Réinventer la note de frais.

Expensya est accessible où que vous soyez, depuis n’importe quel smartphone ou navigateur internet. Grâce au Cloud, vos données sont accessibles à tout moment et vous gérez les notes de frais au fil de l’eau.

Fini le papier avec cette fonctionnalité ! L’archivage numérique dans Expensya a valeur probante et est opposable en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. Vos factures sont archivées pendant toute la durée légale.

Vous indiquez le point de départ et d’arrivée, et Expensya s’occupe du reste : calcul de la distance et de l’indemnité. Le barème est personnalisable, et Expensya permet aussi de contrôler les parcs de véhicules.

Ne perdez plus de temps à télécharger des factures chez chacun de vos marchands en ligne. Connectez vos sites marchands à Expensya et vos factures seront automatiquement collectées et saisies pour vous.

Importez directement votre relevé de carte bancaire dans Expensya pour ajouter directement les dépenses qu’il contient. Expensya gère par défaut plusieurs formats, et s’adapte au votre si ce n’est pas le cas.

Vous souhaitez bénéficier d'une indemnité journalière et déduire des frais de repas ou de transport ? Ça n’a jamais été aussi simple de les demander ! Le module Per Diem intégré dans Expensya permet de gérer rapidement vos indemnités journalières sur la base de règles définies. Le calcul est automatique et la gestion automatisée.

Vous avez une politique de dépenses établie qui fixe un cadre aux dépenses : automatisez son contrôle en configurant des alertes, des plafonds et des règles bloquantes qui automatisent l’application de votre politique.

Vous voyagez beaucoup ? Expensya s’occupe de la conversion : chacune de vos dépenses est convertie automatiquement au taux du jour de votre dépense, mais si besoin vous pouvez personnaliser le taux.

Le système de licences Expensya est là pour simplifier la gestion de vos utilisateurs : ajoutez autant d’utilisateurs que nécessaire, à la demande. Expensya accompagne l’évolution du nombre de vos collaborateurs.

Vous souhaitez maîtriser le processus de remboursement de vos notes de frais ? Ajoutez en toute simplicité les informations bancaires de votre entreprise et de vos collaborateurs et profitez d'une configuration rapide et en totale autonomie pour faciliter vos transactions de remboursement.

Vous souhaitez classifier vos dépenses, notes ou groupes d'utilisateurs ? En quelques clics, attribuez des tags en fonction de la structure de votre entreprise, la nature de vos dépenses et le cadre de vos missions.

Logiciel comptable, ERP ou gestionnaire de voyages : Expensya s’intègre à votre environnement logiciel pour vous offrir une expérience intégrée de bout en bout. Mettez fin à la double saisie des données.

Vous pouvez exporter vos données à tout moment sous format Excel ou Pdf.Dans l’offre Gold, vous disposez par défaut, en plus d’un export csv complet, de plusieurs formats adaptés pour le traitement comptable, la gestion interne et pour l’import. Si besoin nous vous créons un export personnalisé, il suffit de contacter nos équipes.

Atteignez un niveau de précision extrême dans la gestion analytique de vos notes de frais : vous pouvez configurer des axes analytiques par projets, ou par type de structure (entité, filiale, département, service).

Plongez au cœur de vos données pour en extraire le maximum d’informations grâce à nos rapports BI avancés. Conçus pour vous aider à prendre les meilleures décisions, ils vous aideront à piloter les dépenses de vos équipes.

Votre structure est composée de plusieurs filiales indépendantes dans la gestion des notes de frais ? Personnalisez les paramètres pour chaque filiale, et configurez des rôles et responsabilités et des axes analytiques avancés.

Expensya offre des accès spécialement conçus pour chaque type d’acteur du processus de gestion des notes de frais : employé, comptable, administrateur, manager, chef de projet, validateur, etc… Adaptez parfaitement Expensya à votre entreprise.

Vous préférez le format vidéo aux bases de connaissance écrites ? Profitez de tutoriels vidéos didactiques sur notre chaine Youtube : chaque vidéo est en format court et se concentre sur une fonctionnalité, un rôle, ou un processus.

Le support client Expensya a un rôle central : accompagner le client, le comprendre et pousser au développement des améliorations que les clients demandent ! Nous sommes à disposition par email, téléphone et live chat.

Lancer un nouveau projet dans une grande entreprise n’est pas chose aisée : un gestionnaire de compte est là pour vous accompagner tout au long de la phase de lancement d’Expensya, afin d’optimiser la réussite du projet.