Comment bien définir sa politique voyage ?
Une politique voyage est indispensable pour l’entreprise, et représente une méthode efficace pour encadrer les déplacements professionnels.
Pour vos collaborateurs, c’est un document qui leur indique en toute transparence ce qui fait l’objet ou non d’un remboursement et les conditions à respecter dans le cadre d’un déplacement.
L’objectif d’une politique voyage est d’encadrer les déplacements des collaborateurs, d’optimiser les budgets et de garantir la conformité des dépenses engagées.
La politique voyage ne se limite pas seulement au contrôle budgétaire. Elle sert l’intérêt des collaborateurs et leur garantit confort et sécurité pour partir sereinement en déplacement. Il faut donc veiller à prendre en compte l’avis et les besoins des collaborateurs sur le terrain.
Alors comment rédiger une politique voyage et fixer des règles fermes tout en permettant à ses collaborateurs d’effectuer leurs déplacement en toute flexibilité ?
Définition : qu’est-ce qu’une politique de voyage ?
Une politique de voyage d’entreprise consiste à fixer les règles de déplacement des salariés, à poser un cadre précis pour définir le budget, encadrer les dépenses, les modes de transport et d’hébergement, ainsi que les processus de validations internes.
En effet, la définition d’une politique de voyage d’affaires consiste à poser les règles à respecter. Cela permet également de mettre en place des éventuels partenariats avec les fournisseurs pour négocier les offres (transports, hôtels…).
La politique de voyage est un document d’une grande importance qui regroupe toutes les règles fixées. Il permet d’éviter les éventuels dépassement ou les dépenses inappropriées.
Les collaborateurs en déplacement seront donc au courant du cadre qui régit les frais professionnels. C’est également le document de référence des décideurs comme les Travel Managers, les DAF et comptables de l’entreprise pour valider ou refuser une note de frais et ainsi justifier leur décision auprès d’un collaborateur.
Et dans le cas d’un contrôle de l’URSSAF, ce document (qui doit impérativement respecter les normes établies par la loi) pourra servir de preuve pour vérifier la conformité des notes de frais en déplacement professionnel.
Comment définir une politique voyage réussie ?
La création d’une politique de voyage implique beaucoup d’organisation et de temps pour analyser correctement chaque situation, prévoir divers scénarios et prendre les bonnes décisions.
Cela vous permettra d’installer une meilleure transparence au sein de votre équipe, d’économiser du temps grâce à la meilleure organisation et de réaliser des économies considérables.
Il est ensuite nécessaire d’élaborer la politique de déplacement en collaboration avec les personnes qui effectuent des déplacements fréquemment et les managers : les premiers peuvent partager leurs conseils et idées en tant que collaborateurs nomades, alors que les seconds sont impliqués dans la validation et le suivi des dépenses.
Voici 5 axes principaux à prendre en compte au moment de définir une politique de voyage efficace.
La première étape à faire est de définir clairement les objectifs de cette politique. Optimisation des déplacements et des processus de validation, réduction des anomalies et des dépenses superflues, conformité avec le cadre légal, maîtrise des coûts des déplacement, analyse des transactions et contrôle budgétaire…
La politique de voyage permet de définir certaines règles à respecter pour assurer la sécurité et la sérénité des collaborateurs en déplacement et garder un contrôle sur les coûts. Définir des objectifs clairs vous donnera une ligne conductrice, ce qui facilitera la tâche, mais vous aurez bien sûr la possibilité par la suite de compléter ou d’ajuster votre politique pour l’optimiser chaque fois que nécessaire.
Une fois ces objectifs fixés, vous pouvez commencer à établir toutes les règles de déplacement. L’idéal est de collaborer avec au moins un salarié habitué à effectuer des voyages d’affaires pour l’entreprise.
Son expérience sur le terrain vous aidera à trouver les meilleurs compromis entre les coûts pour l’entreprise et les besoins des collaborateurs. Il pourra également relever des problématiques et scénarios improbables qu’il a rencontrés durant ses missions sur le terrain.
Votre politique de voyage liste les dépenses possibles de manière exhaustive et indique le budget prévu et les approches à adopter (moyen de transport, lieu d’hébergement…). Elle doit permettre à l’employé de prendre les meilleures décisions concernant ses dépenses, c’est donc une aide pour lui autant qu’un cadre.
Il faut cependant veiller à garder une certaine flexibilité et ne pas mettre en place des règles trop strictes. Il est recommandé de laisser aux collaborateurs une liberté et de mettre à leur disposition plusieurs choix.
Par exemple, fixez des règles sur le choix de l’hébergement, le tarif maximum à ne pas dépasser, sans pour autant obliger le salarié à se rendre dans un établissement précis.
Il est possible de conclure un accord avec une chaîne d’hôtels, dans ce cas, il est possible de montrer une certaine flexibilité pour le reste des éventuelles dépenses dans ce cadre, comme les services inclus, le choix de la chambre ou la consommation de repas sur place ou ailleurs.
Il en va de même pour les transports, il est possible de fixer un budget et une date, puis de laisser le collaborateur choisir l’horaire de départ ou le mode de transport le plus pratique en respectant le budget alloué.
Faites une analyse complète de la situation : quelle est la fréquence des déplacements ? Quelles sont les destinations les plus courantes ? Quels sont les modes de transport les plus efficaces pour s’y rendre ? Les besoins réels de vos collaborateurs sur terrain pour mener à bien leurs missions ?
Votre politique de voyage doit s’appuyer sur la réalité du terrain et les besoins concrets de votre entreprise, sinon les objectifs fixés risquent de ne pas correspondre aux attentes de vos collaborateurs en mission.
Dans ce cas, la solution idéale consiste à faire appel à au moins un collaborateur concerné par les déplacements professionnels dans votre phase de réflexion et de rédaction. Ce dernier vous sera d’une aide précieuse pour identifier es problématiques des équipes nomades. Il va générer des idées et des solutions pratiques pour optimiser le quotidien des employés sur le terrain.
Les nouvelles technologies permettent d’optimiser d’une façon considérable la vie quotidienne des voyageurs comme des directions. A partir d’un certain nombre de collaborateurs, une entreprise a intérêt à adopter un outil de gestion innovant. Une solution intelligente de gestion des déplacements professionnels permet de centraliser et d’automatiser les tâches liées aux voyages d’affaires, le tout en garantissant le respect la politique voyage de l’entreprise en place.
Ces solutions vous aident à mieux gérer les frais professionnels, ils vous donnent plus de contrôle sur les dépenses en cours ou à venir et, à terme, ils vous aident à réduire les coûts des voyages d’affaires.
Disponible sous la forme d’une application mobile intuitive et d’une plateforme Web, la solution Expensya répond parfaitement aux besoins des collaborateurs nomades ainsi qu’aux attentes des équipes de direction.
Automatiser et centraliser les tâches et les données pour simplifier le voyage d’affaires : voilà la problématique que résout Expensya. Car avec sa solution de gestion des dépenses, Expensya révolutionne également la gestion des notes de frais, processus chronophage et très compliqué. A partir d’une photo de smartphone, les justificatifs sont scannés, analysés et envoyés pour validation. Un gain de liberté et de productivité sans précédent pour les voyageurs comme pour les directions.
Il s’agit de fixer un budget clair et adéquat pour chaque dépense. Le budget varie en fonction de la durée de la mission, la destination et la catégorie de dépense.
Il est conseillé de consulter les dépenses déjà engagées et les voyages effectuées par vos équipes pour avoir une appréciation exacte des coûts de déplacements et analyser les différentes situations pour définir un budget cohérent.
Lors de la définition du budget, il faut prendre en compte à la fois les dépenses fréquentes et prévisibles (hébergement, transport, frais de repas…) et prédire les différents scénarios de dépenses plausibles pour lesquels il convient de consacrer un cadre pour mieux guider le collaborateur sur terrain et éviter les malentendus.
Faire connaitre votre politique de voyage
Ce document n’est pas seulement une ligne directrice pour les décideurs : DAF, Travel managers de l’entreprise ou directeur financier. C’est aussi un document de référence qui guide les collaborateurs et expose la politique de voyage de l’entreprise. Il est nécessaire que ce document soit connu et facilement accessible pour pouvoir le consulter en cas de besoin.
Il est également préconisé d’organiser des formations et des sessions de présentation pour bien diffuser l’information en interne et découvrir les interrogations des collaborateurs quant aux règles en place. Enfin, chaque mise à jour doit aussi faire l’objet d’une communication afin de s’assurer d’une bonne intégration.
La politique de voyage : une base pour digitaliser la gestion des notes de frais
La politique de voyage vous permet de définir clairement qui voyage, quand, dans quelles conditions et pour quel montant. Plus qu’un cadre, c’est une source d’informations précieuses pour vous aider à mieux gérer les dépenses professionnelles.
Parce qu’elle clarifie les processus de validation de la demande d’achat jusqu’au remboursement, le politique de voyage donne une vision holistique du fonctionnement des déplacements professionnels en interne. Vous savez qui fait quoi, à quelle étape et à quel moment.
Il est donc préférable de saisir cette opportunité pour digitaliser la gestion des notes de frais, d’autant plus que cette automatisation impacte favorablement les collaborateurs sur le plan opérationnel : gain de temps, élimination de la saisie, simplicité de traitement, gestion des dépenses au fil de l’eau.
Digitaliser la gestion des notes de frais représente également un moyen efficace pour optimiser le suivi des déplacements et des dépenses de votre entreprise.
La centralisation des données sur une plateforme unique permet de collecter suffisamment de données, et mieux analyser les dépenses de vos collaborateurs. Cet outil pratique se révélera un atout pour limiter les erreurs et garantir la conformité des dépenses.
La mise en place d’une politique de voyage d’affaires permet d’avoir une base claire et pratique pour encadrer tous les déplacements professionnels. En suivant ces conseils, vous allez optimiser toutes les étapes de la gestion des frais et des déplacements en général : meilleure organisation, collaborateurs satisfaits, meilleur contrôle, réduction des coûts et gain de temps !
