Le guide de la gestion des dépenses professionnelles

Quels sont les types de dépenses en entreprise ?

Les dépenses en entreprise peuvent être classées sous deux catégories principales :

• Dépenses fixes : Le loyer, les frais d’entretien des locaux, les frais de gestion du personnel, les impôts et taxes, les frais de transport (abonnements dans les moyens de transport en commun), les frais bancaires, etc.
• Dépenses variables : Dépenses logistiques, les salaires des stagiaires et des employés saisonniers, les prestataires ponctuels et freelance (sous-traitance), l’achat de stock (matière première et autres), etc.

Comment améliorer la gestion financière de son entreprise ?

Bien gérer ses dépenses en entreprise est une responsabilité cruciale que les DAFs doivent assumer pour leurs entreprises en croissance.

Vous devez vous préoccuper de la bonne gestion de vos dépenses, et essayer toujours d’améliorer vos processus de suivi et de contrôle des dépenses, qui constituent un enjeu majeur pour la survie de votre entreprise.

En effet, une gestion des dépenses qui repose sur des leviers bien définis vous permettra d’acquérir encore plus de contrôle sur vos budgets, d’évaluer vos progrès de manière scientifique, d’éviter les gaspillages, et d’optimiser votre productivité et celles de vos équipes.

Voici donc les étapes à suivre pour mettre en place un processus de gestion des dépenses professionnelles bien adapté à vos spécificités.

Évaluer vos dépenses et réduire les coûts de votre entreprise

Quand on dit coûts ou charges, on dit dépenses. Les charges d’une entreprise incluent :

• Les frais de loyer et d’entretien des bureaux
• Les frais d’eau et d’électricité
• Les fournitures de bureau et matériel informatique, et bien d’autres

Dans une optique de réduction des charges de votre entreprise, essayez d’identifier les charges qui peuvent être supprimées.

Par exemple : Le télétravail est devenu la mesure standard ces dernières périodes, à cause de la propagation du Covid-19. Si votre productivité a augmenté, et que vos employés sont d’accord, vous pouvez penser à basculer sur un modèle Work From Home permanent, de manière à éliminer les charges de location complètement.

Mettre en place une politique de dépenses

Une politique de dépenses d’une entreprise est l’ensemble de règles de remboursement de notes de frais qui doivent être respectées.

La mise en place d’une politique de dépense en entreprise permet de :

• S’assurer que tous les collaborateurs suivent le même processus de gestion de leurs dépenses professionnelles
• Collecter des données pour élaborer des rapports de comptabilité et des analyses sur les habitudes de dépenses en entreprise
• Centraliser le processus de gestion des dépenses et ajuster les réglementations au fil du temps

Lire aussi | Comment établir une politique de dépenses pour votre entreprise ?

Votre politique de dépense doit explicitement régir les conditions et règles de dépenses professionnelles :

• Quel est le budget alloué à chaque type de dépense professionnelle et selon le poste de l’employé qui engage ces dépenses ?
• Quel type d’hébergement choisir (Airbnb, hôtel 5 étoiles/ 3 étoiles, etc.) ?
• Quels types de véhicule louer (BMW, Renault, etc.) ?
• Quels sont vos partenaires de voyages (agences et autres établissements de location et d’hébergement) ? Et ainsi de suite

Une fois que vous établissez votre politique de dépenses, veillez à la diffuser auprès de tous vos collaborateurs, et collecter leurs suggestions pour pouvoir l’adapter à leurs besoins et apporter des rectifications si nécessaire.

Il est également important de faire respecter votre politique de dépense une fois mise en vigueur.

Opter pour la dématérialisation de vos documents financiers

Il s’agit de dématérialiser les documents tels que les factures, reçus, rapports financiers, et autres, et les stocker sous support immatériel ou digital.

Cela aboutit à des gains d’espace et des économies suites à la suppression des charges de stockage.

En effet, la dématérialisation de vos documents les rende beaucoup plus accessibles, ce qui vous facilitera les suivis des dépenses, ainsi que vous aidera à augmenter en productivité.

Lire aussi : Notes de frais dématérialisée : Quels sont les avantages ?

Utiliser les cartes de paiement professionnelles

Dans le cadre de leurs missions professionnelles, vos employés sont amenés à engager des dépenses.

Au lieu de leur demander d’engager leurs propres dépenses et de les rembourser par la suite, vous pouvez utiliser des cartes de paiement professionnelles, où vous versez des sommes prédéfinies à chaque collaborateur en déplacement professionnel.

Les cartes de paiement professionnelles, ou cartes corporates, sont devenues aujourd’hui le moyen de gestion des dépenses standard pour les grandes entreprises.

Il est conseillé de procurer une carte à chacun des employés en déplacement car cela apporte plusieurs avantages en termes de sécurité et de gain de temps :

• En cas de perte ou de vol d’une des cartes, elle peut être simplement bloquée et remplacée sans affecter le travail des autres collaborateurs.
• Il est beaucoup plus facile de suivre les dépenses que chaque employé engage individuellement sur sa carte.