Récupération de la TVA étrangère: quelle procédure suivre?

Souvent, des entreprises qui exercent à l’international, engagent des frais soumis à la TVA du pays étranger. Il faut savoir qu’il est possible de récupérer cette TVA étrangère. La récupération de cette TVA peut s’avérer une source de revenus supplémentaires et peut même générer des économies importantes.

Toutefois, la procédure de demande de remboursement de la TVA étrangère peut être complexe et fastidieuse. Voici les secrets pour pouvoir la récupérer simplement.

Quelles sont les conditions pour avoir droit au remboursement de la TVA étrangère ?

La TVA « la taxe sur la valeur ajoutée », fait référence à une taxe de base ajoutée aux biens et services. Au sein de l’Union Européenne, le taux de la TVA peut aller jusqu’à 25%.

Le droit au remboursement est possible dans deux cas :

• Une personne qui n’est pas ressortissante de l’UE, a droit au remboursement de la TVA dépensée sur certains biens acquis dans l’UE pour des fins commerciales.
• Une entreprise qui effectue des dépenses au sein de l’UE dans le cadre de son activité professionnelle. Il faut veiller à conserver tous les justificatifs des transactions effectuées.

" Justificatif de note de frais : à quoi ressemble ce document ?

Prenons le cas d’une entreprise française, qui a payé la TVA sur des dépenses engagées dans un des pays de l’Union Européenne. Pour pouvoir réclamer son droit à la déduction de la TVA étrangère, elle :

• Doit être assujettie à la TVA dans son pays d’origine
• Ne doit pas être identifiée fiscalement dans le pays où elle dépose une demande de remboursement
• Ne doit pas avoir réalisé de livraisons de biens ou de services imposables dans ce pays

Quelle procédure pour la demande de remboursement de la TVA étrangère ?

Depuis quelques années, une procédure électronique a été implémentée afin de simplifier aux entreprises la soumission de leurs demandes de remboursement. En effet, les entreprises françaises peuvent soumettre directement leurs demandes via un portail dédié.

Toutefois, la procédure demeure chronophage, complexe et requiert beaucoup d’attention. De plus, les réglementations varient d‘un pays à un autre, ainsi que les conditions de remboursement. Toute procédure non conforme sera rejetée et la récupération de la TVA étrangère sera perdue.

S’ajoutent à ces règles de récupérations différentes d’un pays à un autre, des droits de déduction sur seulement certaines dépenses. En effet, ce qui peut être récupérable en France ne l’est pas forcément dans un autre pays et vice versa. A titre d’exemple, la TVA sur la location de véhicule n’est pas récupérable en France, en revanche, en Allemagne, cela est possible.

La demande de remboursement doit être justifiée par la facture de la dépense comportant toutes les mentions obligatoires avec notamment le numéro de la TVA intracommunautaire de l’entreprise et de son fournisseur.

Attention à bien vérifier si les mentions sur la facture (qui diffèrent d’un pays à un autre), sont conformes aux règles locales de demande de remboursement.

La démarche à suivre pour réclamer la TVA soi-même

Voici un guide pratique pour vous aider à établir vos demandes de remboursement de TVA à l’étranger. La demande de remboursement se fait en 3 étapes :

• Déposer la demande en respectant les dates imposées par le pays concerné : il faut commencer par se rendre sur impots.gouv.fr puis entamer la démarche. Remplissez le formulaire dédié en renseignant vos dépenses ainsi que les justificatifs. Votre entreprise doit avoir ses déclarations fiscales à jour et doit déposer sa demande avant le 30 Septembre de l’année N+1.
• Veiller à respecter les conditions de remboursement de la TVA du pays concerné
• Patienter pour avoir la validation de la demande par l’administration fiscale du pays en question : le pays dispose d’un délai de 4 mois pour annoncer sa décision. Ce délai peut être prolongé de 2 mois dans le cas où l’Etat réclame des documents originaux.
• Après acceptation, l’Etat dispose d’un délai de 10 jours ouvrés pour procéder au remboursement.

Notez bien que les demandes de remboursement peuvent se faire de manière annuelle ou trimestrielle:

• Si la demande est annuelle, le montant minimum de remboursement est de 50 €.
• Si elle est trimestrielle, le montant minimum est de 400 €.

La démarche à suivre pour réclamer la TVA étrangère sans efforts

De nombreuses entreprises se sont spécialisées dans la récupération de la TVA étrangère. Elles offrent leurs services aux entreprises qui engagent suffisamment de dépenses à l’étranger pour assurer un seuil minimal de récupération, qui varie selon le prestataire.

Très souvent, ces entreprises ont un modèle économique très avantageux pour les entreprises qui ne récupèrent pas la TVA à l’étranger : le prestataire demande un aperçu des dépenses à l’étranger sur l’année précédente, et effectue une estimation du total de TVA récupérable. Ensuite, il se rémunère sur une part de cette TVA qu’il assure pouvoir récupérer.

Vous avez à présent tous les éléments à portée de main pour entamer la demande de récupération de la TVA étrangère. Vous pouvez également optimiser la récupération de la TVA en utilisant une solution de gestion des notes de frais dédiée comme Expensya qui automatise ce calcul et vous facilite en plus, la numérisation des justificatifs. C’est d’ailleurs un outil qui vous aidera à fournir rapidement tous les éléments nécessaires à votre prestataire de récupération de la TVA.