Océrisation : de quoi parle-t-on exactement ?

Tout savoir sur l’océrisation

De nos jours, l’océrisation est adoptée par plusieurs applications et dans divers domaines notamment celui de la finance. La solution que cette technologie apporte, répond à plusieurs besoins exprimés par certains métiers dont la saisie et l’archivage des données sont devenus un enfer quotidien.

Dans cet article, nous verrons ensemble ce qu’est la reconnaissance optique de caractères ainsi que les impactes de ses apports

Qu’est-ce que l’océrisation ?

Pour faire simple, on peut définir l’OCR comme étant un logiciel de reconnaissance de texte qui, grâce à un simple scan, extrait le contenu d’une image et le transforme en chaînes de caractères pour les enregistrer dans un format utilisable par les programmes d’édition de texte. Autrement dit, c’est un procédé visant une reconnaissance alphanumérique complète des caractères imprimés ou manuscrits pour ensuite les stocker sous forme de données.

Pour reconnaître les caractères, le logiciel inspecte et scrute l’image pixel par pixel, à la recherche de formes correspondant aux caractéristiques des caractères. Selon le niveau de complexité ou le degré de développement du logiciel, il cherchera des correspondances avec les caractères et les polices disponibles dans le programme, ou il essaiera d’identifier les caractères par l’analyse de leurs caractéristiques.

L’OCR peut analyser les éléments du document (blocs de texte, images, tableaux…), examiner les espaces vides et décomposer le texte en lignes, mots et caractères.

Quels sont les avantages de l’océrisation ?

La naissance de cette nouvelle technologie a facilité le quotidien de plusieurs acteurs notamment ceux du monde de la comptabilité. Elle leur permet d’extraire les informations rapidement et avec précision, de les transférer au format électronique et de faciliter la gestion de ces documents de manière efficace, sûre et souple.

Pour vous aider à illustrer les apports de ce moyen de reconnaissance intelligente, nous avons recensé pour vous quelques avantages qu’elle présente :

• Gain de temps

La saisie de données dans un système informatique en vue de leur utilisation dans d’autres processus est l’une des tâches les plus éprouvantes et qui prennent le plus de temps. L’automatisation de ce type de travail signifie que ce temps peut être utilisé pour des tâches plus utiles.

• Documents modifiables

Comme nous l’avons souligné juste avant, tout document texte, même s’il s’agit d’une image, peut être converti en document éditable grâce à un logiciel d’OCR. Le système permet également de rechercher des mots-clés dans le texte et de comparer des documents.

• Augmentation de la productivité et de la qualité du service

En augmentant la vitesse de traitement de l’information et en éliminant la possibilité d’erreurs lors de la saisie des données dans le système, la productivité est accrue et, en définitive, le service à la clientèle est amélioré.

• Un retour sur investissement rapide

La mise en œuvre de ce type de solution est très rapide et sa maintenance est simple, le retour sur investissement est donc très rapide.

• Éliminer les dossiers physiques

Un système d’OCR fournit des archives de documents numérisés et standardisés avec des informations accessibles. De cette façon, en plus d’obtenir des archives plus efficaces, l’espace consacré au stockage des documents physiques est considérablement réduit.

• Traitement programmable

Le traitement des documents peut être effectué manuellement à tout moment, ou peut être automatisé et programmé par lots de fichiers.

• Suppression des informations confidentielles

En permettant l’édition de documents, notamment dans le cas de documents PDF, les informations confidentielles et autres “données cachées” telles que les métadonnées, les commentaires, les couches de texte, les signets, etc. peuvent être supprimées.

• Accessibilité pour les personnes souffrant d’un handicap auditif ou visuel

La reconnaissance optique de caractères facilite l’accès aux documents pour les personnes souffrant de déficiences auditives ou visuelles.

Quels sont les fonctionnalités d’un logiciel d’océrisation ?

Lorsque nous voulons copier le texte d’une image et l’importer dans un traitement de texte, la première chose qui nous vient à l’esprit est de le transcrire sur notre ordinateur. Cependant, la tâche de transcription d’un document dont nous n’avons pas accès aux données, que ce soit sur papier ou en format numérique, peut être très fastidieuse.

Grâce à la croissance et à la mise à jour des applications de reconnaissance numérique, nous pouvons faire numériser tous les documents que nous voulons en format texte avec un haut degré de précision, de sorte que nous pouvons travailler avec eux comme s’il s’agissait de texte brut.

Pour vous donner une idée, nous vous proposons quelques fonctionnalités de ce logiciel :

• Reconnaissance fiable des caractères : fournit des résultats précis et rapides et certaines solutions sont capables de reconnaître jusqu’à 200 langues différentes.
• Large éventail de formats pris en charge : Excel, Word, PDF, OpenDocument text, PowerPoint, HTML et autres formats.
• Reconnaissance des codes-barres et des polices historiques
• Séparation des documents : sépare de manière automatique les documents en tenant compte du nombre de pages, des pages vierges, des codes-barres ou de règles programmées.
• Intégration avec d’autres systèmes

Les recommandations techniques qui concernent l’OCR se réfèrent principalement à la résolution minimale de l’image numérisée puisque, comme mentionné ci-dessus, il s’agit d’un facteur déterminant pour obtenir un résultat satisfaisant. Plus la résolution de numérisation est élevée, plus la précision de l’OCR est grande.

Expensya, une solution qui permet l’océrisation des documents financiers

La technologie OCR+ d’Expensya est bien plus poussée et précise que ce que vous avait pu voir avant : elle ne se contente pas seulement de saisir en quelques secondes toutes les informations pertinentes sur une facture (montant, multi-TVA, date, catégorie, moyen de paiement, devise, etc..) elle arrive aussi à récupérer des factures pour vous, lire des factures emails, saisir en masse des dizaines de factures ou encore aller chercher des données de niveau 3 (taxe de séjour, différenciation midi/soir, etc…) et ce, en se basant sur les mots clés présentes sur les justificatifs.

Une révélation pour les entreprises et leurs collaborateurs puisqu’elle leurs permet de gagner beaucoup plus en temps et en argent. Rendez-vous sur le site d’Expensya pour profiter pleinement de la solution et de son avantage d’océrisation pendant 30 jours et sans engagement.