Frais kilométriques : une gestion automatisée avec Expensya

Vous effectuez régulièrement des déplacements professionnels avec votre véhicule personnel ? Oubliez le calcul des frais kilométriques et les barèmes compliqués : avec Expensya tout est automatique, et vos indemnités kilométriques sont gérées simplement !

ISo_Gestion automatisée des frais kilométriques
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Frais kilométriques : ce qu’il faut savoir

L’indemnité kilométrique, communément connue sous l’acronyme « IK », désigne l’ensemble des sommes versées à un salarié suite à l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Le principe est simple : l’entreprise est dans l’obligation de rembourser tous les frais engagés par le propriétaire du véhicule sous forme d’indemnité kilométrique forfaitaire ou au réel.

Le remboursement des frais kilométriques peut être versé à toute personne travaillant dans l’entreprise : dirigeants et salariés, effectuant des déplacements professionnels avec leur véhicule personnel, et ce peut importe leur statut et ancienneté au sein de l’entreprise. Les personnes externes à l’entreprise ne peuvent bénéficier des indemnités kilométriques.

Ainsi, pour que l’indemnité kilométrique soit appliquée, deux conditions doivent être respectées :

  • Le bénéficiaire doit effectuer une activité professionnelle au sein de l’entreprise.
  • Le véhicule utilisé lors du déplacement professionnel doit être personnel (voiture, moto, scooter ou vélomoteur).

Les indemnités kilométriques prennent en charge tous les frais relatifs à l’usage d’un véhicule personnel lors d’un déplacement professionnel, soit :

  • Les frais de carburant (essence, gasoil…).
  • Les frais d’entretien (réparation, nettoyage, révision…).
  • La prime d’assurance annuelle du véhicule.
  • Et l’achat de pneus.

Bon à savoir : les dépenses relatives au stationnement (parking, paramètres) et au péage ne sont pas couvertes par les indemnités kilométriques. Pour pouvoir bénéficier d’un remboursement, ces dépenses doivent faire l’objet d'une note de frais séparée, effectuée dans le cadre de l’exercice d’une mission professionnelle.

Le remboursement des frais kilométriques couvre uniquement les déplacements effectués dans le cadre professionnel et au départ de l’adresse de l’entreprise.

De manière générale, les trajets domicile-travail ne font pas l’objet de remboursement. Toutefois, selon l’URSSAF, l’employeur a la possibilité de prendre en charge l’ensemble ou une partie des frais de carburant engagés par le salarié suite à l’utilisation de son véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail – Cette possibilité est facultative et exceptionnelle.

L’indemnité des frais kilométriques est calculée au moyen d’un barème publié par l’administration fiscale et mis à jour chaque année. Ce barème permet à toute personne effectuant un déplacement professionnel de calculer les sommes à déclarer et dépend de trois principaux facteurs :

  • Le type de véhicule (voiture, moto, scooter).
  • Le nombre de kilomètres parcourus par le véhicule dans un cadre professionnel.
  • La puissance fiscale du véhicule.

Bon à savoir : les déclarations des frais kilométriques doivent impérativement faire l’objet de justificatifs contenant toutes les informations relatives aux déplacements : date, destination, trajet, motif du déplacement et kilométrage parcouru. À défaut, les indemnités kilométriques seront soumises à cotisations, conformément à l’administration fiscale.

Calculez gratuitement vos indemnités kilométriques en 3 clics !

Pour calculer plus simplement le montant de vos frais réels, Expensya met à votre disposition un calculateur gratuit en fonction du barème URSSAF 2021.

Lorsque l’employeur procède au remboursement des frais liés à l’utilisation professionnelle du véhicule professionnel d’un employé, ces remboursements seront exonérés de cotisations sociales – dans la limite du barème fiscale d’indemnités kilométriques communiqué par l’administration fiscale.

L’éternel dilemme pour le contribuable ! Il est important de rappeler que toute personne remplissant la déclaration de revenus a la possibilité de déduire ses frais de déplacement de deux différentes manières :

  • Déduction des frais réels : cette dernière concerne la déclaration de tous les frais réellement engagés – à condition de posséder tous les justificatifs.
  • Déduction forfaitaire de 10% : cette dernière est appliquée sur les revenus net imposables et s’applique automatiquement lorsque l’employeur n’opte pas pour les frais réels.

Il est important de choisir entre la déduction forfaitaire de 10% et la déduction des frais réels, alors optez pour la meilleure solution !

Plus besoin de calculer vos indemnités kilométriques ou celles de vos collaborateurs, Expensya le fait pour vous !

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  • Ajoutez vos véhicules en quelques clics.
  • Choisissez entre le barème URSSAF et les barèmes personnalisés.
  • Ajoutez vos frais kilométriques depuis la plateforme web ou l’application mobile.
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  • Exportez un rapport PDF ou Excel dûment rempli par Expensya pour vous.

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