--- title: 'Expensya et Coopaname : une gestion des notes de frais optimale !' url: https://www.expensya.com/fr/blog/expensya-et-coopaname-une-gestion-des-notes-de-frais-optimale/ updated: 2024-04-25T22:55:13Z --- [Retour au Blog](https://www.expensya.com/fr/blog/) 17.01.2020 # Expensya et Coopaname : une gestion des notes de frais optimale ! **Cette étude de cas revient sur le parcours de Coopaname suite au déploiement de la solution Expensya pour la gestion des notes de frais.** Avant Expensya, chaque collaborateur remplissait son rapport, [sur papier](https://www.expensya.com/fr/blog/zero-papier-6-raisons-d-eliminer-le-papier-pour-gerer-vos-notes-de-frais/ "Zéro Papier: 6 Raisons d’éliminer le papier pour gérer vos notes de frais"), et envoyait le tout par la poste avec les justificatifs attachés. Ensuite, chaque responsable entrepreneur vérifiait les rapports des dépenses ainsi que les justificatifs, validait ou rejetait les notes, puis, tout ce qu’avait été approuvé étai à nouveau envoyé pour être saisi une deuxième fois en comptabilité. Le stockage se faisait dans des classeurs qui prenaient énormément de place, et le processus était 100% papier. ## Une gestion des notes de frais optimisée : Depuis le déploiement de la solution Expensya, la coopérative [a réalisé un gain de temps très important](https://www.expensya.com/fr/blog/comment-expensya-vous-fait-economiser-80-de-temps-sur-la-gestion-des-notes-de-frais/ "Comment Expensya vous fait économiser 80% de temps sur la gestion des notes de frais ?"). Avec près de 18 000 dépenses gérées via Expensya, Damien Lopez, Chargé de mission, a remarqué un gain de temps considérable. ***" A terme, on ne passera plus de 10 à 15 minutes pour trouver une notes de frais, cela va plutôt prendre deux à trois minutes au maximum*** La fonctionnalité de reconnaissance intelligente, qui élimine la saisie manuelle, est très appréciée chez Coopaname. Damien Lopez trouve cette fonctionnalité très performante par rapport aux autres [OCR](https://www.expensya.com/fr/blog/ocr-simplifiez-la-saisie-des-notes-de-frais/ "OCR : simplifiez la saisie des notes de frais !") sur le marché : il y a très peu d’intervention humaine et toute la saisie est simplifiée, et les données centralisées. En plus d’offrir des fonctionnalités enrichies et innovantes, Expensya a accompagné Coopaname en mettant à leur disposition un service de support client par email, téléphone et live chat, avec un temps de réponse moyen exceptionnel de 3 minutes aux horaires de bureau. ***" Les problèmes que je signale sont réglés dans la journée, les personnes en charge assurent un vrai suivi, et me préviennent si ça va prendre plus de temps*** ## Une solution sur mesure pour une structure à part : Coopaname est une structure qui rassemble des entrepreneurs autonomes : il lui fallait donc un système adapté pour gérer les dépenses professionnelles des coopérateurs. Ainsi, plusieurs paramétrages ont été réalisés pour le compte de Coopaname afin d’installer un cadre d’utilisation conforme aux spécificités de Coopaname. Expensya a beaucoup simplifié le travail du vérificateur, qui visualise depuis l’onglet administration toutes les dépenses des collaborateurs, et qui peut les traiter d’une manière très efficace. En plus des filtres de recherche, Coopaname a profité de la personnalisation pour simplifier [la gestion des frais kilométriques](https://www.expensya.com/fr/solutions/ "Solutions"), avec notament l’intégration de la validation de la carte grise, et une vue détaillée des véhicules de leurs équipes. Pour ce qui est de l’archivage des justificatifs, la coopérative stockait le papier dans des classeurs, qui envahissaient l’espace et qui ne facilitaient pas la recherche et le pointage. Après le [déploiement de la nouvelle fonctionnalité d’archivage à valeur probante](https://www.expensya.com/fr/blog/archivage-legal-a-valeur-probante/ "Archivage légal à valeur probante"), Coopaname a pu mettre fin à cet archivage physique. ***" Découvrez-en plus sur le témoignage client [ici](https://www.expensya.com/fr/ressources/cas-clients/coopaname/ "Coopaname") !*** ## A propos de Coopaname : [Coopaname](https://www.coopaname.coop/) est une coopérative ouvrière qui s’inscrit dans le mouvement des coopératives d’activités et d’emploi. Coopaname propose à tout professionnel de développer son activité au sein d’un cadre profesionnel, de façon autonome et de bénéficier d’un salaire et d’une sécurité sociale. #### Témoignages clients Découvrez comment les clients d'Expensya simplifient leur gestion des voyages et des frais grâce à une solution efficace. [Lire les cas clients](https://www.expensya.com/fr/temoignages-clients/ "Customer Stories") #### Des ressources sur la gestion des frais, les paiements et les voyages Notre bibliothèque d'études de cas, de vidéos, d'événements, de guides et de rapports est disponible pour vous aider à gérer plus efficacement les dépenses des employés. [Découvrir les ressources](https://www.expensya.com/fr/ressources/ "Resources") #### Baromètre Expensya Le baromètre annuel d'Expensya présente les tendances en matière de dépenses des employés, à partir des données réelles de gestion des notes frais. [Voir les tendances](https://www.expensya.com/fr/ressources/guides-et-rapports/barometre/ "Barometer Report") ## D'autres Articles [09.09.2024 La TVA récupérable : comment ça marche ?](https://www.expensya.com/fr/blog/la-tva-recuperable-comment-ca-marche/) [25.07.2024 Entrepreneurs : acteurs clés d'un avenir juste et durable](https://www.expensya.com/fr/blog/entrepreneurs-acteurs-cles-dun-avenir-juste-et-durable/) [15.05.2024 Logiciel de gestion des dépenses pour les grandes entreprises : Les fonctionnalités à rechercher](https://www.expensya.com/fr/blog/logiciel-de-gestion-des-depenses-pour-les-grandes-entreprises-les-fonctionnalites-a-rechercher/) [02.05.2024 L'Intelligence artificielle en Europe : vers un avenir responsable et prometteur avec l'IA Act](https://www.expensya.com/fr/blog/lintelligence-artificielle-en-europe-vers-un-avenir-responsable-et-prometteur-avec-lia-act/) [02.05.2024 Gérer les Notes de Frais à l'Échelle Internationale](https://www.expensya.com/fr/blog/gerer-les-notes-de-frais-a-lechelle-internationale/) [21.03.2024 Note de frais kilométriques : barème, calcul et remboursement](https://www.expensya.com/fr/blog/note-de-frais-kilometriques-bareme-calcul-et-remboursement/) Previous Next [Voir tous les articles](https://www.expensya.com/fr/blog/) ## Prêt à découvrir une meilleure façon de gérer les dépenses professionnelles ? 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