Remboursement des transports en commun par l’employeur : que dit la loi ?

L’utilisation des transports en commun est, pour de nombreux employés en France, une pratique indispensable pour atteindre leur lieu de travail facilement et rapidement. En effet, en 2018, selon Statista, 14% des Français utilisaient les transports en commun quotidiennement. Cela peut donc induire des frais d’abonnement qui, mis bout à bout, représentent des montants conséquents et influent sur le pouvoir d’achat des dits employés. Depuis plusieurs années heureusement, la prise en charge de tout ou partie de l’abonnement aux transports en commun des employés par leur employeur est obligatoire. Cela prévaut pour les trajets entre la résidence habituelle et le lieu de travail de l’employé. La résidence habituelle correspond au lieu où le salarié réside durant ses jours travaillés.

Conditions générales et obligation légale

Depuis le 1er janvier 2009, les employeurs sont dans l’obligation de rembourser à hauteur de 50% les abonnements de transport de leurs employés, dans la mesure où ceux-ci les utilisent pour effectuer leurs trajets domicile-travail. Ce décret est applicable pour toutes les entreprises de plus de 11 employés. Cela concerne tous les transports en commun pouvant être utilisés à ce but (métro, bus, train, etc.). Cette mesure permet d’encourager l’utilisation des transports en commun au lieu des transports privés comme la voiture par exemple. Elle permet également de soulager les employés financièrement dans leurs dépenses mensuelles. La prise en charge de ce taux par l’employeur se base sur un tarif en seconde classe ainsi que sur le trajet le plus court entre la résidence et le lieu de travail de l’employé. Si l’employeur le souhaite, il peut choisir de rembourser plus que 50%, voir la totalité, du titre de transport de ses employés.

Plusieurs abonnements pour différents transports peuvent être concernés, et l’obligation de financement reste valable, si le trajet entre la résidence et le travail de l’employé ne peut pas se faire d’une autre façon.

L’employeur peut néanmoins refuser le financement des frais de transport si l’employé reçoit déjà des indemnités pour ses déplacements entre sa résidence et son lieu de travail d’un montant supérieur ou égal au taux de 50%.

Par ailleurs, il est important de noter que seuls les abonnements sont pris en charge. En effet, les titres de transport à utilisation unique ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement à hauteur de 50%.

Processus de remboursement des frais de transport des employés

Pour bénéficier d’un remboursement de 50% des frais d’abonnement de transport, les employés devront fournir à leur employeur leur titre de transport ou un justificatif de paiement de celui-ci. Dans le cas où l’employé n’est pas en mesure de fournir un justificatif, une déclaration sur l’honneur pourra suffire pour procéder au remboursement.

L’employeur devra par la suite prendre en charge le remboursement des employés dans les plus brefs délais, et avant la fin du mois en cours de validité du titre de transport. Les abonnements annuels sont remboursés mensuellement, peu importe la fréquence de paiement choisie par l’employé, en fonction du montant de la valeur totale pour l’année. Le montant remboursé doit apparaître sur la fiche de paie des employés et est exonéré d’impôt sur le revenu.

Par ailleurs, l’employeur devra prévenir ses employés au moins un mois à l’avance, en cas d’un changement de politique de remboursement des frais de transports.

Cas du secteur public

Le décret du 21 aout 2023 augmente le taux de prise en charge des frais des titres d’abonnement aux transports en commun pour les salariés du secteur public à 75% au lieu de 50%. Cette augmentation est entrée en vigueur le 1er septembre 2023 pour tous les trajets des agents publics entre leur résidence et leur lieu de travail.

Exonération sociale pour l’entreprise

Le financement obligatoire à hauteur de 50% pour le privé et 75% pour le secteur public des frais d’abonnement aux transports en commun par l’employeur est exonéré de cotisations et contributions sociales.

Cette prise en charge obligatoire des transports en commun est cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite de 800€ par an et par salarié (600€ en 2021).

Situations particulières

Les salariés travaillant à temps partiel mais effectuant au moins la moitié de la durée légale hebdomadaire (35 heures) sont aussi éligibles au remboursement à hauteur de 50% de leur titre de transport. Lorsque le temps partiel représente un nombre d’heures inférieur, alors la prise en charge par l’employeur sera calculée au prorata des heures travaillées.

Expensya simplifie les remboursements des frais de transports

Expensya, solution de gestion des dépenses professionnelles, facilite les processus de remboursements des abonnements aux transports de vos employés. Ceux-ci peuvent directement rentrer leur justificatif de paiement dans l’interface familière du logiciel, créant ainsi automatiquement une nouvelle dépense à soumettre avec toutes les informations nécessaires. Les managers n’ont ensuite plus qu’à valider la dépense pour que celle-ci soit envoyée à la comptabilité avant remboursement. C’est simple, pratique, et cela fonctionne, tout simplement.

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