Efficacité et liquidité : les clés d’une gestion optimale de vos frais de déplacement

La digitalisation est l’une des principales tendances de ces dernières années, et les voyages d’affaires ne sont pas une exception. Cependant, la mise en place d’outils numériques par la plupart des entreprises est un processus qui nécessite du temps, essentiellement en raison de deux facteurs : le coût élevé et la lenteur de la mise en œuvre, qui peut prendre plusieurs mois en fonction de l’outil.

Cela signifie que la plupart des entreprises ne disposent pas encore d’une solution complète pour gérer leurs frais de déplacement et de représentation.

Cette situation est paradoxalement en contradiction avec une autre tendance qui s’est imposée dans le domaine des voyages d’affaires depuis 2020, à savoir l’efficacité des coûts. L’objectif étant de réduire le nombre de voyages et d’en augmenter la durée pour en tirer le meilleur parti, ce qui impose de privilégier la qualité à la quantité pour obtenir le meilleur retour sur investissement possible. Les outils numériques jouent ici un rôle clé.

Simplifiez vos déplacements grâce à un outil de gestion des dépenses

À la croisée de ces deux tendances se trouvent les applications de gestion des frais de déplacement. Contrairement à la plupart des processus de numérisation qui nécessitent des processus d’intégration longs, coûteux et délicats, ces applications sont faciles à mettre en œuvre dans l’ensemble de l’entreprise, car il s’agit de systèmes autonomes. Elles n’affectent que le stockage et le contrôle des frais de voyage et fournissent simplement ces informations à l’ERP du client.

Si le processus de mise en œuvre est minimal, leur impact sur les performances des voyageurs est remarquable. Dans un premier temps, ils sont conçus pour être pratiques et intuitifs, de sorte que la courbe d’apprentissage est courte, ce qui permet aux employés de gagner énormément de temps dans la préparation des notes de frais dès le début.

Une anecdote qui illustre l’impact positif de ces outils sur la qualité de vie des employés est tirée d’une étude de Banyan, qui montre que 32 % des participants à l’enquête préféreraient aller chez le dentiste plutôt que de préparer leurs notes de frais, tandis que 26 % préféreraient déposer une demande d’indemnisation auprès d’une assurance.

La société, de son côté, contrôle efficacement ses politiques de voyage, en évitant les excès, les doublons et la fraude. L’outil simplifie également la supervision en centralisant numériquement toutes les demandes de remboursement au lieu d’obliger le superviseur à naviguer dans une immense quantité de paperasse. Il peut ainsi approuver les notes de frais rapidement et efficacement, sans commettre aucune erreur.

Cette centralisation des documents, dont les données clés sont extraites, ainsi que leur meilleure conservation numérique (les reçus papier se perdent, se déchirent et l’encre s’estompe), permettent de préparer des rapports de synthèse sur les dépenses en toute simplicité. Ces rapports facilitent la mise en œuvre par les gestionnaires de politiques d’économie et d’efficacité visant à réduire les coûts et à optimiser les performances des voyages.

Améliorez votre trésorerie grâce à la récupération de la TVA

Les applications de gestion des frais de déplacement vous permettent d’améliorer la rentabilité de vos déplacements. En effet, vous réalisez des économies grâce au respect des politiques de l’entreprise et vous avez une meilleure visibilité de vos dépenses grâce aux rapport. Cependant, il existe un autre moyen direct d’obtenir des liquidités, accessible à toutes les entreprises : la récupération de la TVA.

Bien que la déduction de la TVA sur les frais de voyage soit un droit pour toutes les entreprises, beaucoup d’entre elles n’appliquent pas cette option ou le font de manière inefficace. Cela est principalement dû à trois contraintes qui peuvent être facilement résolues en utilisant les services d’entreprises spécialisées. 

La première est un manque de compréhension ou d’intérêt. Lorsqu’on pense à la TVA, les paiements aux fournisseurs sont souvent prioritaires en raison des montants élevés de la TVA, tandis que les frais de déplacement et de représentation sont tout simplement ignorés ou ne sont même pas pris en compte. Cela représente une perte de 20 milliards d’euros par an pour les entreprises européennes.

La deuxième raison la plus fréquente est le manque de ressources internes, qui conduit à l’abandon du projet ou à sa réalisation uniquement sur la base de dépenses élevées. Même si plus de 70 % des dépenses générées en “Travel & Expense” (T&E) sont des dépenses de faible montant, des sommes importantes peuvent être récupérées.

Dans de nombreux cas, les dépenses sont également écartées parce qu’il n’y a pas de facture mais un reçu. Selon le pays et le montant, il ne s’agit pas d’un document valable pour les autorités fiscales. Il est donc nécessaire de contacter les différents fournisseurs (restaurant, taxi, hôtel, etc.) qui ont émis le reçu et de leur demander la facture correspondante (il en va de même pour les factures émises à tort). Il s’agit d’une tâche considérable si elle n’est pas confiée à des sociétés spécialisées dans la récupération de la TVA, qui disposent d’une équipe dédiée à cette tâche. 

La dernière préoccupation largement répandue est l’éventualité d’une inspection par les autorités. Cependant, le fait de disposer d’un service de récupération de la TVA garantit non seulement une déduction correcte de la TVA, tant d’un point de vue formel (possession d’un reçu valide) que du point de vue de la déductibilité (grâce à la supervision d’experts fiscaux), mais permet également de générer une traçabilité claire du document en cas de nécessité de justifier une dépense spécifique auprès de l’administration fiscale locale. 

En général, le fait de disposer d’un service de récupération de la TVA garantit la déduction correcte des dépenses tout en maximisant les liquidités obtenues sans que l’entreprise n’ait à investir du temps et des ressources. 

Une solution de bout en bout pour vos frais de déplacement

Dans le domaine des voyages d’affaires, nous trouvons la solution pour combiner les avantages de la digitalisation et de la recherche de rentabilité, avec la combinaison d’applications de gestion des frais et de services de récupération de la TVA. Bien qu’ils soient présentés comme deux solutions indépendantes, dans la pratique et du point de vue du client, il s’agit d’un seul service grâce à leur intégration complète. Il est même possible de financer l’outil de gestion avec les montants récupérés sur les années précédentes (selon la législation du pays) et futures.

L’alliance entre Expensya et 60dias permet aux voyageurs d’économiser du temps et des efforts en centralisant la saisie des dépenses et la génération des règlements à partir de leur téléphone portable.

Une fois les dépenses approuvées, le processus de récupération de la TVA est automatiquement lancé, en particulier pour les dépenses justifiées par des reçus qui nécessitent un contact direct et individualisé avec les fournisseurs pour demander des factures valides.

Cela permet un apport de liquidités grâce à la TVA déduite, en plus de générer des économies liées au respect de la politique de dépenses de l’entreprise.