, essentiellement lorsque le processus n’est pas correctement organisé et géré par votre organisme. Quelles sont les règles à suivre pour bien gérer ses notes de frais en 2023 ?
Afin que tout se passe dans les meilleures conditions possibles, certaines actions doivent être mises en place, respectées et diffusées au sein de votre entreprise pour une meilleure gestion des notes de frais. De cette manière, les problèmes de gestion ainsi que les tensions seront évités.
Pour ces différentes raisons, notre équipe de rédaction s’est penchée sur le sujet et a dressé une liste de 10 règles d’or à suivre pour une gestion simplifiée des notes de frais en 2023. Découvrez-les !
1
Anticiper les frais
L’anticipation des frais fait partie des différentes règles à suivre pour bien gérer ses notes de frais en 2020.
En effet, il est important pour une entreprise de veiller à anticiper les frais. Lorsque vos collaborateurs effectuent des déplacements professionnels de longue durée ou organisent de multiples repas d’affaires avec des clients ou prospects, il devient primordial d’anticiper et de prévoir les frais à engager pour ce type de dépenses.
De cette manière, vous serez certains d’avoir les ressources nécessaires pour mener à bien les différentes missions professionnelles et surtout pour éviter toute mauvaise surprise.
Important : dans le cas où les frais s’avèrent être plus importants que prévu, les collaborateurs peuvent demander une avance sur frais professionnels qui leur permettra de couvrir une partie ou la totalité des dépenses et ainsi éviter de puiser sur leurs ressources personnelles.
2
Fixer un plafond pour chaque type de dépenses
Pour une gestion optimale des notes de frais, il est nécessaire pour l’entreprise de définir une limite pour chaque type de dépenses : frais de repas, transports, hébergement etc. Cette règle s’applique également pour les entreprises françaises ayant des filiales à l’étranger, et favorisera ainsi un meilleur suivi et contrôle de toutes les dépenses engagées par les employés.
Nul besoin de rappeler que la note de frais doit obligatoirement respecter les limites d’indemnisation imposées par l’Urssaf pour qu’elle soit validée par l’entreprise : les dépenses effectuées doivent être engagées dans le cadre de la mission et doivent répondre aux besoins de l’entreprise. Dans le cas inverse, l’administration fiscale peut la requalifier comme un avantage en nature.
Lire aussi | Urssaf et notes de frais : les erreurs passibles de redressement
3
Sensibiliser les nouvelles recrues
Une bonne gestion des notes de frais ne se limite pas seulement à la mise en place de tout un processus agile mais aussi à la sensibilisation des nouvelles recrues. Comment ? L’entreprise se doit de contrôler systématiquement les frais engagés des nouveaux collaborateurs mais surtout de les former, dès leur arrivée, aux fondamentaux de la gestion des notes de frais pour leur inculquer de bonnes habitudes.
Sensibilisez-les à la politique de dépense de l’entreprise et à l’importance d’une bonne gestion des notes de frais !
4
Respecter les délais de remboursements
L’employeur est dans l’obligation de rembourser tous les frais de déplacements des collaborateurs réalisés dans le cadre de leur activité professionnelle. Selon la loi, ce dernier dispose d’un délai de 5 ans pour rembourser les employés mais l’entreprise applique souvent des délais plus courts.
Lire aussi | Quelle politique à adopter pour le remboursement des notes de frais ?
Nous conseillons aux employés de transmettre leur demande de remboursement dès leur retour de mission afin d’accélérer tout le processus. En effet, la procédure de remboursement des notes de frais n’est pas évidente à traiter au jour le jour, particulièrement dans le cas où le traitement des notes de frais se fait de manière manuelle, sans avoir recours à une solution dédiée.
Important : pour se faire rembourser, les employés doivent être munis d’un justificatif ou d’une facture contenant tous les détails de la dépense pour permettre à l’équipe financière de procéder au remboursement.
5
Définir une politique de dépense claire et précise
Pour faciliter la gestion des notes de frais, définir une politique de dépense claire et précise devient primordial. Même si certaines règles sont dictées par l’Urssaf, l’entreprise peut également en fixer. Ce procédé permet de mieux contrôler, clarifier et fluidifier tout le processus de gestion des dépenses de l’organisme.
Le document spécifiant toute la politique de dépense de votre entreprise doit être détaillé et contenir toutes les informations nécessaires et utiles à l’employé. Voici quelques exemples d’éléments à fournir :
• Déterminer les différents types de dépenses qui seront remboursées
• Fixer des limites pour chaque type de dépenses
• Définir un délai de remboursement raisonnable
• Lister les renseignements obligatoires à fournir pour justifier une dépense
• Vérifier le cadre légal : prendre connaissance des lois en vigueur pour le secteur d’activité de votre entreprise
La politique de dépenses structure votre organisation et peut inclure un grand nombre d’éléments qui doivent être clairs et compréhensibles pour les collaborateurs. En cas d’absence d’une politique de dépenses, d’importantes erreurs et anomalies peuvent surgir et impacter tout le processus de gestion des notes de frais.
6
Éviter la fraude aux notes de frais
L’une des règles d’or à suivre pour une bonne gestion des notes de frais est d’éviter la fraude aux notes de frais. En effet, cette pratique est monnaie courante dans les entreprises et représente un cauchemar pour ces dernières. La fraude engendre des coûts cachés pour l’entreprise et peut aboutir à des risques de redressement fiscal.
Lire aussi | Quand notes de frais rime avec fraude
Afin d’éviter toute tentative de fraude, l’entreprise se doit de mettre en place tout un dispositif de vérification et de contrôle des notes de frais. Les logiciels représentent un moyen efficace et bénéfique pour détecter toutes fraudes éventuelles, et plus particulièrement pour les empêcher.
7
Auditer régulièrement les notes de frais
Lorsque l’entreprise utilise une solution de gestion des notes de frais qui facilite le suivi et le contrôle des dépenses, avoir recours à des audits réguliers facilite l’identification des postes les plus élevés et la détection des dépenses jugées anormales.
Pourquoi effectuer un audit interne des notes de frais ? La réponse peut paraître évidente mais cette pratique permet à l’entreprise d’examiner tout le processus de gestion des notes de frais, de repérer et de limiter les dérives, mais également de gagner en temps et en argent. L’audit permet également de réduire les conflits internes ainsi que les risques de fraude sur les dépenses professionnelles des collaborateurs.
L’audit doit être effectué en amont, dès que les notes de frais sont présentées par les employés. Les éléments à contrôler peuvent concerner la conformité du justificatif à la réglementation en vigueur, l’engagement de la dépense dans l’intérêt de l’entreprise, ou encore le dépassement de budget éventuel.
8
Collecter les justificatifs des notes de frais
Nul besoin de vous rappeler que les justificatifs d’achats sont indispensables pour rembourser une dépense professionnelle engagée. Lors de vos déplacements professionnels, veillez à bien les conserver et à vous assurer que tous les détails de la dépense figurent sur le document. Dans le cas inverse, l’entreprise pourra refuser le remboursement de vos notes de frais.
Si la dépense du collaborateur n’est pas justifiée et que l’entreprise décide tout de même de rembourser la note de frais, celle-ci s’expose à des risques et à des sanctions en cas de contrôle fiscal.
Bon à savoir : depuis l’arrêté de Mars 2017, l’Urssaf approuve désormais la dématérialisation des justificatifs de notes de frais. Les justificatifs papier peuvent ainsi être conservés en version numérique grâce à l’archivage à valeur probante. A noter qu’il est important de respecter ces règles et que les salariés devront toujours être munis d’une facture pour justifier une dépense engagée.
9
Fournir un moyen de paiement adapté
Afin de simplifier davantage tout le processus de gestion des notes de frais, l’entreprise peut fournir à ses collaborateurs un moyen de paiement adapté. Mais quels sont les avantages de cette pratique ?
• Pour l’entreprise : selon le mode de paiement choisi, un plafond à ne pas dépasser pourra être défini
• Pour l’employé : le paiement des différents achats sera fait directement depuis le compte de l’entreprise ce qui lui évitera d’avancer les frais
• Pour les deux entités : un gain de temps considérable sera noté car aucun remboursement ne sera réalisé
Opter pour une carte de paiement moderne devient alors nécessaire pour l’entreprise pour optimiser la gestion des notes de frais.
Lire aussi | La carte affaires pour simplifier la gestion des frais professionnels
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Adopter une solution de gestion des notes de frais
Les 9 précédentes règles citées ne peuvent se compléter sans l’adoption d’un logiciel de gestion des notes de frais.
Vous l’aurez compris, la mise en place d’une solution dédiée est indispensable pour centraliser et accélérer les traitements des notes de frais. Tout le processus de validation est également simplifié : grâce à un workflow de validation, le N+1 est informé en temps réel des nouvelles demandes de remboursement des notes de frais. Ainsi, le manager pourra soit refuser ou valider la note rapidement. L’employé quant à lui pourra consulter en temps réel l’état de sa note, suivre les validations et les remboursements.
S’équiper d’un logiciel de gestion des notes de frais pour faciliter et optimiser tout le processus est aujourd’hui une réalité.
C’est dans ce cadre que notre solution intelligente Expensya permet d’automatiser tout le processus, et ce du reçu jusqu’à son intégration en comptabilité. Pour ce faire, nous intégrons les dernières avancées technologiques telles que le Machine Learning, l’intelligence artificielle ou le Cloud pour mettre au point un logiciel performant avec des fonctionnalités innovantes qui faciliteront le quotidien de vos employés. Dites aurevoir à la paperasse inutile et aux tâches récurrentes grâce à l’automatisation !
