Expensya by Medius Top Tips

Ce paramètre est activable uniquement par notre équipe Support
Une fois activé, un nouvel onglet “Approbation” apparaît dans chaque catégorie de dépense
L’administrateur peut alors paramétrer le valideur en toute autonomie

👥 Options de validation flexibles :

Possibilité de désigner une personne nominative
Ou une adresse e-mail générique pour une validation d’équipe

🔁 Règles du workflow à connaître :

Le valideur par catégorie est toujours le niveau 1 de validation
Les niveaux suivants restent inchangés et suivent la validation standard (par projet puis hiérarchique)

🎯 Les bénéfices clés :

Un workflow plus précis et mieux adapté à vos usages internes
Des validations plus rapides et plus pertinentes
Un meilleur contrôle dès la première étape, sans complexifier le circuit global

💡 Besoin d’activation ?

👉 Consultez l'article d'aide

Contactez notre équipe Support, qui se chargera d’activer la fonctionnalité pour votre environnement.

Gagnez du temps avec le filtre dédié aux notes non conformes

Vous voulez aller encore plus vite dans le contrôle des notes de frais ?

Découvrez le nouveau filtre “Notes non conformes” ! ✅

Ce filtre, disponible depuis la liste des notes, permet aux administrateurs et managers d’identifier en un clin d’œil toutes les notes nécessitant une attention particulière, sans avoir à parcourir l’ensemble des notes.

🔎 Notes non conformes détectées :

Dépense qui génère l'affichage d'une règle configurée dans la politique de dépense (hors règle informative)
Dépense avec demande d'exception pour un remboursement supérieur au plafond configuré
Dépense avec alertes de détection de fraude :

Alertes liées au justificatif (format, qualité, modification)

Alertes liées aux doublons (dépenses ou invités)

Alertes liées aux modifications effectuées par l’utilisateur (frais km augmentés, montant modifié…)

💡 A venir : pour un contrôle plus pertinent, les dépenses qui génèrent l'affichage d'une règle configurée dans la politique de dépenses seront exclues du filtre.

Pourquoi ? Les règles s'affichent mais sont obligatoirement respectées, ces dépenses ne nécessitent pas un contrôle particulier
Quand ? Evolution planifiée pour fin 2025

Découvrez l'envoi automatique des notes de frais

Vous voulez simplifier l’envoi des notes de frais pour vos collaborateurs ? Découvrez l’auto-soumission ! ✅

Cette fonctionnalité envoie automatiquement, à la place de vos collaborateurs, leurs dépenses ou notes au statut "vérifiée" selon la fréquence que vous définissez dans le paramétrage. Plus besoin d’attendre qu’ils s’en occupent manuellement !

📤 La soumission automatique, en quelques mots :

Création et envoi automatique des notes ou dépenses vérifiées
Paramétrage flexible de la fréquence d’envoi (hebdomadaire, mensuelle…)
Gain de temps pour vos collaborateurs et vos équipes financières

💡 A savoir :

Vos collaborateurs peuvent continuer à soumettre leurs notes manuellement
Ils peuvent également exclure certaines notes du processus automatique
Un rappel est envoyé 3 jours avant l'envoi automatique des notes

📆 L’auto note de frais est activable directement depuis l’interface administrateur via paramètres globaux > approbation > soumission automatique des notes.

➡️ Lien vers l'aide en ligne

Vous souhaitez connaitre la chronologie d'une dépense ? C'est désormais possible ! ✅

Retrouvez l'icône historique

dans chaque dépense (en haut à droite) pour offrir à tous les utilisateurs une traçabilité complète depuis les interfaces web & mobile.

🔎 Ce que vous voyez :

Création de la dépense (par qui, comment, quand)
Modifications réalisées : avant/après, champ par champ
Changements de statut (soumise, validée, rejetée…)
Cas spécifiques : duplications et divisions

🙌 Les bénéfices pour vous :

🔍 Traçabilité de A à Z pour chaque dépense

🧾 Contrôles & audits simplifiés

⚡ Accès instantané aux informations clés en toute autonomie

📆 L’historique est désormais disponible sur les dépenses, et arrive très bientôt sur les frais kilométriques et les perdiems.

➡️ Rendez-vous sur une dépense et cliquez sur l’historique pour tester cette nouveauté !

🤖 L’IA progresse, mais Expensya vous protège : les justificatifs suspects sont automatiquement signalés.

✅ Une vigilance accrue, sans friction :

Une icône d'alerte apparaît pour les justificatifs suspects dès l’interface de validation
L'alerte est visible pour les approbateurs et administrateurs uniquement
Activée automatiquement sur la version web, sans paramétrage nécessaire

⚙️ Comment ça marche ?

Lorsqu’un justificatif paraît avoir été généré par IA, une alerte s’affiche :

📍 Au niveau de la note de frais

📍 Sur la ligne de dépense

📍 Directement dans le justificatif

📌 Cette fonctionnalité permet :

🛡 Une meilleure prévention de la fraude

🕵️ Un repérage rapide et ciblé des justificatifs à risque

💼 Une validation facilitée pour les managers et admins

Saviez-vous qu’il est désormais possible de ventiler une dépense entre plusieurs catégories ou affaires dans Expensya ? 💡

Idéal pour les cas comme une nuit d’hôtel incluant le petit-déjeuner, ou une facture à répartir entre plusieurs centres de coût.

✅ Une gestion plus précise des dépenses :

Affectez une dépense unique à plusieurs catégories analytiques (ex. : Hôtel 🛏 + Petit-déjeuner ☕️)
Ou répartissez la entre différents centres de coûts, projets ou départements

⚙️ Comment ça marche ?

Depuis le formulaire de dépense, cliquez sur « Actions » puis « Divisez la dépense » pour créer plusieurs lignes de dépense à partir du même justificatif.

📌 Cette fonctionnalité permet :

Un meilleur suivi budgétaire 🔍
Une attribution plus fidèle des coûts 💰
Une conformité renforcée avec votre politique interne ✅

👉 Consultez notre article d’aide pour en savoir plus

Communication avec les employés

Besoin de transmettre un message important à vos collaborateurs, directement dans Expensya ?

Vous pouvez afficher une bannière de communication depuis l'onglet "Guide de l'employé" de votre interface administrateur 📣

✅ Visibilité garantie : La bannière s’affiche en haut de page dès la connexion de l’utilisateur, et reste visible tant qu’elle n’est pas fermée par le collaborateur ou supprimée par l’administrateur.

✅ Communication ciblée : Personnalisez les bannières par groupe (axe analytique) pour adapter le message à chaque équipe

✅ Configuration simple : Gérez vos messages facilement depuis l’espace administrateur ; vous pouvez configurer plusieurs messages en même temps

📱 Bientôt disponible sur Expensya Next pour un affichage sur mobile, en plus du web !

📌 Pour rappel, la fonctionnalité Guide de l’employé vous permet également de mettre à disposition de vos collaborateurs votre documentation relative à la gestion des dépenses : guides d'utilisation, politique voyages et plus encore.

👉 Consultez l’article d’aide

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Activez la déclaration de reçu manquant

Fini les remboursements bloqués à cause d’un reçu égaré ! Avec la déclaration de reçu manquant, vos collaborateurs peuvent attester d’une dépense en toute conformité 📌.

✅ Moins de frustrations : Plus besoin de refuser un remboursement pour un simple oubli.

✅ Gain de temps : Une déclaration sur l’honneur rapide et intégrée à Expensya.

✅ 100 % conforme : Archivage sécurisé et traçabilité garantie.

📢 Activez dès maintenant cette option dans vos paramètres Expensya et simplifiez la gestion des notes de frais pour toute votre équipe !

👉 Lien vers l’article d’aide

À venir dans la roadmap 2025 : le suivi des dépenses issues de la fonctionnalité "reçu perdu"

Recevez vos reçus directement dans Expensya !

L'équipe CSM est ravie de vous envoyer son premier top tips➡️chaque mois vous recevreznos meilleures astuces pour optimiser votre utilisation de l'outil !💡

Gagnez du temps avec votre adresse email directe Expensya ! Plus besoin de transférer vos reçus manuellement : faites-les envoyer directement dans Expensyapar votre commerçant 🚀

✅ Une adresse email unique rien que pour vous

✅ Vos reçus arrivent directement dans Expensya

✅ Zéro effort, tout est automatisé !

🚕Vous prenez un taxi et il vous demande à quelle adresse mail envoyer la facture ?

➡️Partagez votre adresse Expensya directe, et la dépense sera créée automatiquement !

📩 Découvrez votre adresse et testez dès maintenant : Guide ici

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