Viseo adopte la solution Expensya pour la gestion des notes de frais !

Avant l’adoption d’Expensya, la filiale Française Viseo avait recourt à un outil interne pour la gestion des notes de frais.

Le processus était long et occasionnait une perte de temps considérable.

L’outil en question n’était pas doté d’une reconnaissance intelligente comme Expensya et la contrainte relative à la refacturation des frais était présente.

Ce processus était loin d’être pratique, mobilisait beaucoup de ressources et impactait négativement la productivité de tous les intervenants dans la gestion des notes de frais.

Viseo cherchait un partenaire qui soit d’une part, capable de les aider à optimiser leurs processus de gestion, et d’autre part, capable de faire évoluer sa plateforme pour qu’elle corresponde aux besoins d’aujourd’hui et aux besoins de demain.

« La solution Expensya propose un nombre de fonctionnalités enrichies que nous n’avions pas trouvées chez les grands éditeurs de solutions de ce marché ! » – Eric Perrier, Directeur Général Viseo

Expensya révolutionne la gestion des notes de frais de Viseo :

Aujourd’hui, les collaborateurs de Viseo sont tous équipés de la solution Expensya pour la gestion de leurs notes de frais.

Avec son application mobile, Expensya a su séduire toutes les équipes de Viseo.

Ergonomique, l’application est simple à utiliser et permet de gérer facilement les dépenses tout en libérant les collaborateurs de la saisie manuelle grâce à la reconnaissance intelligente.

Cette dernière, basée sur la technologie OCR+ d’Expensya, permet de détecter des données de niveau 3, comme la taxe de séjour sur les factures d’hôtel, chose qui n’était pas possible chez les concurrents.

« C’est très agréable de travailler avec Expensya. C’est une solution qu’on peut adapter et paramétrer en fonction de nos besoins. La solution couvre aujourd’hui quasiment toutes les attentes de notre organisation. » – Delphine Bride, Consultante chez Viseo

Un gain de temps considérable dans la gestion des notes de frais :

Selon Eric Perrier, notre solution a permis de réduire le délais de collecte d’informations et de traitement de données par la direction financière. Ce gain a également permis de réduire les délais de remboursement des notes de frais auprès des collaborateurs et des sous-traitants de Viseo.

« Je passe environ 30 minutes par mois pour gérer mes notes de frais, au lieu de 2h30 auparavant. » – Delphine Bride, Consultante chez Viseo

Les comptables sont également réjouit de cette acquisition et ont le sourire en traitant les notes de frais !

Ces derniers ont configurés des plafonds de dépenses et des outils de contrôle agiles leur permettant ainsi de gagner un temps remarquable car ce processus automatise une partie importante de leur audit.

N’hésitez pas à consulter notre article sur les raisons d’automatiser la gestion des notes de frais

Fini l’archivage physique !

Tous les intervenants dans le processus de gestion des notes de frais se sont libérés du processus « papier ».

La comptabilité procède à présent au remboursement en se basant seulement sur les justificatifs dématérialisés, stockés dans le Cloud de la solution Expensya et au service de l’archivage numérique à valeur égale.

Les équipes n’ont donc plus besoin de produire en fin de mois des documents papier et la direction financière n’a plus besoin de stocker ou d’archiver physiquement l’ensemble des documents.

En effet, dès l’instant où le reçu est scanné, il est automatiquement intégré dans la plateforme Expensya et garde également sa valeur égale en cas de contrôle URSSAF, de contrôle fiscal ou même pour nos contrôles internes.

Découvrez le reste des témoignages client ici et n’hésitez pas à essayer gratuitement notre solution pendant 30 jours et sans engagement !

À propos de Viseo :

Viseo est une entreprise de services numériques créée il y a 18 ans et qui compte aujourd’hui 1400 collaborateurs répartis sur les cinq continents. Le groupe affiche une forte croissance depuis sa création et fournit un accompagnement global aux entreprises dans la mise en oeuvre opérationnelle de leur plan de transformation stratégique et ce, du conseil aux opérations.