La note de frais : une gestion des frais simplifiée avec Expensya

La note de frais désigne toutes les dépenses engagées par un employé dans le cadre de son activité professionnelle. Chaque collaborateur a le droit de demander le remboursement de ses frais professionnels à son employeur. La note de frais peut être sous format papier ou digitale et doit répondre à certains critères pour être éligible au remboursement :

• Le montant de la dépense doit être conforme à la politique de dépense de l’entreprise
• La dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise et à des fins professionnelles
• La dépense doit être accompagnée d’un justificatif

Pièce maîtresse dans le processus de remboursement des notes de frais, le justificatif est un document prouvant la nature d’une dépense professionnelle d’un employé. Ce document peut être un ticket de caisse, une facture, ou un reçu et doit contenir toutes les données utiles permettant le remboursement de la dépense engagée :

• La date
• Le nom du fournisseur 
• Le descriptif de la dépense 
• La TVA (dans le cas où la dépense est soumise à la TVA) 

L’entreprise est dans l’obligation de vérifier que toutes les notes de frais sont accompagnées d’un justificatif pour éviter un redressement fiscal en cas de contrôle.

Lorsque les notes de frais sont dématérialisées, les justificatifs des dépenses établis sous format papier sont numérisés et conservés dans le cloud. Ils sont éligibles pour justifier les frais engagés par l’employé.

La note de frais doit être détaillée et formalisée. Selon le type de frais engagés par l’employé en déplacement professionnel, les informations peuvent varier. De manière générale, les données à intégrer dans une note de frais sont les suivantes :

• Le nom du salarié
• Le type de la dépense
• Le descriptif des frais engagés
• La date
• Le montant HT et TTC
• Le montant de la TVA

Le salarié a la possibilité de déclarer différents frais professionnels que l’employeur a pour obligation de rembourser et de respecter selon les barèmes imposés par l’URSSAF. A cet effet, différents types de dépenses peuvent être passées en notes de frais :

• Les frais de restauration  : ces frais désignent principalement les dépenses liées aux repas (dîners, invitations clients etc.)
• Les frais de transport  : en train, en bus, en avion ou en voiture, les frais de transport peuvent faire objet de remboursement. Dans le cas où l’employé utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il sera remboursé sur la base de frais kilométriques selon le barème fiscal mis en vigueur. Calculez gratuitement vos indemnités kilométriques en 3 clics !
• Les frais de logement  : ces frais correspondent à toutes les dépenses liées à l’hébergement du salarié dans le cadre d’un voyage professionnel.
• Les autres frais : ces frais désignent les dépenses nécessaires à la réalisation d’une mission professionnelle (équipements, les coûts de télétravail, etc.)

L’entreprise a la possibilité de rembourser les frais engagés par ses employés suite à un déplacement professionnel selon deux types de modalités :

• Le remboursement au forfait : le montant à rembourser est fixé à l’avance selon le barème établi par l’URSSAF.
• Le remboursement au réel : l’employeur rembourse l’ensemble des dépenses engagées par ses employés. Ces derniers doivent impérativement accompagner la note de frais d’un justificatif pour permettre à l’entreprise de procéder au remboursement.

Il existe principalement deux types de modes de remboursement des notes de frais :

• Le remboursement des frais au réel
• Le remboursement des frais forfaitaire

Remboursement des frais au réel

Ce mode de remboursement porte bien son nom. En effet, il s’agit de rembourser les dépenses réellement engagées par l’employé.

C’est à dire que l’employé est remboursé exactement sur les dépenses qu’il a réellement engagées dans le cadre de son activité professionnelle.

Dans ce cas, il est impératif de garder le justificatif sous forme de reçu ou de facture.

Remboursement des frais forfaitaire

Il s’agit de verser au préalable des allocations forfaitaire aux employés, qu’ils utilisent pour couvrir les charges de leurs activités professionnelles.

Dans ce cas, les employés ne sont pas obligés de garder leurs justificatifs de dépense. Cependant, ils doivent être en mesure de démontrer que leurs dépenses engagées à partir des allocations correspondent aux situations réelles.

Le montant des allocations à verser est déterminé grâce à un barème émis par l’URSSAF.

Découvrez encore plus les deux modes de remboursement employés par les entreprises dans notre guide sur les modalités de remboursement et les règles fiscales.