Expensya simplifie la gestion des notes de frais de Grant Thornton !

La gestion des notes de frais est l’un des nombreux services qu’un cabinet d’expertise comptable propose à ses clients, et les acteurs majeurs comme Grant Thornton n’y échappent pas.

Dans plusieurs entreprises, la gestion des notes de frais vire souvent au cauchemar, que ce soit au niveau de la saisie, de l’archivage ou de la transmission des justificatifs. Pour cette raison, le cabinet Grant Thornton a choisi d’adopter notre solution Expensya Expert pour automatiser la gestion des notes de frais, et simplifier leur transmission du client vers l’expert-comptable, et l’intégration dans les outils experts du cabinet.

Aujourd’hui, nous n’avons quasiment plus de saisie à faire, nous récupérons les données directement depuis Expensya en les intégrant automatiquement dans notre logiciel de production comptable. Au final, il y a très peu d’intervention humaine sur ces tâches répétitives, c’est vraiment top !

Le cabinet Grant Thornton a souhaité libéré ses clients et collaborateurs de la tâche rébarbative qui est la gestion des notes de frais. Pour ce faire, le groupe a opté pour notre solution intelligente Expensya pour gérer les notes de frais de leurs clients en toute fluidité.

Quelle était la situation avant l’utilisation de la solution Expensya ?

Avant d’utiliser Expensya, les collaborateurs chez Grant Thornton reprenaient la matrice de leurs clients pour l’intégrer dans leurs logiciels de production comptable, où étaient obligés de prendre à leur charge l’étape de la saisie des justificatifs des dépenses.

Ce mode de fonctionnement engendrait une perte de temps considérable pour le cabinet, dans la phase de saisie, de vérification des factures et de calcul des données manquantes telles que la TVA, comme le détaille Romain Tétillon, Manager chez Grant Thornton France.

En adoptant Expensya, la gestion des notes de frais de Grant Thornton est simplifiée et optimisée :

Face aux différents problèmes rencontrés, le groupe Grant Thornton a décidé d’explorer les solutions qui existaient pour fluidifier tout le processus et récupérer le temps précieux perdu dans le traitement des notes de frais.  Le cabinet s’est ainsi porté sur Expensya, et sa solution dédiée aux cabinets d’expertise-comptable. Les clients du cabinet s’équipent désormais de notre solution Expensya pour la gestion de leurs notes de frais. L’expert-comptable quant à lui, via l’outil Expensya Expert, récupère les justificatifs et les notes de frais pré-saisies (TTC, TVAs multiples, type de dépense, date de facturation…) directement dans sa production comptable.

Accompagné par les équipes Expensya, Grant Thornton France a rapidement déployé la solution auprès de nombreux clients, et à considérablement réduit le temps consacré à cette tâche chronophage.

Tous les intervenants sont ainsi libérés : les clients du cabinet n’ont plus de saisie manuelle à effectuer, les collaborateurs quant à eux, sont libérés de cet exercice répétitif et peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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Une reconnaissance intelligente plus performante :

La technologie OCR+ d’Expensya a été déterminante dans le choix de la solution. En effet, cette technologie basée sur une intelligence artificielle est capable de détecter toutes les informations pertinentes sur une facture en quelques secondes.

" Depuis que nos clients utilisent l’OCR d’Expensya, nous remarquons une baisse du taux d’erreurs et une détection optimale des différents champs.

Les retours des clients du cabinet quant à cette technologie de pointe sont très positifs et leur a permi de réduire le temps de traitement et de saisie fastidieux. Les erreurs sont également réduits et les problèmes liés à la perte des justificatifs a été réglé.

" Découvrez comment l’OCR simplifie la gestion des notes de frais

Expensya Expert : des atouts fonctionnels dans la gestion des notes de frais

L’application Expensya Expert permet une gestion des notes de frais par dossiers clients ce qui simpliei grandement l’organisation interne. Depuis l’adoption de notre solution Expensya Expert, les collaborateurs Grant Thornton l’ont facilement adopté et ont réussi à éliminer les tâches fastidieuses, tout en optimisant leurs processus en interne. Ceci s’est fait grâce à des fonctionnalités comme l’export de données simplifié depuis Expensya, sur des fichiers plats, adaptés au SI du cabinet.

Depuis leur portail Expensya Expert, les collaborateurs du cabinet ajoutent leurs clients, qui saisissent simplement leurs dépenses depuis la plateforme Expensya et les transmette en un clic pour le traitement comptable.

Cette automatisation a permis de se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour leurs clients et d’aller plus vers le conseil.

" En effet, l’export des données depuis Expensya nous permet de facilement intégrer ces données dans nos logiciels en éliminant la double saisie. Ainsi, nous avons le temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée !

Découvrez avec plus de détails le témoignage client ici et n’hésitez pas à essayer gratuitement notre solution pendant 30 jours ! 

À propos de Grant Thornton 

Grant Thornton est un cabinet de conseil de premier plan qui aide les organisations dynamiques à déployer leur potentiel de croissance. Le groupe délivre des services d’Audit, de Fiscalité et de Conseil à leurs clients dans le monde.