Coûts d’une gestion inefficace des NDF: #4 Redressements de l’Urssaf
Il faut savoir que les contrôleurs de l’Urssaf scrutent de près les notes de frais. La moindre erreur, oubli ou dépassement sont passibles de redressement et risquent d’entraîner l’entreprise dans un tunnel infernal avec l’administration fiscale. La rigueur est donc, de mise en gérant ce processus pour éviter de nombreux ennuis et faire économiser des sommes précieuses à l’entreprise.
Dans nos précédents articles de cette série, nous avons détaillé les coûts liés à une gestion inefficace des notes de frais en abordant le champ des possibles en matière d’économies sur les frais professionnels. Une gestion inefficace des notes de frais expose l’entreprise à un risque important en termes de non-conformité avec les règles en place de l’administration fiscale et multiplie les ennuis quant aux éventuels redressements fiscaux.
Par ici pour savoir comment éviter un redressement de l’Urssaf !
Raisons des redressements
La non-conformité des notes de frais et les dépassements font partie des conséquences d’une gestion inefficace des notes de frais, mais demeurent tout de même un terrain d’économies substantielles pour les entreprises, si ce processus est géré en bonne et due forme.
L’administration fiscale impose aux entreprises des règles à suivre en matière de notes de frais étant donné que ces dernières sont exonérées de charges sociales, n’hésitez pas à consulter notre article dédié aux règles à suivre pour gérer vos notes de frais. Chaque année, les frais professionnels restent une source importante de redressements.
Les redressements de l’Urssaf et de l’administration fiscale pour des notes de frais non conformes, un manque d’informations ou des pièces justificatives manquantes, représentent une perte financière importante pour l’entreprise : rien que par la requalification de quelques notes de frais en tant qu’avantage en nature, le coût d’un redressement peut très rapidement grimper.
Voici dans ce qui suit les principales raisons de redressement :
Pour être remboursée, chaque dépense doit respecter les règles suivantes :
- Elle doit être engagée dans pour des raisons professionnelles
- Elle doit être proportionné en fonction de sa nature et des circonstances
- Elle doit être dûment justifiée à l’aide d’une note de frais et d’un justificatif valable
Une note de frais sans justificatif ne peut donner lieu à aucun remboursement, sous peine de redressement fiscal et requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature. L’absence de justificatif est le premier motif de redressement fiscal, véritable plaie pour les entreprises.
Il existe des plafonds pour chaque frais, en effet, les dépenses ne peuvent pas être remboursées en intégralité. En effet, les frais remboursés au forfait sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration sont respectés et bien évidemment justifiés. Les frais qui dépassent les seuils seront soumis aux cotisations sociales. Quant aux frais remboursés au réel, ils en sont totalement exonérés.
Ce type de dépassement est assez fréquent et n’échappe à aucun contrôleur fiscal. Si le nombre de repas offerts, ou si les sommes dépensées s’avèrent exagérés quant au motif de l’invitation, l’administration fiscale est libre de requalifier la dépense en tant qu’avantage en nature. Dans ce cas, les dépenses seront soumises à cotisations sociales pour l’entreprise.
Comment éviter ces pertes financières?
Tous ces dépassements sont passibles de redressement de la part de l’administration fiscale et les coûts d’un tel contrôle peuvent représenter une somme importante que l’entreprise doit déverser sans oublier les pertes en termes de temps et de ressources humaines qui y seront allouées.
Avec une gestion manuelle de ce processus, ces risques de non-conformité ou de fraude sont multipliés. Ils peuvent en effet, échapper au processus de suivi et de vérification des notes de frais, qui dans ce cas est effectué par le manager manuellement. Le manque d’informations de la part des collaborateurs qui avancent des frais en plus de la lourdeur de la tâche de suivi et de traitement font que ce genre de dépassements se produisent. Aujourd’hui, près de 20% des collaborateurs présentent une dépense non conforme et en moyenne, 5% de revenus sont perdus à cause de ce type de frais non conformes ou frauduleux, alors comment éviter ces risques ?
Pour garantir un maximum de conformité à vos notes de frais, Expensya propose une solution qui, non seulement automatise toutes les étapes de ce processus mais offre aussi un large panel de fonctionnalités conçues dans le but d’éviter ces désagréments. Cette solution de gestion des notes de frais nouvelle génération permet d’intégrer un module d’audit complet qui permet de configurer des règles automatisées, des alertes de plafond de dépenses et détecte les doublons.
Nous avons détaillé le 4e coût lié à une gestion inefficace des notes de frais. N’hésitez pas à consulter notre article suivant pour découvrir le prochain coût caché des notes de frais.
