Gestion des dépenses professionnelles

Le guide de la gestion des dépenses professionnelles

Une bonne gestion des dépenses professionnelles représente un enjeu de taille. Il est fréquent que le processus traditionnel ne réponde pas aux besoins d'optimisation, que les entreprises doivent instaurer. Découvrez notre guide complet sur la gestion des dépenses en entreprise, vous y trouverez toutes les réponses à vos interrogations, et même plus !

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Quels sont les types de dépenses en entreprise ?

Les dépenses en entreprise peuvent être classées sous deux catégories principales :

  • Dépenses fixes : Le loyer, les frais d’entretien des locaux, les frais de gestion du personnel, les impôts et taxes, les frais de transport (abonnements dans les moyens de transport en commun), les frais bancaires, etc.
  • Dépenses variables : Dépenses logistiques, les salaires des stagiaires et des employés saisonniers, les prestataires ponctuels et freelance (sous-traitance), l’achat de stock (matière première et autres), etc.

Comment améliorer la gestion financière de son entreprise ?

Bien gérer ses dépenses en entreprise est une responsabilité cruciale que les DAFs doivent assumer pour leurs entreprises en croissance.
Vous devez vous préoccuper de la bonne gestion de vos dépenses, et essayer toujours d’améliorer vos processus de suivi et de contrôle des dépenses, qui constituent un enjeu majeur pour la survie de votre entreprise.

En effet, une gestion des dépenses qui repose sur des leviers bien définis vous permettra d’acquérir encore plus de contrôle sur vos budgets, d’évaluer vos progrès de manière scientifique, d’éviter les gaspillages, et d’optimiser votre productivité et celles de vos équipes.

Voici donc les étapes à suivre pour mettre en place un processus de gestion des dépenses professionnelles bien adapté à vos spécificités.

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Comment améliorer la gestion financière de son entreprise ?

Bien gérer ses dépenses en entreprise est une responsabilité cruciale que les DAFs doivent assumer pour leurs entreprises en croissance.

Vous devez vous préoccuper de la bonne gestion de vos dépenses, et essayer toujours d’améliorer vos processus de suivi et de contrôle des dépenses, qui constituent un enjeu majeur pour la survie de votre entreprise.

En effet, une gestion des dépenses qui repose sur des leviers bien définis vous permettra d’acquérir encore plus de contrôle sur vos budgets, d’évaluer vos progrès de manière scientifique, d’éviter les gaspillages, et d’optimiser votre productivité et celles de vos équipes.

Voici donc les étapes à suivre pour mettre en place un processus de gestion des dépenses professionnelles bien adapté à vos spécificités.

Évaluer vos dépenses et réduire les coûts de votre entreprise

Quand on dit coûts ou charges, on dit dépenses. Les charges d’une entreprise incluent :

  • Les frais de loyer et d’entretien des bureaux
  • Les frais d’eau et d’électricité
  • Les fournitures de bureau et matériel informatiques, et bien d’autres

Dans une optique de réduction des charges de votre entreprise, essayez d’identifier les charges qui peuvent être supprimées.

Par exemple : Le télétravail est devenu la mesure standard ces dernières périodes, à cause de la propagation du Covid-19. Si votre productivité a augmenté, et que vos employés sont d’accord, vous pouvez penser à basculer sur un modèle Work From Home permanent, de manière à éliminer les charges de location complètement.

Mettre en place une politique de dépenses

Une politique de dépenses d’une entreprise est l’ensemble de règles de remboursement de notes de frais qui doivent être respectées.

La mise en place d’une politique de dépense en entreprise permet de :

  • S’assurer que tous les collaborateurs suivent le même processus de gestion de leurs dépenses professionnelles
  • Collecter des données pour élaborer des rapports de comptabilité et des analyses sur les habitudes de dépenses en entreprise
  • Centraliser le processus de gestion des dépenses et ajuster les réglementations au fil du temps

Lire aussi | Comment établir une politique de dépenses pour votre entreprise ?

Votre politique de dépense doit explicitement régir les conditions et règles de dépenses professionnelles :

  • Quel est le budget alloué à chaque type de dépense professionnelle et selon le poste de l’employé qui engage ces dépenses ?
  • Quel type d’hébergement choisir (Airbnb, hôtel 5 étoiles/ 3 étoiles, etc.) ?
  • Quels types de véhicule louer (BMW, Renault, etc.) ?
  • Quels sont vos partenaires de voyages (agences et autres établissements de location et d’hébergement) ? Et ainsi de suite

Une fois que vous établissez votre politique de dépenses, veillez à la diffuser auprès de tous vos collaborateurs, et collecter leurs suggestions pour pouvoir l’adapter à leurs besoins et apporter des rectifications si nécessaire.

Il est également important de faire respecter votre politique de dépense une fois mise en vigueur.

Opter pour la dématérialisation de vos documents financiers

Il s’agit de dématérialiser les documents tels que les factures, reçus, rapports financiers, et autres, et les stocker sous supports immatériel ou digital.

Cela aboutit à des gains d’espace et des économies suites à la suppression des charges de stockage.

En effet, la dématérialisation de vos documents les rende beaucoup plus accessibles, ce qui vous facilitera les suivis des dépenses, ainsi que vous aidera à augmenter en productivité.

Lire aussi : Notes de frais dématérialisée : Quels sont les avantages ?

Utiliser les cartes de paiement professionnelles

Dans le cadre de leurs missions professionnelles, vos employés sont amenés à engager des dépenses.

Au lieu de leur demander d’engager leurs propres dépenses et de les rembourser par la suite, vous pouvez utiliser des cartes de paiement professionnelles, où vous versez des sommes prédéfinies à chaque collaborateur en déplacement professionnel.

Les cartes de paiement professionnelles, ou cartes corporates, sont devenues aujourd’hui le moyen de gestion des dépenses standard pour les grandes entreprises.

Il est conseillé de procurer une carte à chacun des employés en déplacement car cela apporte plusieurs avantages en termes de sécurité et de gain de temps :

  • En cas de perte ou de vol d’une des cartes, elle peut être simplement bloquée et remplacée sans affecter le travail des autres collaborateurs.
  • Il est beaucoup plus facile de suivre les dépenses que chaque employé engage individuellement sur sa carte.

 

Téléchargez notre guide ultime pour tout savoir sur la gestion des dépenses professionnelles

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Pourquoi optimiser la gestion des dépenses en entreprise ?

Une bonne gestion financière est une assurance face aux fluctuations du marché et à l’économie instable, surtout dans le cas des petites et moyennes entreprises, qui sont le plus exposées aux retombées des crises économiques. Voici pourquoi il est primordial d’avoir une prise sur ses dépenses en entreprise.

Un suivi régulier des dépenses implique une meilleure rentabilité

Effectuer un suivi régulier et méthodique des dépenses en entreprise n’est pas seulement crucial, mais aussi favorable pour vos finances sur le moyen et long terme.

Un contrôle mensuel, voire même quotidien, de vos dépenses vous permettra de contrôler vos coûts et vous assurer que vous respectiez les limites de vos budgets. Vous pourriez ainsi corriger les lacunes dans vos plans financiers et ajuster vos habitudes de dépenses pour ne pas dépasser les seuils préétablis.

En ayant une maîtrise de vos dépenses, vous pouvez même économiser de l’argent qui pourrait être alloué à d’autres projets, départements, et fonds d’investissements.

Surveiller vos dépenses de manière régulière vous permet en fin d’année de mieux gérer le processus de clôture des comptes, et gérer vos impôts sans stress.

N’oublions pas non plus qu’un contrôle continu des dépenses en entreprise vous aidera énormément dans le calcul de votre rentabilité.

Faute d’organisation et de bonne gestion, vous risquez de vous retrouver face à des rapports incomplets et des justificatifs perdus, ce qui rendra encore plus difficile le calcul de la rentabilité de votre entreprise.

On sous-estime très souvent à quel point le calcul de la rentabilité est un processus chronophage et sensible. Facilitez-vous donc la tâche en assurant un suivi régulier de vos dépenses et une mise à jour de vos bilans.

Garantir la satisfaction des collaborateurs

Les dépenses de vos collaborateurs représentent une grande partie des dépenses de votre entreprise.
Et lorsque vos employés engagent des dépenses dans le cadre d’une activité professionnelle, il est impératif de :

  1. Suivre leurs frais pour vous assurer qu’ils respectent votre politique de dépense.
  2. Les rembourser dans les plus brefs délais.
Cela ne pourra être accompli que si vous suivez les dépenses de vos collaborateurs d’une manière régulière.
Comme vous pouvez le constater, le suivi des dépenses est un processus très important, qui a des retombées positives sur votre productivité et épanouissement dans le travail, la rentabilité de votre entreprise, et la satisfaction de vos collaborateurs.

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