Remboursement des trajets domicile-travail : quelles options pour les employés ?
Les trajets domicile-travail peuvent rapidement représenter un budget conséquent pour les employés, de par leur récurrence et leur durée. Il existe heureusement des politiques de remboursement de ces frais mises en place par le gouvernement et appliquées par les entreprises. Le remboursement dépendra du mode de transport utilisé, ainsi que de sa fréquence.
Les modes de transport concernés sont les transports en commun, les transports dits “durables” comme le vélo ou la trottinette électrique, et la voiture. Le gouvernement a instauré des politiques de remboursement pour inciter les employés français à utiliser plus de moyens de transports durables et moins polluants.
Ces frais de transports étant subventionnés en partie par l’employeur, ils représentent des frais professionnels qui doivent être traités. Une solution de gestion des dépenses professionnelles comme Expensya est donc particulièrement utile pour faciliter les processus et entériner les remboursements pour les employés en réduisant les coûts pour l’entreprise.
Prise en charge obligatoire des frais du trajet domicile-travail par l’employeur
En tant qu’employeur, il existe une obligation de subvention d’une partie du prix des déplacements domicile-travail des salariés. Retrouvez les différents cas ci-dessous.
En France, tous les employeurs, qu’ils soient du secteur privé ou public, sont dans l’obligation de payer une partie des abonnements souscrits par les salariés pour leurs déplacements entre leur lieu de résidence et leur lieu de travail. Ces abonnements doivent être souscrits auprès de sociétés de transports publics, comme la RATP à Paris par exemple. Cette obligation cherche à encourager les salariés à utiliser des moyens de transports publics et donc moins polluants.
Les entreprises doivent subventionner au minimum 50% du prix de l’abonnement en question. Depuis le 16 aout 2022, le seuil de subvention d’un abonnement aux transports publics est relevé à 75%, ce qui signifie que les entreprises qui le souhaitent peuvent décider de financer leurs employés jusqu’à cette limite. Pour être éligibles à ce remboursement à hauteur de 50%, les employés doivent travailler au moins la moitié de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire. Sinon, la prise en charge est calculée au prorata des heures de travail.
Les titres de transport unitaires ne sont, quant à eux, pas remboursables par l’employeur.
Pour recevoir remboursement, les salariés doivent présenter un justificatif d’abonnement. Un logiciel de gestion des dépenses peut donc s’avérer très utile dans cette situation pour faciliter la transmission de justificatifs.
Les employeurs sont également soumis à l’obligation de financement des trajets travail-domicile lorsque les employés souscrivent un abonnement pour un service public de location de vélos (comme vélib’ à Paris ou vélo’v à Lyon par exemple). Cette participation s’élève ici aussi à hauteur de minimum 50% du prix de l’abonnement.
Forfait mobilités durables pour les trajets domicile-travail
Les employeurs peuvent également décider de prendre en charge de façon facultative tout ou partie des frais de transports personnels domicile-travail des salariés, jusqu’à 800€ par an. Les moyens de transports concernés doivent être considérés comme durables, tels que les vélos ou vélos électriques, la voiture dans le cadre d’un covoiturage, les engins de déplacements personnels en location ou libre-service (scooters, trottinettes électriques, etc.) ou encore les transports en commun (ceux non compris dans la prise en charge obligatoire décrite plus haut).
Ces mesures font partie du forfait mobilités durables entré en vigueur le 10 mai 2020. Celui-ci vise à aider les employés dans le financement de leur moyen de transport entre leur domicile et leur lieu de travail, et plus particulièrement les transports durables dans l’optique de la lutte contre le changement climatique.
Remboursement trajet domicile-travail en voiture
Les employeurs peuvent aussi fournir à leurs employés une prime de transport, prenant en charge une partie de leurs frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène utilisés lors de leurs trajets domicile-travail.
Cette prime peut aller jusqu’à 400€ maximum pour les frais de carburant. Pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes, elle s’élève à 700€.
Les plafonds sont plus élevés dans les DROM, respectivement portés à 600€ et 900€.
La prime de transport est cumulable avec :
- Le versement d’indemnités forfaitaires kilométriques ;
- Le forfait mobilités durables dans la limite globale de 700 € par an et par salarié ;
- La prise en charge obligatoire par l’employeur de 50 % du prix du titre d’abonnement aux transports publics (en 2022 et 2023).
Les employés peuvent également profiter d’une indemnisation des frais kilométriques engendrés par leurs déplacements domicile-travail effectués avec leur véhicule personnel. Ces frais sont définis selon un barème mis en place chaque année par le gouvernement. Celui-ci dépend de la distance avec le lieu de travail du salarié :
- 40 km ou moins du lieu de travail : prise en compte de l’intégralité du kilométrage dans le calcul des frais de transport.
- Plus de 40 km du lieu de travail : le kilométrage pris en compte dans le cadre de la déclaration de revenu est limité à 40 km.
- L’intégralité de la distance peut être prise en compte si cet éloignement est justifié par des circonstances particulières.
Expensya facilite les remboursements liés aux trajets domicile-travail
Avec Expensya, les processus de remboursement des frais liés aux trajets domicile-travail sont simplifiés. Il suffit aux employés de rentrer leurs dépenses accompagnées de leur justificatif dans l’interface user-friendly d’Expensya pour qu’elles soient approuvées par leur manager et envoyées à la comptabilité. Ainsi, le traitement de ces notes de frais se fait plus rapidement et de façon plus automatisée. Les entreprises peuvent réduire leurs coûts, gagner du temps et satisfaire leurs employés puisque les remboursements sont effectués simplement et en toute transparence.
