Réinventer la note de frais.

Le meilleur d’Expensya

Fonctionnalités premium

Reconnaissance Intelligente des factures

Grâce à notre technologie OCR+, vos justificatifs de dépenses sont saisis automatiquement pour vous, et toutes les données pertinentes extraites : montant, catégorie, TVA multiples, date, marchand, et bien plus.

Applications Cloud Web et Mobile

Expensya est accessible où que vous soyez, depuis n’importe quel smartphone ou navigateur internet. Grâce au Cloud, vos données sont accessibles à tout moment et vous gérez les notes de frais au fil de l’eau.

Archivage à valeur probante

Fini le papier avec cette fonctionnalité ! L’archivage numérique dans Expensya a valeur probante et est opposable en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. Vos factures sont archivées pendant toute la durée légale.

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Ajouter des dépenses n’a jamais été aussi simple

Traitement des emails

Vous recevez plusieurs factures par email ? Vous les transférez à une adresse magique, et elles apparaissent, déjà saisies, dans votre compte Expensya. Ne perdez plus de temps à chercher dans votre messagerie.

Gestion des frais kilométriques

Vous indiquez le point de départ et d’arrivée, et Expensya s’occupe du reste : calcul de la distance et de l’indemnité. Le barème est personnalisable, et Expensya permet aussi de contrôler les parcs de véhicules.

Collecteurs d’e-factures

Ne perdez plus de temps à télécharger des factures chez chacun de vos marchands en ligne. Connectez vos sites marchands à Expensya et vos factures seront automatiquement collectées et saisies pour vous.

Import du relevé de carte bancaire

Importez directement votre relevé de carte bancaire dans Expensya pour ajouter directement les dépenses qu’il contient. Expensya gère par défaut plusieurs formats, et s’adapte au votre si ce n’est pas le cas.

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Fluidifiez votre processus de gestion

Flux d’approbation jusqu’à N+5

Configurez des flux de validation des notes de frais pouvant atteindre jusqu’à 5 niveaux, et créez des flux transverses adaptés à votre gestion de projets. Et sur Expensya, l’approbation est elle aussi simple et mobile.

Politique de dépenses automatisée

Vous avez une politique de dépenses établie qui fixe un cadre aux dépenses : automatisez son contrôle en configurant des alertes, des plafonds et des règles bloquantes qui automatisent l’application de votre politique.

Conversion automatique des devises

Vous voyagez beaucoup ? Expensya s’occupe de la conversion : chacune de vos dépenses est convertie automatiquement au taux du jour de votre dépense, mais si besoin vous pouvez personnaliser le taux.

Utilisateurs illimités

Le système de licences Expensya est là pour simplifier la gestion de vos utilisateurs : ajoutez autant d’utilisateurs que nécessaire, à la demande. Expensya accompagne l’évolution du nombre de vos collaborateurs.

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Un Traitement comptable sans efforts

Détection des doublons

Les doublons sont malheureusement chose fréquente dans la gestion des notes de frais. Sur Expensya, un système d’audit intelligent vous alerte automatiquement dès qu’il détecte une dépense dupliquée.

Intégrations avancées

Logiciel comptable, ERP ou gestionnaire de voyages : Expensya s’intègre à votre environnement logiciel pour vous offrir une expérience intégrée de bout en bout. Mettez fin à la double saisie des données.

Exports multi-formats

Vous exportez vos données à tout moment, et disposez par défaut de plusieurs formats adaptés pour le traitement comptable, pour la gestion interne ou pour l’import. Et si besoin, nous vous créons un export personnalisé.

Comptabilité analytique

Atteignez un niveau de précision extrême dans la gestion analytique de vos notes de frais : vous pouvez configurer des axes analytiques par projets, ou par type de structure (entité, filiale, département, service).

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Pilotez votre activité efficacement

Statistiques Intelligentes

Votre Tableau de bord Expensya vous permet de suivre avec précision vos dépenses ou celles de vos équipes. Retrouvez plusieurs indicateurs pour assurer un suivi efficace de l’état des dépenses professionnelles de votre entreprise.

Rapports BI avancés

Plongez au cœur de vos données pour en extraire le maximum d’informations grâce à nos rapports BI avancés. Conçus pour vous aider à prendre les meilleures décisions, ils vous aideront à piloter les dépenses de vos équipes.

Gestion multi-filiales

Votre structure est composée de plusieurs filiales indépendantes dans la gestion des notes de frais ? Personnalisez les paramètres pour chaque filiale, et configurez des rôles et responsabilités et des axes analytiques avancés.

Rôles Utilisateurs

Expensya offre des accès spécialement conçus pour chaque type d’acteur du processus de gestion des notes de frais : employé, comptable, administrateur, manager, chef de projet, validateur, etc… Adaptez parfaitement Expensya à votre entreprise.

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Vous êtes accompagné en permanence

Centre d’aide en ligne

Retrouvez des centaines d’articles rédigés pour vous aider à prendre en main Expensya et à comprendre le fonctionnement des différentes fonctionnalités. Profitez de contenus optimisés pour une lecture rapide.

Tutoriels vidéo

Vous préférez le format vidéo aux bases de connaissance écrites ? Profitez de tutoriels vidéos didactiques sur notre chaine Youtube : chaque vidéo est en format court et se concentre sur une fonctionnalité, un rôle, ou un processus.

Support Client

Le support client Expensya a un rôle central : accompagner le client, le comprendre et pousser au développement des améliorations que les clients demandent ! Nous sommes à disposition par email, téléphone et live chat.

Gestionnaire de compte

Lancer un nouveau projet dans une grande entreprise n’est pas chose aisée : un gestionnaire de compte est là pour vous accompagner tout au long de la phase de lancement d’Expensya, afin d’optimiser la réussite du projet.

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