Notes de frais : tout savoir pour simplifier votre gestion comptable

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais désigne toutes les dépenses engagées par un employé dans le cadre de son activité professionnelle. Chaque collaborateur a le droit de demander le remboursement de ses frais professionnels à son employeur. La note de frais peut être sous format papier ou digitale et doit répondre à certains critères, que vous retrouverez plus loin dans l’article, pour être éligible au remboursement.
Avec l’essor des nouvelles technologies, plusieurs solutions qui permettent d’automatiser la gestion de notes de frais ont vu le jour. Ces solutions ont pour objectifs de libérer du temps à tous les intervenants à ce processus, de faire des gains économiques en termes de temps et d’argent mais surtout de simplifier la gestion des notes de frais et de minimiser l’implication humaine pour une tâche à faible valeur ajoutée.

Que doit comporter une note de frais ?

La note de frais doit être détaillée et formalisée. Selon le type de frais engagés par l’employé en déplacement professionnel, les informations peuvent varier. De manière générale, les données à intégrer dans une note de frais sont les suivantes :

Le nom du salarié
Le type de la dépense
Le descriptif des frais engagés
La date
Le montant HT et TTC
Le montant de la TVA

Les types de dépenses de note de frais

L'entreprise est tenue de rembourser l'intégralité des notes de frais de ses employés et doit respecter les barèmes imposés par la loi. Dans ce contexte, l'entreprise peut rembourser plusieurs types de dépenses :

Frais de restauration : ce type de dépenses comprend principalement les repas et les restaurants.
Frais de déplacement : en cas de déplacement avec un véhicule personnel, le salarié peut être remboursé selon les montants fixés par l'administration fiscale pour les indemnités kilométriques. D'une manière générale, les transports publics sont les plus utilisés.
Frais de séjour : ce type de frais n'est valable que si le lieu de travail du salarié se trouve à au moins 50 km de son domicile ou à plus d'1 heure et 30 minutes en transports publics.
Autres dépenses : coûts du télétravail, fournitures de bureau, documentation, etc.

Important : tous les frais engagés ne sont pas nécessairement des frais professionnels remboursables par l'entreprise.

Comment sont remboursées les notes de frais ?

Les conditions de remboursement des notes de frais

Les notes de frais sont strictement encadrées par la loi car sujette aux abus et aux fraudes comme les dépenses fictives ou démesurées. Pour qu’une note de frais soit qualifiée comme telle et remboursée par l’entreprise, elle doit impérativement remplir les conditions suivantes :

Correspondre à une charge effective engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise
Correspondre à une charge justifiée par les besoins de l’activité du salarié
Être proportionnée et non-abusive
Être accompagnée par des justificatifs valides afin de prouver l’existence de la dépense

Qu'est-ce qu'un justificatif de note de frais ?

De manière générale, une facture ou un reçu est suffisant pour être qualifié de justificatif. Il peut se présenter sous le format papier ou électronique avant d’être validé en interne par l’entreprise.  Le justificatif accompagnant la note de frais doit comporter plusieurs mentions le rendant conforme comme : 

Le nom du fournisseur
La date de la dépense effectuée
Le descriptif de la dépense
La TVA (si la dépense est soumise à la TVA)

Il arrive que le justificatif requiert le nom de l'entreprise ainsi que le nom du salarié.

Le délai de remboursement des notes de frais

Un employeur est dans l’obligation légale de rembourser l’ensemble des frais engagées par ses employés. Le remboursement est soumis à la prescription quinquennale, c’est à dire que l’employeur a un délai de 3 ans. Cependant, il peut tout à fait raccourcir le délai selon l’organisation décidée au sein de l’entreprise.
De manière générale, les notes de frais sont établies et traitées à chaque fin de mois ou au retour du salarié d’une mission. Ce qui rend le remboursement chronophage est certainement le nombre d’intervention :

Le salarié doit remettre tous les justificatifs à son manager, en version papier ou numérique
Le manager valide les dépenses engagées par son collaborateur
Le comptable vérifie la validité de l’ensemble des justificatifs et la direction financière se charge du remboursement

Le remboursement des notes de frais

D’après l’URSSAF, l’employeur a le choix d’indemniser ses employés pour les frais des déplacements professionnels selon deux méthodes :

Un remboursement au réel, c’est-à-dire un remboursement du montant exact engagé,
Une indemnisation forfaitaire, définie en amont

Le remboursement des frais réels

Le principe du remboursement des frais réels consiste à ce que l’employeur rembourse le montant exact payé par les employés de l’entreprise. Ce montant représente les dépenses supportées par le salarié dans le cadre d’une activité professionnelle.
Le remboursement comporte généralement les frais d’hébergement, de transport et de restauration. Il se fait sur la présentation d’un justificatif de paiement.
Attention cependant aux limites de remboursement sur certains types de dépenses que l’employeur se doit de respecter pour éviter des sanctions éventuelles lors d’un contrôle : en effet, rembourser au réel ne veut pas dire rembourser la totalité du montant des dépenses, mais un remboursement des dépenses réellement engagées, dans le respect des plafonds et des paliers en vigueur.

Le remboursement des frais forfaitaires

Il s’agit d’une méthode de remboursement où le salarié dispose d’un montant fixe évalué et communiqué par l’employeur à ses collaborateurs. Ce forfait peut être variable selon la position hiérarchique de l’employé, la catégorie socioprofessionnelle, la nature du déplacement, le département, etc.
L’un des exemples les plus connus sont les indemnités kilométriques, qui sont souvent forfaitisées pour simplifier le remboursement notamment des commerciaux qui se déplacent beaucoup en utilisant leurs véhicules personnels et bénéficient d’un remboursement forfaitaire au kilomètre des frais kilométriques.
L’URSSAF fixe d’ailleurs annuellement un barème de référence qui prend en compte le nombre de kilomètres parcourus annuellement, le type de véhicule et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

A lire également : Quelle politique adopter pour le remboursement des notes de frais ?

La gestion des notes de frais en entreprise

Toutes les entreprises, quels que soient leurs tailles ou domaines d’activité, doivent mettre en place une politique de dépense qui va servir de guide pour les employés en mission.
Il s’agit de mettre en place un système de création, diffusion, contrôle, validation, et remboursement des notes de frais, selon les délais et conditions propres à l’entreprise et qui respectent, bien évidemment, les lois en vigueur.
Le processus de gestion de notes de frais diffère d’une entreprise a une autre selon le nombre de collaborateurs, leur fréquence de déplacement professionnel, le mode de remboursement suivi par l’entreprise, la structure hiérarchique de l’organisation, et bien d’autres facteurs.

Le régime fiscal et social des notes de frais

Il est important de savoir que les notes de frais, qu’elles soient remboursées au réel ou au forfait, sont exonérées de cotisations sociales, il existe toutefois, quelques règles à respecter pour bénéficier du droit à l’exonération.

Au niveau de l’entreprise, la somme versée des frais forfaitaires est exonérée de cotisations sociales si le seuil établi par l’administration n’est pas atteint. Dans le cas contraire, et si la somme excède le seuil, les frais seront fiscalement traités.

Il est à noter que les deux modalités de dépenses sont déductibles des bénéfices imposables de l’entreprise.

Le régime fiscal des remboursements des frais

Le remboursement, qu’il soit de manière réelle ou forfaitaire, n’est pas soumis au barème de l’impôt sur les revenus des salariés, ceci reste dans la limite des seuils prévus. En revanche, une fois que le montant à rembourser dépasse le seuil, il est considéré comme un avantage en nature, ce qui implique sa soumission à l’impôt sur le revenu.

Le régime social des remboursements de frais

Concernant les cotisations sociales, les notes de frais réelles et forfaitaires en sont exonérées. Tout comme le régime fiscal, les remboursements ne doivent pas dépasser le seuil prévu par l’administration fiscale, sinon ils seront traités en tant qu’avantage en nature et seront soumis aux cotisations sociales.

Les comptes comptables à utiliser pour la saisie des notes de frais

Fortement encadrée, la comptabilité est sujette à une réglementation stricte. Pour cela, il ne faut pas négliger cette fonction et veiller à son bon déroulement.

Les notes de frais comprennent principalement les frais engagés par les salariés à des fins professionnelles. Pour enregistrer ces notes de frais, il faut les saisir dans les comptes de classe 6.

Le compte 6251 “voyages et déplacements” : pour enregistrer les frais de transport engagés par le salarié comme les billets d’avion, tain, métro, péage, voiture, frais kilométriques, etc.
Le compte 6256 “missions” est quant à lui conçu pour les frais de logement et les frais de repas.
Dans le cas où le salarié a invité des clients de l’entreprise au restaurant, c’est le compte 6257 “réceptions” qui est mouvementé.
En plus des comptes de charges qui prennent le montant HT, il faut débiter le compte 4456 “TVA déductible” avec le montant de la TVA.
En contrepartie, pour le débit il convient de créditer le compte 421 “Personnel – rémunérations dues” avec le montant TTC.

Gestion des notes de frais : les logiciels vous simplifient le quotidien

La saisie manuelle des notes de frais et la gestion des remboursements de celles-ci est laborieuse et prend beaucoup de temps. Pour simplifier le quotidien des collaborateurs ainsi que les managers et les services financiers, l’automatisation de la gestion des notes de frais est un réel atout.
Les dépenses sont renseignées en seulement quelques clics donc les salariés n’ont pas à garder tous les justificatifs au risque de les perdre. Quant aux managers et aux comptables, ils pourront effectuer le suivi en temps réel de toutes les dépenses engagées, maitriser les budgets alloués et effectuer les reportings sur une seule et unique plateforme.

Notes de frais : fini le papier avec l’archivage à valeur probante !

Vous pouvez enfin sortir vos facturettes de votre portefeuille et les jeter définitivement avec l’archivage à valeur probante, parfois appelé archivage à valeur légale ou probatoire !

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Notes de frais : justificatif perdu ?

Le justificatif est une pièce maîtresse dans le processus de gestion des notes de frais. Il faut le garder précieusement: un justificatif perdu, on n’en veut surtout pas ! Les enjeux liés à une telle perte sont assez lourds pour l’entreprise.

Note de frais sans justificatif ?

Écritures comptables : comment comptabiliser les notes de frais ?

Notes de frais : comment les comptabiliser ?

Un collaborateur peut se faire rembourser les frais avancés dans le cadre de son activité professionnelle via l’établissement d’une note de frais. Ce document permet de justifier les dépenses engagées par l’employé.

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